Gemeinkosten: warum eine Beraterstunde mehr kostet als das Gehalt
Wer den Stundensatz nur aus dem Gehalt ableitet, arbeitet am Jahresende womöglich umsonst. Miete, Software, Buchhaltung und Vertrieb zahlt schließlich auch jemand. Hier steht, was zu den Gemeinkosten gehört und wie Sie sie in den Preis einrechnen.
5 Minuten Lesezeit Stand:
Kurz erklärt
Was sind Gemeinkosten?
Gemeinkosten sind Kosten, die sich keinem einzelnen Produkt, Projekt oder Auftrag direkt zuordnen lassen, zum Beispiel Miete, Verwaltung und Software. Das Gegenstück sind Einzelkosten, die direkt einem Auftrag zugerechnet werden können, etwa die Stunden eines Beraters im Kundenprojekt. Damit der Preis alle Kosten deckt, werden Gemeinkosten über einen Zuschlag auf die Einzelkosten verteilt.
- Einzelkosten
- direkt einem Auftrag zurechenbar
- Gemeinkosten
- fallen für mehrere Aufträge oder das ganze Unternehmen an
- GK ÷ EK
- ergibt den Zuschlagssatz, mal 100 in Prozent
Bei Dienstleistern
Hier sind die Stunden das eigentliche Produkt
In Lehrbüchern geht es meist um Material und Maschinen. Bei einer Beratung, Agentur oder einem IT-Dienstleister sieht die Sache anders aus.
Einzelkosten
- Stunden der Mitarbeitenden im Kundenprojekt
- Freie Mitarbeitende für genau dieses Projekt
- Reisekosten für diesen Kunden
- Lizenzen, die nur dieses Projekt braucht
Gemeinkosten
- Interne Besprechungen, Fortbildung, Urlaub und Krankheit
- Miete, Strom, Reinigung, Software und IT
- Geschäftsführung, Buchhaltung, Sekretariat
- Marketing, Vertrieb und Angebote, die nichts geworden sind
420
Stunden im Jahr, die niemand bezahlt
Der blinde Fleck
Auch die nicht verkauften Stunden kosten Geld
Eine Beraterin, die 1.260 von 1.680 Arbeitsstunden auf Projekte bucht, kostet die anderen 420 Stunden trotzdem. Wie Sie von den Arbeitstagen zu den verkaufbaren Stunden kommen, zeigt die Seite zu den Arbeitstagen pro Jahr.
Selbst ausrechnen
Was muss Ihre Stunde mindestens kosten?
Tragen Sie Ihre Jahreszahlen ein. Vorbelegt ist das Beispiel der Müller Consulting GmbH von weiter unten.
Ergebnis
Vom Zuschlag zum Stundensatz
So entstehen aus 55 Euro Personalkosten 101,20 Euro
Wer diese Stunde für 90 Euro verkauft, hat zwar sein Gehalt mehr als gedeckt, aber fast nichts verdient. Bei 85 Euro legt er sogar drauf, auch wenn das Projekt auf den ersten Blick einen schönen Überschuss zeigt.
- Direkte Personalkosten: 55,00 €
- plus 60 % Gemeinkosten: 33,00 €, das ergibt 88,00 € Selbstkosten
- plus 15 % Gewinnzuschlag: 13,20 €, das ergibt 101,20 € je Stunde
Unsere Vorlage zur Stundensatz-Kalkulation rechnet diesen Weg mit Ihren eigenen Zahlen durch, inklusive der Feiertage je Bundesland.
Ein Beispiel
So kommt der Zuschlagssatz von 60 % zustande
Die Müller Consulting GmbH hat im vergangenen Jahr diese Kosten gehabt. Der Zuschlagssatz ergibt sich aus Gemeinkosten geteilt durch Einzelkosten: 360.000 € ÷ 600.000 € × 100 = 60 %. Auf jeden Euro direkter Personalkosten kommen also 60 Cent Gemeinkosten.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Personalkosten für verrechenbare Projektstunden (Einzelkosten) | 600.000 € |
| Miete und Nebenkosten | 96.000 € |
| Software und IT | 48.000 € |
| Geschäftsführung, Verwaltung, Vertrieb | 150.000 € |
| Personalkosten für nicht verrechenbare Zeit | 66.000 € |
| Gemeinkosten zusammen | 360.000 € |
Arten von Gemeinkosten
Die klassische Einteilung, übersetzt für Dienstleister
Die Lehrbuch-Kategorien stammen aus der Produktion. Für Dienstleister lassen sie sich so lesen.
| Art | Lehrbuch | Bei einem Dienstleister |
|---|---|---|
| Materialgemeinkosten | Einkauf, Lager | kommt meist kaum vor |
| Fertigungsgemeinkosten | Maschinen, Meister | nicht verrechenbare Zeit, Werkzeuge, Lizenzen |
| Verwaltungsgemeinkosten | Geschäftsführung, Buchhaltung | dasselbe, dazu Sekretariat und IT |
| Vertriebsgemeinkosten | Verkauf, Werbung | Akquise, Marketing, Angebote |
Neben dem einfachen Zuschlag gibt es Verrechnungssätze je Bereich und die Prozesskostenrechnung. Für die meisten kleineren Dienstleister reichen Zuschlag und Kostenstellen.
Wann ein Satz nicht mehr reicht
Wenn ein Bereich den anderen unbemerkt subventioniert
Für ein kleines Team mit ähnlichen Leistungen genügt ein Satz für das ganze Unternehmen. Schwieriger wird es, wenn sich die Bereiche stark unterscheiden: Ein Softwareteam braucht teure Lizenzen und Testumgebungen, die Beratung braucht vor allem Reisen.
Dafür gibt es die Kostenstellenrechnung. Sie zeigt, wo die Kosten entstehen, und verteilt sie auf die Bereiche, die sie verursachen. Was ein Projekt oder Kunde danach tatsächlich beiträgt, erklärt die Deckungsbeitragsrechnung.
Drei einfache Regeln helfen schon im Kleinen: Rechnen Sie den Zuschlag mindestens einmal im Jahr neu, nehmen Sie die Ist-Zahlen des Vorjahres statt des Budgets, und rechnen Sie auch die eigene Zeit als Geschäftsführung mit ein.
In teamspace
Von der einmaligen Rechnung zum laufenden Blick
Die Kosten- und Leistungsrechnung in teamspace (ab Edition office) ordnet Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger per Regel zu und verteilt Gemeinkosten über Umlageregeln. Sie ergänzt die Finanzbuchhaltung und ersetzt sie nicht.
- Vorbelegung von Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger per Regel, überschreibbar.
- Umlage mit gepflegten Gewichten, zum Beispiel nach Kopfzahl oder Fläche.
- Plan, Ist und Abweichung je Kostenstelle und Kostenträger, mit DB I und DB II.
Noch kein System im Einsatz?
Starten Sie mit unserer kostenlosen Vorlage.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Gemeinkosten und Fixkosten?
Welche Beispiele für Gemeinkosten gibt es bei Dienstleistern?
Wie berechnet man den Gemeinkostenzuschlag?
Was ist der Unterschied zwischen Fertigungs- und Materialgemeinkosten?
Sollte man Gemeinkosten so niedrig wie möglich halten?
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Wir zeigen Ihnen, wie in teamspace aus gebuchten Zeiten, Kosten und Umlagen ein Bild je Kostenstelle und Kostenträger entsteht. Ob das zu Ihrem Haus passt, besprechen wir offen.
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