Gutschrift: dasselbe Wort, zwei ganz verschiedene Dinge

In der Buchhaltung meint jemand mit Gutschrift das Geld, das zurückkommt. Das Umsatzsteuergesetz meint etwas völlig anderes: eine Rechnung, die nicht der Leistende schreibt, sondern sein Kunde. Wer das vermischt, verschenkt schnell Vorsteuer oder schuldet Steuer, mit der er nicht gerechnet hat.

6 Minuten Lesezeit Stand: 30. Oktober 2026

Kurz erklärt

Was ist eine Gutschrift?

Umsatzsteuerlich ist eine Gutschrift eine Rechnung, die der Leistungsempfänger über die Leistung seines Geschäftspartners ausstellt, wenn das vorher vereinbart wurde (§ 14 Abs. 2 UStG). Sie muss das Wort „Gutschrift“ enthalten. Was im Alltag oft ebenso heißt, nämlich die Stornierung oder Korrektur einer Rechnung, ist etwas anderes und wird kaufmännische Gutschrift genannt.

§ 14 Abs. 2
UStG: Rechnung vom Leistungsempfänger: vorher
muss das Verfahren vereinbart sein: Widerspruch
nimmt ihr die Wirkung als Rechnung

Das Wichtigste zuerst

Wer schreibt hier eigentlich an wen?

Umsatzsteuerliche Gutschrift

Der Leistungsempfänger rechnet über eine Leistung ab, die er bekommen hat.

Typisch: Provisionen, Lizenzabrechnungen, verkaufte Kommissionsware.
Geld fließt an den, der die Gutschrift bekommt.
Voraussetzung: vorherige Vereinbarung.
Wirkung: Sie ist die Rechnung, mit Pflichtangaben und Nummer.

Kaufmännische Gutschrift

Der Aussteller nimmt seine eigene Rechnung zurück oder ändert sie.

Typisch: Reklamation, Preisnachlass, Rechnungsfehler.
Geld fließt zurück an den Kunden oder wird verrechnet.
Sprachgebrauch: Nach dem Anwendungserlass ist das keine Gutschrift im Sinne des Gesetzes.
Besser so nennen: Stornorechnung oder Rechnungskorrektur.

Ein Beispiel

Eine Provisionsabrechnung als Gutschrift

Die Müller Consulting GmbH vermittelt für die Bauer KG Aufträge und bekommt 8 % Provision. Weil nur die Bauer KG die Umsätze kennt, haben beide vereinbart, dass sie abrechnet. Im November vermittelt Müller Consulting einen Umsatz von 50.000 Euro netto. Das Dokument erstellt die Bauer KG, die Beträge sind erfunden.

Angabe	Inhalt	Warum so
Bezeichnung	Gutschrift	Pflicht nach § 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG
Nummer	GS-2026-0031	Vergibt der Aussteller, also die Bauer KG
Steuernummer	die der Müller Consulting GmbH	Gefragt ist die des leistenden Unternehmers
Leistung	Vermittlungsprovision November 2026, 8 % auf 50.000 €	Umfang, Art und Zeitpunkt wie bei jeder Rechnung
Entgelt und Steuer	4.000,00 € zuzüglich 19 %, also 760,00 €	Steuer schuldet die Müller Consulting GmbH, die Bauer KG zieht sie als Vorsteuer
Auszahlung	4.760,00 €	Überweist die Bauer KG

Eine echte Besonderheit: Verlangt ist nicht die Steuernummer des Ausstellers, sondern die seines Partners. In selbst gebauten Formularen wird das leicht übersehen.

So läuft es

Wann eine Gutschrift als Rechnung gilt

Vorher vereinbaren

Ohne Form, sogar mündlich (UStAE 14.3 Abs. 2). Schriftlich ist trotzdem klüger, etwa im Rahmenvertrag.

Der richtige Aussteller

Abrechnen darf nur ein Leistungsempfänger, der selbst Unternehmer oder eine juristische Person ist (§ 14 Abs. 2 UStG).

Rechnungsangaben und das Wort

Alle Pflichtangaben wie bei einer Rechnung, innerhalb von sechs Monaten, dazu das Wort „Gutschrift“. Die Liste steht unter Pflichtangaben.

Übermitteln

Der leistende Unternehmer muss den Inhalt zur Kenntnis nehmen können, sonst wirkt die Gutschrift nicht (UStAE 14.3 Abs. 3).

Kein Widerspruch

Widerspricht der Empfänger, verliert das Dokument die Wirkung als Rechnung. Das gilt auch, wenn inhaltlich alles stimmt (§ 14 Abs. 2 UStG, UStAE 14.3 Abs. 4).

Worauf beide Seiten achten sollten

Wo es teuer werden kann

Sie bekommen zu viel Umsatzsteuer gutgeschrieben

Widersprechen Sie nicht, schulden Sie den zu hohen Betrag (UStAE 14c.1 Abs. 3). Schauen Sie sich Gutschriften also an, auch wenn das Geld gerade willkommen ist.

Sie haben gar nichts geleistet

Wer kein Unternehmer ist oder die Leistung nicht erbringt und einer Gutschrift mit Steuerausweis nicht unverzüglich widerspricht, schuldet den Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG). Auch Kleinunternehmer sollten hinschauen: Auf ihre Gutschrift gehört der Hinweis auf die Steuerbefreiung statt Umsatzsteuer (§ 34a UStDV).

Der Partner widerspricht

Dann fehlt Ihnen als Aussteller die Rechnung, und der Vorsteuerabzug fällt grundsätzlich für den Zeitraum weg, in dem der Widerspruch erklärt wird. Möglich ist der Widerspruch nach dem Anwendungserlass grundsätzlich unbefristet.

Verrechnet in einem Dokument

Rechnung und Gutschrift auf demselben Blatt sind möglich, wenn klar ist, wer was leistet. Saldieren und verrechnen dürfen Sie die Beträge dort aber nicht (BMF, 25.10.2013).

Und wenn es falsch draufsteht?

„Gutschrift“ auf einer Korrektur ist kein Drama

Das Bundesfinanzministerium hat das 2013 klar gesagt: Die Bezeichnung als „Gutschrift“ führt allein nicht zur Anwendung des § 14c UStG.

Eine gute Idee ist es trotzdem nicht, denn der Empfänger muss sonst raten. Schreiben Sie auf Korrekturen lieber Rechnungskorrektur oder Stornorechnung. Und merken Sie sich das Umgekehrte: Auf einer echten Gutschrift muss das Wort stehen.

In teamspace

Korrektur und Rechnung bleiben im selben Vorgang

Was in vielen Firmen kaufmännische Gutschrift heißt, ist in teamspace ein Storno oder eine Rechnungskorrektur, jeweils mit eigener Historie an der Rechnung.

Storno: immer vollständig, auf Wunsch mit Freigabe der Zeiten und Kosten.
Rechnungskorrektur: als eigener Belegtyp, gesammelt im Belegüberblick.
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Rechnung in teamspace mit Vorschau des fertigen Dokuments neben den Rechnungsdaten.

Häufige Fragen

Ist eine Gutschrift eine Rechnung?

Die umsatzsteuerliche Gutschrift ja: Sie wird vom Leistungsempfänger ausgestellt und ersetzt die Rechnung des Leistenden, wenn das vorher vereinbart war. Die kaufmännische Gutschrift nicht, sie ist eine Stornierung oder Korrektur.

Was ist eine kaufmännische Gutschrift?

So nennt man im Alltag eine Stornierung oder Korrektur der ursprünglichen Rechnung, zum Beispiel nach einer Reklamation. Im umsatzsteuerlichen Sinn ist sie keine Gutschrift, und das Wort darauf löst allein auch nicht § 14c UStG aus.

Muss auf einer Gutschrift Umsatzsteuer stehen?

Wenn die abgerechnete Leistung steuerpflichtig ist, ja, wie bei jeder Rechnung. Eine Gutschrift kann aber auch über steuerfreie Umsätze ausgestellt werden, dann steht dort ein Hinweis auf die Befreiung.

Kann ich einer Gutschrift widersprechen?

Ja, nach § 14 Abs. 2 UStG. Mit dem Widerspruch verliert sie die Wirkung als Rechnung. Der Widerspruch muss beim Aussteller ankommen, und bei einem zu hohen oder unberechtigten Steuerausweis sollten Sie nicht warten.

Wie lange muss ich Gutschriften aufbewahren?

Acht Jahre, und zwar beide Seiten. § 14b Abs. 1 UStG nennt ausdrücklich auch Rechnungen, die ein Leistungsempfänger ausgestellt hat. Die Frist beginnt zum Ende des Jahres, in dem die Gutschrift ausgestellt wurde.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Gutschriften?

Eine Gutschrift ist eine Rechnung, deshalb sollten Sie davon ausgehen, dass sie zwischen inländischen Unternehmen ebenfalls unter die E-Rechnungspflicht fällt. So verstehen es auch Merkblätter zum BMF-Schreiben. Prüfen Sie das für Ihren Fall mit der Steuerberatung, die Fristen stehen unter E-Rechnungspflicht.

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