Was ist ein ERP-System, und wann braucht ein Unternehmen eines?
Der Begriff klingt nach Großkonzern und jahrelanger Einführung. Dahinter steckt aber eine einfache Idee: Alle Bereiche eines Unternehmens arbeiten mit denselben Daten. Ob sich das lohnt, hängt weniger von der Größe ab als davon, wie viel heute doppelt gepflegt wird.
6 Minuten Lesezeit Stand:
Kurz erklärt
Was ist ein ERP-System?
Ein ERP-System ist eine Software, die zentrale Abläufe eines Unternehmens in einem gemeinsamen Datenbestand zusammenführt, zum Beispiel Vertrieb, Einkauf, Personal und Abrechnung. ERP steht für Enterprise Resource Planning, also die Planung der Ressourcen eines Unternehmens. Jede Information wird einmal erfasst und steht danach allen Bereichen zur Verfügung, die sie brauchen.
- ERP
- steht für Enterprise Resource Planning
- 1 × erfassen
- gemeinsame Daten statt vieler Programme und Tabellen
- Cloud
- oder eigener Server: im Browser oder im Haus
Die Idee an einem Beispiel
Ein Auftrag, einmal ohne und einmal mit ERP
Die Müller Consulting GmbH hat ein Angebot an die Weber GmbH geschickt und bekommt den Auftrag. Keiner dieser Schritte ist für sich genommen schwierig. Kosten entstehen durch das Übertragen und durch Fehler dabei.
| Schritt | Mit einzelnen Programmen | Mit einem ERP-System |
|---|---|---|
| Kunde anlegen | Adresse in CRM, Rechnungsprogramm und Projektliste | Einmal, alle Bereiche greifen darauf zu |
| Projekt starten | Positionen aus dem Angebot abtippen | Projekt entsteht aus dem Auftrag |
| Stunden erfassen | Stundenzettel, die jemand sammelt | Buchung direkt auf das Projekt |
| Rechnung schreiben | Stunden aus der Liste übertragen | Rechnung entsteht aus den gebuchten Stunden |
| Auswerten | Mehrere Exporte in Excel zusammenführen | Bericht aus denselben Daten |
Was dazugehört
Welche Bereiche ein ERP-System abdeckt
Der Begriff ist nicht genau festgelegt. Ein Maschinenbauer und eine Unternehmensberatung brauchen sehr verschiedene Systeme, auch wenn beide „ERP“ sagen. Vor der Auswahl steht deshalb die Frage, wofür ein System gebaut wurde.
Vertrieb und Kunden
Kontakte, Angebote, Aufträge.
Abrechnung
Rechnungen, Mahnungen, oft eine Übergabe an die Buchhaltung.
Personal
Mitarbeiterdaten, Urlaub, Arbeitszeit.
Einkauf
Bestellungen und Eingangsrechnungen.
Lager und Produktion
Bestände und Fertigung, vor allem bei Herstellern und Händlern.
Projekte und Zeiterfassung
Vor allem bei Dienstleistern. Dafür gibt es auch den Begriff PSA-Software.
Arten von ERP-Systemen
Cloud, eigener Server oder beides
| Art | So läuft es | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
| Cloud-ERP | Beim Anbieter, Zugriff über den Browser | Wo liegen die Daten, wie werden sie geschützt, wie kommen sie wieder heraus? |
| On-Premise | Auf eigenen Servern im Haus | Betrieb, Updates und Sicherung liegen bei Ihnen |
| Hybrid | Ein Teil in der Cloud, ein Teil im Haus | Beide Welten müssen zusammen betreut werden |
Mehr zur ersten Variante steht auf unserer Seite zu Cloud-ERP-Software für Dienstleister.
Ehrlich gesagt
Was dafür spricht und was dagegen
Das spricht dafür
- Daten werden nur einmal gepflegt und stimmen überall überein
- Stunden und Leistungen gehen beim Abrechnen seltener verloren
- Fragen nach Auslastung oder Gewinn je Projekt lassen sich ohne Vorbereitung beantworten
Das sollten Sie mit einrechnen
- Einführung, Schulung und die eigene Zeit, nicht nur die Lizenzen
- Abhängigkeit von einem Anbieter, deshalb vorher nach Export und Schnittstellen fragen
- Abläufe müssen geklärt werden, ein System repariert keine ungeklärten Prozesse
Wann es sich lohnt
Eine feste Grenze bei der Mitarbeiterzahl gibt es nicht
Diese Anzeichen sagen mehr:
- Dieselben Daten stehen an mehreren Stellen und stimmen nicht überein.
- Stunden oder Leistungen werden erst Wochen später abgerechnet, manche nie.
- Nur eine Person versteht die zentrale Excel-Datei wirklich.
- Ab 2027 und 2028 wird die E-Rechnung auch beim Ausstellen zur Pflicht, und das heutige Programm kann sie nicht.
Für drei Leute mit überschaubaren Projekten reichen oft noch gute Vorlagen. Das ist kein Fehler, sondern solange sinnvoll, wie der Aufwand gering bleibt.
Vor der Auswahl
Sechs Fragen an jeden Anbieter
Für wen ist das System gebaut?
Lassen Sie sich Kunden aus Ihrer Branche zeigen.
Was soll konkret besser werden?
Zwei, drei benannte Probleme helfen mehr als eine lange Funktionsliste.
Können wir schrittweise einführen?
Alles auf einmal umzustellen, ist für kleinere Unternehmen das größte Risiko.
Wie kommen die Daten hinein und heraus?
Fragen Sie nach Import, Export und Schnittstellen, auch für den Fall einer Trennung.
Wo liegen die Daten?
Bei Cloud-Systemen zählen Standort des Rechenzentrums, Zertifizierung und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Was kostet das Ganze wirklich?
Neben den Lizenzen zählen Einrichtung, Schulung und die eigene Zeit. Gesamtlösung oder Spezialprogramme? Dazu unser Vergleich.
Unser Ansatz
teamspace ist ein Cloud-ERP für Dienstleister
Wir bauen teamspace für Unternehmen, die Zeit und Wissen verkaufen, etwa Beratungen, IT-Dienstleister, Agenturen und Ingenieurbüros. Lager und Produktion decken wir nicht ab, die Buchhaltung bleibt bei Ihrem Steuerbüro oder in DATEV.
- Alles an denselben Daten: Zeiterfassung, Projekte, CRM, Abrechnung, Ticketsystem und Personal.
- Im Browser: gehostet in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main.
- Klare Grenzen: keine Warenwirtschaft mit Lager, keine Lohnabrechnung, Buchungsdaten gehen an DATEV.
Häufige Fragen
Wofür steht die Abkürzung ERP?
Was ist der Unterschied zwischen ERP und CRM?
Ist ein ERP-System nur etwas für große Unternehmen?
Was ist ein Cloud-ERP?
Was macht ein ERP für Dienstleister anders?
Passt dazu
Alle Themen ansehenNächster Schritt
Passt ein ERP-System überhaupt schon zu Ihnen?
Im Erstgespräch schauen wir uns an, mit welchen Programmen und Tabellen Sie heute arbeiten und was davon teamspace übernehmen könnte. Wenn es noch zu früh ist, sagen wir das auch.
30 Minuten, kostenlos, mit jemandem aus unserem Team in Darmstadt