Dashboard: wenige Zahlen, die jemand wirklich ansieht
Ein Dashboard soll in zehn Sekunden zeigen, ob alles läuft. Viele werden zu Zahlenfriedhöfen, auf die nach dem zweiten Monat niemand mehr schaut. Hier steht, was ein Dashboard ausmacht, welche Kennzahlen für Dienstleister taugen und woran gute Übersichten zu erkennen sind.
5 Minuten Lesezeit Stand:
Kurz erklärt
Was ist ein Dashboard?
Ein Dashboard ist eine Übersichtsseite, die die wichtigsten Kennzahlen und Zustände eines Bereichs auf einen Blick zeigt, meist als Zahlen, Diagramme oder Ampeln. Das englische Wort heißt wörtlich Armaturenbrett. Es zeigt, wo Sie stehen. Für das Warum braucht es den Bericht dahinter.
- 5 bis 7
- Kennzahlen sind meist genug für eine Übersicht
- 1 Frage
- sollte jede Zahl beantworten, sonst fliegt sie raus
- Wer sieht was
- ist ein Berechtigungsthema, kein Schönheitsthema
Abgrenzung
Das Dashboard zeigt den Zustand, der Bericht erklärt ihn
Die beiden werden gern verwechselt. Wer sie auseinanderhält, baut kürzere Übersichten und ehrlichere Berichte.
| Dashboard | Bericht | |
|---|---|---|
| Frage | Ist alles in Ordnung? | Woran liegt das, und was genau ist passiert? |
| Umfang | Eine Seite, wenige Werte | Viele Zeilen, Filter, Zeiträume |
| Nutzung | Täglich oder wöchentlich, im Vorbeigehen | Bei Bedarf, zur Analyse |
| Wer liest | Geschäftsführung, Teamleitung | Controlling, Projektleitung |
Beides gehört zusammen: Auf eine auffällige Zahl im Dashboard folgt der Klick in den Bericht, der sie erklärt.
Was draufgehört
Fünf Kennzahlen für einen Dienstleister
Das Beispiel gilt für ein Unternehmen, das Zeit verkauft. Ein Händler oder ein Produktionsbetrieb wählt andere.
Auslastung
Wie viel der verfügbaren Stunden wurde verrechenbar gebucht? Legen Sie vorher fest, ob Urlaub und Krankheit herausgerechnet werden.
Offene Angebote
Anzahl und Summe der Angebote, die ohne Antwort sind. Daran sehen Sie den Auftragseingang von morgen.
Forderungen
Rechnungen, die überfällig sind. Die Summe zählt, mehr noch die Zahl der Tage.
Projektbudget
Welche Projekte haben bereits mehr als drei Viertel ihres Budgets verbraucht? Eine Liste, kein Diagramm.
Neue Anfragen
Wie viele Tickets oder Anfragen sind diese Woche eingegangen, und wie viele sind noch unbeantwortet?
Ein Beispiel
Warum 70,6 Prozent Auslastung allein nichts sagen
Bei der Müller Consulting GmbH stehen im Oktober vier Beraterinnen und Berater mit je 152 verfügbaren Stunden im Plan. Zusammen sind es 608 Stunden, davon wurden 429 verrechenbar gebucht. Das ergibt 429 ÷ 608 × 100 = 70,6 Prozent. Die Einzelwerte sehen anders aus.
Beraterin A
Berater B
Berater C
Beraterin D
Orange ist verrechenbar gebucht, grau der Rest der 152 Stunden. Die Einzelwerte: 77,6 / 63,2 / 86,2 / 55,3 Prozent. Der Durchschnitt versteckt, dass C am Limit arbeitet und D Luft hat. Die Zahlen sind erfunden.
Woran Sie es erkennen
Wann ein Dashboard benutzt wird und wann nicht
Das spricht für ein gutes Dashboard
- Jede Zahl hat einen Namen, eine Definition und einen Besitzer, der sie erklären kann
- Abweichungen sind erkennbar, ohne dass man erst rechnen muss
- Ein Klick führt zur Ursache, zum Beispiel ins Projekt oder zum Kunden
- Die Daten sind so aktuell, wie die Entscheidung es braucht
Das sind Warnzeichen
Dann hilft keine hübschere Darstellung. Streichen Sie, bis nur noch übrig bleibt, was jemand wirklich entscheidet.
- Die Seite zeigt, was sich leicht messen lässt, nicht was wichtig ist
- Niemand weiß, ab welchem Wert zu handeln ist
- Zwei Auswertungen zeigen für dieselbe Kennzahl verschiedene Werte
- Die Zahlen sind von letzter Woche, und keiner weiß es
Wer was sehen darf
Auf der Übersicht stehen auch Gehälter und Umsätze
Ein Dashboard bündelt Daten aus mehreren Bereichen. Dabei geraten Werte nebeneinander, die nicht jeder sehen sollte: Stundensätze, Umsätze je Kunde, Auslastung einzelner Personen. Klären Sie deshalb zuerst, wer welche Übersicht bekommt, und bauen Sie sie nicht erst für alle und beschränken später.
Personenbezogene Werte wie die Auslastung einzelner Beschäftigter gehören nicht automatisch auf eine Seite für das ganze Team. Besprechen Sie das vorher mit dem Betriebsrat, wenn es einen gibt.
In teamspace
Die Zahlen hinter dem Dashboard
teamspace hat dafür das Berichtswesen. Einen frei modellierbaren Dashboard-Baukasten wie in einer Software für Datenanalyse gibt es nicht. Die Berichte sind vordefiniert und über Filter anpassbar.
- Berichte nach Bereichen: Projekt-, Finanz-, Mitarbeiter-, CRM- und Ticketberichte, unter anderem Mitarbeiterauslastung, Zukünftige Einnahmen und Kundenanalyse.
- Filtern und eingrenzen: Ansicht, Zeitraum und Filter wählen, per Drill-Down zur Datenherkunft, drucken, exportieren oder als Favorit merken.
- Per Mail: Ein Ad-hoc-Bericht informiert über Aufgaben, Warnungen und Wiedervorlagen, das Intervall stellt jeder selbst ein.
Häufige Fragen
Was bedeutet Dashboard auf Deutsch?
Wie erstellt man ein Dashboard?
Was ist der Unterschied zwischen Dashboard und Reporting?
Wie viele Kennzahlen gehören auf ein Dashboard?
Wie aktuell müssen die Daten in einem Dashboard sein?
Was ist ein Dashboard im Controlling?
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