Links auf der Achse
Insellösungen bleiben sinnvoll
- Eine Disziplin steht klar im Zentrum, der Rest ist Beiwerk.
- Diese Disziplin braucht maximale Funktionstiefe.
- Teams arbeiten unabhängig, ohne gemeinsame Kunden- und Projektdaten.
All-in-one-Software oder Insellösungen: Was passt für Dienstleister?
Ein System für alles oder das beste Werkzeug je Aufgabe? Beide Wege haben ihre Berechtigung. Dieser Vergleich zeigt die Entscheidungskriterien: wann ein integriertes System wie teamspace gewinnt, und wann einzelne Spezialwerkzeuge die klügere Wahl bleiben.
Oft übersehen
Die Kosten der Insellösungen stehen selten auf der Rechnung.
Der Lizenzpreis einzelner Tools wirkt günstig. Die eigentlichen Kosten entstehen daneben: in der Pflege der Schnittstellen, im mehrfachen Anlegen derselben Kunden, im Suchen von Zahlen, die in keinem System vollständig stehen.
- Doppelte Datenpflege: Kunde und Projekt leben in CRM, Zeiterfasser und Buchhaltung zugleich, und nirgends ganz aktuell.
- Schnittstellen: jede Verbindung ist ein eigener Vertrag, ein eigenes Update, eine eigene Fehlerquelle.
- Fehlende Gesamtsicht: Auslastung und Marge entstehen erst, wenn jemand Listen zusammenführt, meist im Rückblick.
Kurz erklärt
Eine All-in-one-Software führt zusammen, was zusammengehört.
Eine All-in-one-Software führt Projekte, CRM, Zeiterfassung und Abrechnung in einem System auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammen. Insellösungen sind einzelne Spezialwerkzeuge, je eines pro Aufgabe, die über Schnittstellen oder per Export verbunden werden. „Best of Breed" meint denselben Ansatz aus Einzeltools.
Die Faustregel ist einfach: Je stärker Ihre Aufgaben zusammenhängen, etwa wenn aus der erfassten Stunde eine Rechnung wird, desto mehr spricht für ein System. Je eigenständiger eine Spezialdisziplin ist und je mehr Tiefe sie braucht, desto eher lohnt ein dediziertes Werkzeug.
- All-in-one: eine Datenbasis, ein Login, ein Reporting, keine Schnittstellenpflege.
- Insellösungen: maximale Tiefe je Werkzeug, dafür mehrfache Datenpflege und Integrationsaufwand.
- Entscheidend ist nicht die Zahl der Funktionen, sondern wie eng Ihre Prozesse zusammenhängen.
Worauf es ankommt
Die Kriterien im direkten Vergleich.
Acht Punkte, an denen sich ein integriertes System und einzelne Insellösungen im Alltag von Dienstleistern unterscheiden. Zwei davon gewinnen die Insellösungen.
Funktion
Insellösungen
Ein System (teamspace)
Empfohlen Stunde wird ohne Export zur Rechnungsposition
Export oder manuell
Kunde und Projekt einmal angelegt, überall verbunden
je Tool gepflegt
Auslastung und Marge tagesaktuell aus einer Quelle
aus mehreren Listen
Ein Login, eine Berechtigungslogik, ein Reporting
Schnittstellen müssen gepflegt und aktualisiert werden
laufend
entfällt
Verträge, Updates und Rechnungen je Anbieter
mehrfach
ein Vertrag
Maximale Funktionstiefe einer Spezialdisziplin
breit und solide
Freie Wahl des jeweils besten Einzelwerkzeugs
Module der Suite
Die Entscheidung
Wie eng Ihre Aufgaben zusammenhängen, gibt den Ausschlag.
Die Wahl ist kein Geschmack. Sie hängt an einem Punkt auf einer Achse: je enger Stunden, Projekte und Rechnungen ineinandergreifen, desto mehr spricht für ein System.
Lose gekoppelt Eng verzahnt
Ein Spezialwerkzeug deckt fast alles ab
Kipp-Punkt: aus Stunden werden Rechnungen
Projekte, Zeit und Rechnung greifen ineinander
Rechts auf der Achse
Ein System wie teamspace gewinnt
- Aus erfassten Stunden werden ohne Export Rechnungen.
- Mehrere Teams teilen dieselben Kunden und Projekte.
- Auslastung und Marge sollen tagesaktuell aus einer Quelle stehen.
Nicht die Zahl der Funktionen entscheidet, sondern wie eng Ihre Prozesse zusammenhängen.
Klare Einordnung
Wann Insellösungen sinnvoll sind, und wann ein System gewinnt.
Insellösungen sind sinnvoll, wenn
- Ein einzelnes Werkzeug fast den ganzen Bedarf deckt und der Rest nebensächlich ist.
- Eine Spezialdisziplin maximale Funktionstiefe braucht, die ein Generalist nicht bietet.
- Teams weitgehend unabhängig arbeiten, ohne gemeinsame Kunden- und Projektdaten.
- IT-Ressourcen vorhanden sind, die Schnittstellen dauerhaft pflegen.
Ein System gewinnt, wenn
- Stunden, Projekte und Rechnungen zusammenhängen und ohne Export ineinandergreifen sollen.
- Auslastung und Marge tagesaktuell aus einer Quelle stehen sollen.
- Doppelte Datenpflege und Schnittstellenpflege heute Zeit kosten.
- Ein Login, eine Berechtigungslogik und ein gemeinsames Reporting gewünscht sind.
Entscheidungshilfe
Woran Sie erkennen, was zu Ihnen passt.
Je mehr Punkte links zutreffen, desto eher lohnt ein System. Je mehr rechts, desto eher bleiben Insellösungen sinnvoll.
Spricht für ein System
- Aus erfassten Stunden werden Rechnungen.
- Mehrere Teams teilen Kunden und Projekte.
- Auslastung und Marge sollen tagesaktuell stehen.
- Doppelte Pflege und Exporte nerven heute.
- Niemand soll Schnittstellen betreuen müssen.
Spricht für Insellösungen
- Eine einzige Disziplin steht klar im Zentrum.
- Diese Disziplin braucht maximale Funktionstiefe.
- Teams arbeiten unabhängig voneinander.
- Bestehende Spezialtools sind tief eingespielt.
- IT-Ressourcen für Integration sind vorhanden.
Die zweite Frage
Ein einfaches Werkzeug ist schnell eingerichtet, hat aber eine Decke.
Neben der Frage „ein System oder viele" steht eine zweite, die leicht übersehen wird: Wie weit trägt das Werkzeug, für das Sie sich entscheiden? Leichte Tools sind schnell startklar und decken eine Aufgabe sauber ab. Sobald Sie Abläufe automatisieren oder weitere Bereiche anbinden wollen, endet ihr Spielraum, und der Wechsel auf ein anderes Programm steht an, mit Datenumzug und neuer Einarbeitung.
teamspace beginnt genauso einfach, hat diese Decke aber nicht. Sie starten mit manueller Erfassung und erhöhen den Automatisierungsgrad Schritt für Schritt, im selben System und mit denselben Daten. Aus der Entscheidung „einfach oder mächtig" wird so eine Reihenfolge.
- Manuell starten: Zeit, Angebote und Rechnungen von Hand, so schlank wie ein leichtes Tool.
- Regeln greifen: Rechnungsvorschlag, wiederkehrende Rechnungen und Mahnwesen laufen automatisch.
- Durchgängig: vom Ticket über den Vertrag bis zur bezahlten E-Rechnung ohne Zwischenschritte.
Erstgespräch
Was bei Ihnen sinnvoller ist, klären wir in 15 Minuten.
Bringen Sie Ihre heutigen Werkzeuge und einen typischen Ablauf mit. Wir schauen gemeinsam, ob ein System Ihnen Arbeit spart oder ob Ihre Insellösungen die bessere Wahl bleiben.
Was in einem System steckt
Wenn ein System die Richtung ist: das deckt teamspace ab.
Neun Module auf einer Datenbasis. Sie aktivieren, was Sie heute brauchen, und erweitern später, ohne dass Daten oder Konfigurationen verloren gehen.
Projektmanagement
Projekte mit Budget, Phasen und Team, vom angenommenen Angebot bis zur Abrechnung. Plan und Ist stehen nebeneinander.
Mehr erfahrenZeiterfassung
Stunden landen am richtigen Projekt und an der richtigen Phase, im Browser oder als installierbare Web-App.
Mehr erfahrenRechnungssoftware
Aus erfassten Stunden, Pauschalen und Reisekosten wird der Rechnungsvorschlag, mit ZUGFeRD, XRechnung und DATEV-Export.
Mehr erfahrenCRM-Software
Kontakte, Angebote und der Vertrieb an einer Kundenakte, verbunden mit Projekten, Tickets und Rechnungen.
Mehr erfahrenService Desk
Ticketsystem, Helpdesk und Kundenportal in einer Oberfläche, mit SLA-Überwachung und Microsoft-Teams-Integration.
Mehr erfahrenHR-Software
Personalakte, Abwesenheiten und Arbeitszeit an denselben Stammdaten, mit Übergabe an die Lohnabrechnung.
Mehr erfahrenTeamwork
Aufgaben, Wiki, Dateien und Termine am Projekt, damit die Zusammenarbeit im selben System bleibt.
Mehr erfahrenArbeitsplatzmanagement
Desksharing, Raum- und Ressourcenbuchung für hybride Teams, abgestimmt mit Anwesenheit und Kalender.
Mehr erfahrenQualitätsmanagement
Gelenkte Dokumente, Freigabewege und Maßnahmen mit nachvollziehbarer Historie, im selben System wie die Arbeit.
Mehr erfahrenMade in Germany
Ein System bündelt sensible Daten, also zählt, wo sie liegen.
Wenn Projekte, Stunden, Honorare und Kundenkontakte in einem System zusammenkommen, gehört dieses System in deutsche Hände. teamspace wird in Darmstadt entwickelt, in Frankfurt am Main betrieben und nach deutschem Recht angeboten, seit 1999 und ohne fremdes Kapital.
-
Hosting in Frankfurt
Betrieb in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum, ausschließlich EU-Verarbeitung.
-
DSGVO und GoBD
Beide Standards von Anfang an Teil der Architektur, nicht nachträglich aufgesetzt.
-
Über 20.000 Nutzer
Rund 400 Kunden im DACH-Raum vertrauen teamspace, von fünf bis 250 Mitarbeitenden.
Für wen gebaut
Für welche Dienstleister teamspace entwickelt ist.
teamspace ist vor allem für Unternehmensberatungen und IT-Dienstleister gebaut und deckt darüber hinaus IT-Beratungen, Systemhäuser, Agenturen sowie Architektur- und Ingenieurbüros mit branchenspezifischen Funktionen ab.
Unternehmensberatungen
Mandantenstruktur, Honorarmodelle, Beratertage und Auslastung über Practices und Standorte.
BranchenseiteIT-Dienstleister
Projekt und laufender Betrieb in einem System: jede Stunde landet am richtigen Vertrag, ob Projekt, Wartung oder Ticket mit SLA.
BranchenseiteIT-Systemhaus
Projekte, Managed Services, Tickets und Wartungsverträge auf einer Plattform, mit SLA und Verlängerungen.
BranchenseiteAgenturen
Etat-Verwaltung, Mediabudgets, Freelancer-Steuerung und Kreativbetriebe mit gemischter Abrechnung.
BranchenseiteArchitektur- und Ingenieurbüros
Leistungsphasen nach HOAI, Stundenkonten, Pauschalverträge mit Nachträgen und Reisekostenabrechnung.
Branchenseite„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich."
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Mehr lesenHäufige Fragen zu All-in-one und Insellösungen
Was ist der Unterschied zwischen All-in-one-Software und Insellösungen?
Eine All-in-one-Software führt mehrere Aufgaben wie Projektmanagement, CRM, Zeiterfassung und Abrechnung in einem System auf einer Datenbasis zusammen. Insellösungen sind einzelne Spezialwerkzeuge, je eines pro Aufgabe, die über Schnittstellen oder Export verbunden werden. Der Begriff Best of Breed meint denselben Ansatz aus Einzeltools.
Lohnt sich eine All-in-one-Lösung schon für kleine Teams?
Sobald mehrere Personen an denselben Kunden und Projekten arbeiten und aus Stunden Rechnungen werden, spart ein System den Export zwischen Werkzeugen und hält die Daten konsistent. Bei sehr kleinen Teams mit nur einer zentralen Aufgabe kann ein einzelnes Werkzeug genügen.
Verliere ich mit einem System Funktionstiefe gegenüber Spezialtools?
In einer einzelnen, sehr speziellen Disziplin kann ein dediziertes Werkzeug tiefer gehen. Für die meisten projektbasierten Dienstleister ist die Tiefe einer integrierten Suite ausreichend, und der Gewinn an Durchgängigkeit wiegt schwerer als ein selten genutztes Spezialfeature. Wo eine Disziplin im Zentrum steht und maximale Tiefe braucht, bleibt eine Insellösung sinnvoll.
Was passiert mit unseren bestehenden Tools?
Ein Umstieg läuft selten auf einen Schlag. Üblich ist, mit dem Bereich zu starten, der heute am meisten drückt, und weitere Tools schrittweise abzulösen. Stamm- und Projektdaten lassen sich aus Excel oder Altsystemen übernehmen. Manche Spezialwerkzeuge bleiben bewusst bestehen und werden über die Schnittstelle angebunden.
Wie steht es um Schnittstellen zwischen Insellösungen?
Schnittstellen sind der wunde Punkt des Insellösungs-Ansatzes: Jede Verbindung muss eingerichtet, gepflegt und bei Updates nachgezogen werden. In einem System entfällt dieser Aufwand für die enthaltenen Module, weil sie auf derselben Datenbasis arbeiten. Für externe Werkzeuge stehen eine REST-API und ein DATEV-Export bereit.
Für wen ist teamspace die richtige Wahl, für wen nicht?
teamspace passt für projektbasierte Dienstleister, deren Stunden, Projekte und Rechnungen zusammenhängen, typischerweise mit etwa 10 bis 100 Mitarbeitenden. Weniger gut passt es für reine To-do-Teams ohne Abrechnung, für Warenwirtschaft und Handel mit Lager sowie für Produktion und Fertigung mit Materialwirtschaft.
Reicht nicht ein einfaches Spezialtool, wenn wir klein starten wollen?
Zum Start kann ein einfaches Werkzeug genügen. Der Unterschied zeigt sich mit der Zeit: Ein leichtes Tool deckt eine Aufgabe ab, stößt aber an eine Decke, sobald Sie automatisieren oder weitere Bereiche anbinden wollen, und dann steht ein Programmwechsel an. teamspace lässt Sie ebenso einfach beginnen und den Automatisierungsgrad später im selben System erhöhen, von der manuellen Erfassung bis zur durchgängigen Abrechnung, ohne Wechsel und ohne Datenmigration.
Erstgespräch
Ein System oder mehrere Werkzeuge?
Im 15- bis 30-minütigen Erstgespräch schauen wir auf Ihre heutigen Tools und Abläufe und sagen, welcher Weg Ihnen mehr spart.