Alexander Fürst
Geschäftsführer · EH Engineering · Marl und Witten
Ein Ingenieurbüro für die Prozessindustrie
Die EH Engineering GmbH plant Anlagen für Kunden aus Chemie, Raffinerie und Petrochemie. Das Leistungsspektrum reicht von der mechanischen Anlagenplanung über Civil Engineering und Bauanträge bis hin zu Electrical and Instrumentation Engineering, Montageplanung und Field Engineering. Gefertigt oder montiert wird dabei nicht selbst - EH Engineering plant, begleitet und steuert die Projekte.
Wir sind ein Ingenieurbüro, das als Industriedienstleister für die Prozessindustrie arbeitet. Wenn wir von Rohrleitungsbau sprechen, heißt das nicht, dass wir fertigen oder montieren - wir übernehmen die Planung.
Hinzu kommen digitale Leistungen, die in der Branche noch längst nicht Standard sind: Bestandsaufnahmen in laufenden Anlagen, teilweise mit autonom eingesetzten Drohnen, sowie die Digitalisierung und strukturierte Aufbereitung von Papierarchiven.
Das Unternehmen ist 2024 als eigenständige Gesellschaft aus der HERA Maintenance GmbH hervorgegangen und gehört zur Ebert HERA Esser Group. Herr Fürst hat den Bereich ab 2018 zunächst als Abteilung aufgebaut und führt das Unternehmen heute als angestellter Geschäftsführer.
Die Ausgangslage
Jeder Kunde bringt sein eigenes Vertragswesen mit
Engineering-Projekte in der Prozessindustrie sind kaufmännisch anspruchsvoll. Die Vertragsmodelle unterscheiden sich von Kunde zu Kunde erheblich - und EH Engineering betreut eine ganze Reihe von Kunden.
Nahezu jeder Kunde hat ein eigenes Vertragswesen. Das macht das Controlling ausgesprochen abwechslungsreich - und aufwendig.
Abgebildet wurde dieser Aufwand zunächst in umfangreichen Excel-Dateien. Als Zwischenschritt entwickelte die eigene IT eine Access-Datenbank. Beide Lösungen stießen an ihre Grenzen.
Die Access-Datenbank war eine Zwischenlösung, aber keine zukunftsfähige. Sie hätte laufend weiterentwickelt werden müssen und band dauerhaft Kapazität in der IT, die dort an anderer Stelle gebraucht wurde. Irgendwann war der Punkt erreicht, an dem klar war: Wir brauchen ein verlässliches, zukunftsorientiertes System, in dem wir alle Daten erfassen können.
Die Auswahl
Ein strukturiertes Verfahren mit über zehn Anbietern
Herr Fürst entschied sich für ein formales Auswahlverfahren - mit einer Anforderungsspezifikation, die jeder Anbieter beantworten sollte, und einem hinterlegten Punktesystem. Rund 60 Fragen umfasste der Katalog.
Bereits dieser erste Schritt hatte Aussagekraft:
Wir haben ein Auswahlverfahren mit einer Anforderungsspezifikation aufgesetzt. Ein Teil der Anbieter war nicht bereit, diese Spezifikation überhaupt zu bearbeiten - nach dem Motto: Entweder Sie kaufen oder Sie kaufen nicht. Für uns war das ein klares Ausschlusskriterium.
Aus mehr als zehn potenziellen Anbietern blieb ein engerer Kreis. Drei Lösungen wurden über Wochen und Monate getestet - bewusst immer mit demselben Kreis an Mitarbeitenden, um vergleichbare Rückmeldungen zu erhalten. Keine dieser drei Lösungen setzte sich durch.
teamspace kam erst in einer zweiten Auswahlrunde hinzu, durchlief dasselbe Verfahren und erfüllte die zentralen Anforderungen. Nach Folgegesprächen zu offenen Detailfragen, der Auswertung im Testkreis und einer mehrwöchigen Testphase präsentierte Herr Fürst die Lösung den Gesellschaftern. Die Entscheidung fiel auf teamspace.
teamspace war nicht der günstigste Anbieter im Verfahren, sondern für uns der passende Mittelweg. Die Preisgestaltung war gut, das Anforderungsprofil wurde erfüllt und das Team war zufrieden. Beim Preis-Leistungs-Verhältnis fühlen wir uns bis heute sehr wohl.
Der Einsatz
Unternehmensweit, über alle Hierarchieebenen
teamspace ist bei EH Engineering nicht die Software einzelner Abteilungen, sondern die tägliche Arbeitsgrundlage aller Mitarbeitenden.
Das gesamte Team arbeitet mit teamspace - von oben bis unten durch die gesamte Hierarchiestruktur. Jeder Mitarbeiter bucht seine Stunden auf seine Aufträge.
Die Zeiterfassung ist entsprechend das meistgenutzte Modul, dicht gefolgt von den projektbezogenen Funktionen. Das Wissenswiki wird von den Kolleginnen und Kollegen aktiv genutzt. Besonders hebt Herr Fürst den Bereich Finance und Controlling mit der Anbindung an DATEV hervor.
Über das Controlling arbeiten wir direkt in die Finanzbuchhaltung hinein und übermitteln die Daten an DATEV. Das ist wunderbar gelöst.
Den Organizer nutzt EH Engineering bewusst zurückhaltend, weil Kalender- und Terminprozesse gruppenweit über Outlook laufen. CRM und HR stehen noch nicht im Einsatz - sind für Herrn Fürst aber als Ausbaustufen fest eingeplant.
Das Ergebnis
Weniger Verwaltung, mehr belastbare Information
Den größten Effekt sieht Herr Fürst dort, wo früher jeder Arbeitsschritt manuell zwischen Excel, Word und weiteren Umgebungen weitergereicht wurde.
Im unproduktiven, administrativen Bereich haben wir nach meiner Einschätzung eine Größenordnung von 40 bis 50 Prozent an Kapazität eingespart. Früher fand jeder administrative Arbeitsschritt manuell in anderen Umgebungen statt. Heute ist das alles zentralisiert - und zwar nachhaltig.
Mindestens ebenso wichtig ist ihm ein Effekt, der sich nicht in Prozentwerten ausdrücken lässt: die Verfügbarkeit und Verlässlichkeit von Informationen.
Der eigentliche Gewinn ist die Nachhaltigkeit der Information. Nicht nur das Controlling, auch die Projektleitenden verschaffen sich mit einem oder zwei Klicks einen Überblick über ihre Projekte und können Abrechnungen deutlich besser vorbereiten. Das hat sich gegenüber den früheren Excel-Listen erheblich verbessert.
40-50 %
geschätzt weniger unproduktiver Verwaltungsaufwand
10+
geprüfte Anbieter im eigenen Auswahlverfahren
1 System
von der Zeitbuchung bis in die Finanzbuchhaltung
Angaben aus dem Betrieb der EH Engineering. Die 40 bis 50 Prozent sind eine Einschätzung von Alexander Fürst, keine gemessene Größe. Wie ein Umstieg im Einzelfall verläuft, hängt von Ausgangslage, Prozessen und Umsetzung ab und ist nicht zugesichert.
Die Empfehlung
Passgenau für Ingenieurbüros und Dienstleister
Auf die Frage, wem er teamspace empfehlen würde, antwortet Herr Fürst differenziert - und genau darin liegt die Aussagekraft seiner Empfehlung.
Empfehlen würde ich teamspace ausdrücklich Ingenieurbüros und vergleichbaren Dienstleistungsunternehmen. Dafür ist es ausgerichtet. Es ist eine Software, die sich auf individuelle Bedürfnisse zuschneiden lässt.
Als besonderen Vorteil nennt er den Individualisierungsgrad - bei gleichzeitig zentraler Datenhaltung:
Jeder Mitarbeiter kann sich Oberflächen und Kacheln so gestalten, dass er individuell gut arbeiten kann - und trotzdem laufen alle Daten zentral zusammen. Im Rahmen eines Ingenieurbüros lässt sich der gesamte Workflow abbilden. Ich habe nichts, was ich damit nicht abbilden kann.
Fazit
Was mit sehr aufwendigen Excel-Dateien begann und über eine wartungsintensive Eigenentwicklung führte, ist heute ein durchgängiger digitaler Workflow: von der Zeitbuchung über das Projektcontrolling bis in die Finanzbuchhaltung. Für ein Unternehmen, das seine Kunden bei der Digitalisierung ihrer Anlagen und Archive begleitet, ist das mehr als eine interne Prozessverbesserung - es ist gelebte Konsequenz.
Wir sind mit teamspace wirklich zufrieden. Es ist eine erhebliche Arbeitserleichterung, die Preisgestaltung ist realistisch und gut - und der Individualisierungsgrad ist wirklich stark.