DMS: wenn die Datei nicht mehr nach Zufall gefunden wird
Fast jedes Unternehmen hat ein Laufwerk mit tausend Ordnern, in dem nur zwei Leute wissen, wo was liegt. Ein Dokumentenmanagementsystem soll das ändern. Hier steht, was es leistet, was das Gesetz über das Aufbewahren verlangt und was Sie vor der Auswahl klären sollten.
6 Minuten Lesezeit Stand:
Kurz erklärt
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, ist eine Software, die Dokumente zentral ablegt, verschlagwortet, versioniert und durchsuchbar macht. Es regelt außerdem, wer ein Dokument sehen oder ändern darf. Anders als eine einfache Dateiablage weiß ein DMS, zu welchem Kunden, Projekt oder Vorgang ein Dokument gehört.
- 10 / 8 / 6
- Jahre Aufbewahrung: Bücher und Abschlüsse, Buchungsbelege, Geschäftsbriefe
- Versionen
- statt Dateinamen wie „final_neu_2“
- Rechte
- je Dokument oder Verzeichnis, nicht nur je Laufwerk
Der Unterschied
Wo eine Dateiablage aufhört
Dateiablage
Ordner auf einem Server oder in einem Cloud-Speicher.
- Ordnung hängt an Ordnernamen und der Disziplin der Beteiligten
- Die Datei kennt ihren Kunden nicht, und der Kunde kennt seine Dateien nicht
- Versionen entstehen durch Kopieren und Umbenennen
- Rechte gelten für ganze Ordner
Dokumentenmanagement
Dokumente sind mit Vorgängen verknüpft und haben einen Lebenslauf.
- Ein Dokument hängt an Kunde, Projekt oder Auftrag und ist von dort aus auffindbar
- Jede Änderung erzeugt eine Version, die sich wiederherstellen lässt
- Rechte lassen sich fein steuern, ebenso Freigaben und Prüfungen
- Neue Dokumente entstehen aus Vorlagen
8 Jahre
gilt für Buchungsbelege, also zum Beispiel Rechnungen
Was das Gesetz verlangt
Aufbewahren ist Pflicht, und sie hat Fristen
Nach § 147 der Abgabenordnung müssen Sie bestimmte Unterlagen geordnet aufbewahren. Die Dauer hängt von der Art ab. Die Tabelle darunter zeigt die drei Stufen, die Sie sich merken sollten.
Dreistufig
Zehn, acht oder sechs Jahre
| Unterlage | Beispiel | Frist |
|---|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse | Buchführung, Bilanz, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre |
| Buchungsbelege | Rechnungen, Eingangsrechnungen, Quittungen | 8 Jahre |
| Sonstige Unterlagen, auch Handels- und Geschäftsbriefe | Angebote, Auftragsbestätigungen, Schriftverkehr | 6 Jahre |
Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Digital aufbewahrte Unterlagen müssen die ganze Zeit verfügbar, zügig lesbar und maschinell auswertbar sein (§ 147 Abs. 2 AO). Wann die Frist beginnt und welche Ausnahmen gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Was ein DMS können sollte
Fünf Funktionen, auf die es ankommt
Verknüpfen
Dokumente gehören zu einem Kunden, Projekt oder Auftrag. Sonst bleibt es eine Ablage mit besserem Namen.
Versionieren
Wer hat wann was geändert, und kann ich den alten Stand holen?
Berechtigen
Personalakten und Preislisten gehen nicht jeden etwas an. Rechte sollten sich je Verzeichnis und Dokument setzen lassen.
Freigeben
Ein Vertrag oder Handbuch soll geprüft werden, bevor er gilt. Das System hält fest, wer ihn geprüft hat.
Wiederfinden
Suche über Name und Eigenschaften, im besten Fall auch über den Inhalt. Fragen Sie im Test nach, was durchsucht wird.
Vor der Entscheidung
Cloud, eigener Server oder Open Source?
Ein DMS läuft entweder bei Ihnen oder beim Anbieter. Bei einem eigenen Server liegt der Betrieb bei Ihnen, mit Updates, Sicherung und Zugriffsschutz. Das gilt auch für Open-Source-Systeme: Die Lizenz kostet nichts, der Betrieb aber Zeit. Bei einer Cloud-Lösung übernimmt der Anbieter das, dafür ist die Frage nach Standort und Vertrag wichtiger. Mehr dazu auf der Seite zu Cloud-Software.
Prüfen Sie vor der Auswahl drei Dinge: ob das System gepflegt wird, ob Sie Ihre Dokumente in einem normalen Format wieder herausbekommen, und ob es Ihre Aufbewahrungspflichten abbilden kann. Pauschale Aussagen wie „GoBD-konform“ sollten Sie sich genau erklären lassen, denn die GoBD betreffen auch Ihre eigenen Abläufe.
Löschen gehört dazu. Personenbezogene Daten dürfen nicht länger gespeichert bleiben, als Sie sie brauchen, auch nicht in Dokumenten.
In teamspace
Dokumente dort, wo gearbeitet wird
Das Dateimanagement in teamspace hat drei Bereiche: ein privates Verzeichnis, den Dateimanager mit den Dateien aller berechtigten Nutzer und einen Bereich für Veröffentlichtes.
- Versionen: Versionskontrolle mit Wiederherstellung, Word, PowerPoint und Excel lassen sich online bearbeiten, neue Dokumente entstehen aus hinterlegten Vorlagen.
- Rechte und Prüfung: Vier Berechtigungsmodi und ein Prüf-Workflow für Dateien mit Status-Verfolgung.
- Belege: Im aktivierten GoBD-Modus lassen sich Rechnungen, Stornos und freigegebene Belege nicht mehr löschen. Den Modus schaltet 5 POINT auf Wunsch frei.
Häufige Fragen
Was bedeutet DMS?
Was ist der Unterschied zwischen DMS und Archivsystem?
Ist ein Cloud-Speicher schon ein DMS?
Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?
Was heißt revisionssicher?
Brauche ich als kleines Unternehmen ein DMS?
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