Krankmeldung: Was gilt, wenn es Sie erwischt
Morgens um halb sieben, 38,5 Fieber, und dann die Frage: Muss ich jetzt anrufen, reicht eine Nachricht, und brauche ich überhaupt ein Attest? Seit die Krankenkassen die Bescheinigung elektronisch bereitstellen, ist manches anders, aber nicht alles. Hier steht, was wann zu tun ist, für beide Seiten.
8 Minuten Lesezeit Stand:
Kurz erklärt
Was ist eine Krankmeldung?
Die Krankmeldung ist die Mitteilung an den Arbeitgeber, dass Sie arbeitsunfähig sind und wie lange voraussichtlich. Sie muss nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz unverzüglich erfolgen, auch wenn noch kein Arzt da war. Ärztlich feststellen lassen müssen Sie die Arbeitsunfähigkeit, wenn sie länger als drei Kalendertage dauert, oder früher, wenn der Arbeitgeber das verlangt.
- Sofort
- melden, das Gesetz sagt „unverzüglich“
- 3 Tage
- dauert es länger, ist ein Attest nötig
- 6 Wochen
- Entgeltfortzahlung, § 3 EntgFG
Beispiel im Kalender
Wann muss die Bescheinigung spätestens da sein?
Gezählt werden Kalendertage, das Wochenende läuft also mit. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Tage, ist der nächste Arbeitstag der späteste Termin (§ 5 Abs. 1 EntgFG).
Krank ab Montag
Krank ab Donnerstag
Das gilt, wenn die Krankheit noch andauert. Der Arbeitgeber darf das Attest auch früher verlangen, sogar ab dem ersten Tag (§ 5 Abs. 1 Satz 3 EntgFG).
Beim Arzt
Rückwirkend krankschreiben, telefonisch, per Video
Hier gilt die Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie für Kassenärzte. Einen Anspruch auf die jeweilige Form haben Sie nicht, das entscheidet die Ärztin oder der Arzt.
Rückwirkend
Grundsätzlich nicht für die Zeit vor dem ersten Arztkontakt. Ausnahmsweise und nach gewissenhafter Prüfung, in der Regel nur bis zu drei Tage (§ 5 Abs. 3 AU-Richtlinie).
Am Telefon
Möglich bei Erkrankungen ohne schwere Symptomatik, wenn Sie in der Praxis bekannt sind und Video nicht geht. Erstmalig bis zu fünf Kalendertage (§ 4 Abs. 5a).
Per Video
Erstmalig bis zu sieben Kalendertage, wenn Sie der Praxis persönlich bekannt sind, sonst bis zu drei (§ 4 Abs. 5).
Elektronische AU
Wer heute was tun muss
Gesetzlich Versicherte legen nichts mehr vor. Der Arbeitgeber ruft die Daten elektronisch bei der Krankenkasse ab (§ 109 SGB IV). Zum Arzt müssen Sie trotzdem, und auch die Meldung bleibt Ihre Sache.
| Situation | Beim Arbeitgeber melden | Nachweis |
|---|---|---|
| Gesetzlich versichert | Unverzüglich | Arzt feststellen lassen, Arbeitgeber ruft ab. Eine Bescheinigung bekommen Sie trotzdem |
| Privat versichert | Unverzüglich | Bescheinigung selbst vorlegen |
| Arzt ohne Kassenzulassung, Minijob in Privathaushalten | Unverzüglich | Bescheinigung selbst vorlegen (§ 5 Abs. 1a EntgFG) |
| Krank im Ausland | So schnell wie möglich, mit Adresse. Die Kosten trägt der Arbeitgeber | Gesetzlich Versicherte melden es auch der Krankenkasse (§ 5 Abs. 2 EntgFG) |
| Länger krank als bescheinigt | Neue Dauer mitteilen | Neue Feststellung bzw. Folgebescheinigung |
| Kind unter zwölf krank | So früh wie möglich, Sie haben Anspruch auf Freistellung | Ärztliches Zeugnis. 2026 gibt es Kinderkrankengeld für 15 Arbeitstage je Kind, Alleinerziehende 30 (§ 45 SGB V) |
6 Wochen
zahlt der Arbeitgeber weiter, § 3 EntgFG
Geld
Und danach übernimmt die Krankenkasse
Voraussetzung: Sie sind unverschuldet krank und das Arbeitsverhältnis besteht seit mindestens vier Wochen. Gezahlt wird das Entgelt für Ihre regelmäßige Arbeitszeit, ohne Überstundenvergütung (§ 4 EntgFG). Danach gibt es Krankengeld: 70 Prozent des Regelentgelts, höchstens 90 Prozent vom Netto (§ 47 SGB V), wegen derselben Krankheit längstens 78 Wochen innerhalb von drei Jahren (§ 48 SGB V).
Zurück nach langer Krankheit
Wiedereingliederung: Stück für Stück wieder arbeiten
Nach längerer Krankheit müssen Sie nicht von null auf acht Stunden. Bei der stufenweisen Wiedereingliederung, oft Hamburger Modell genannt, steigt die Belastung nach einem ärztlichen Plan. Sie gelten in dieser Zeit weiter als arbeitsunfähig (§ 74 SGB V, § 44 SGB IX, § 2 Abs. 2 AU-Richtlinie).
Ab wann geht das?
Sobald die Ärztin oder der Arzt feststellt, dass Sie Ihre Tätigkeit teilweise ausüben können und ein stufenweiser Einstieg voraussichtlich hilft. Spätestens ab sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit wird das mit jeder Bescheinigung geprüft (§ 74 SGB V, § 7 AU-Richtlinie).
Wie läuft sie ab?
Auf einem Vordruck stehen die tägliche Arbeitszeit und die Tätigkeiten, die gehen oder nicht gehen. Die Praxis untersucht Sie regelmäßig und passt den Plan an, notfalls wird abgebrochen. Länger als sechs Monate sollte die Phase in der Regel nicht dauern (Anlage der AU-Richtlinie).
Müssen alle mitmachen?
Ohne Ihr Einverständnis läuft nichts. Erklärt der Arbeitgeber, dass er Sie nicht beschäftigen kann, ist die Wiedereingliederung nicht durchführbar (Anlage, Nr. 6 und 8). Bei schwerbehinderten Beschäftigten können strengere Regeln gelten, lassen Sie sich dazu beraten.
Was ist mit dem Gehalt?
In der Regel bekommen Sie kein reguläres Gehalt, sondern weiter Krankengeld oder eine andere Lohnersatzleistung. Sie und Ihr Arbeitgeber können zusätzlich ein Entgelt vereinbaren.
2028
Start zum 1. Januar, § 44c SGB V
Noch nicht in Kraft
Teilkrankschreibung: beschlossen, aber erst ab 2028
Heute gilt: Sie sind arbeitsunfähig oder nicht, eine Krankschreibung zu einem Teil gibt es noch nicht. Ab dem 1. Januar 2028 kann die Praxis eine Teilarbeitsunfähigkeit von 25, 50 oder 75 Prozent der Wochenarbeitszeit feststellen, wenn voraussichtlich mehr als vier Wochen Arbeitsunfähigkeit zu erwarten sind und Sie einwilligen.
Der Arbeitgeber muss innerhalb von sieben Kalendertagen antworten, zustimmen muss er nicht. Sagt er nein oder gar nichts, gilt die volle Krankschreibung. Stimmt er zu, gibt es für die geleistete Arbeit anteiliges Gehalt und für den Rest, je nach Dauer der Krankheit, anteilige Entgeltfortzahlung oder teilweises Krankengeld.
Aus der Praxis
Dieselbe Krankheit, dreimal im Jahr
Eine Beraterin der Weber GmbH fällt mit derselben Rückenerkrankung mehrfach aus. Das Gesetz rechnet das zusammen: Für dieselbe Krankheit zahlt der Arbeitgeber insgesamt sechs Wochen.
Ein neuer Anspruch entsteht erst, wenn sie vorher mindestens sechs Monate nicht wegen dieser Krankheit arbeitsunfähig war oder seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit zwölf Monate vergangen sind (§ 3 Abs. 1 EntgFG). Bei einer anderen Krankheit beginnen die sechs Wochen in der Regel neu.
| Ausfall | Dauer | Arbeitgeber | Krankengeld |
|---|---|---|---|
| März | 4 Wochen | 4 Wochen | keine |
| Mai | 3 Wochen | 2 Wochen | 1 Woche |
| Dezember, sechs Monate später | 2 Wochen | 2 Wochen, Anspruch neu | keine |
Für beide Seiten
Rechte und Pflichten im Alltag
Wenn Sie Beschäftigte sind
- Keine Diagnose nötig: Melden müssen Sie die Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer. Was Sie haben, geht den Arbeitgeber grundsätzlich nichts an.
- Krank im Urlaub? Mit ärztlichem Zeugnis zählen die Tage nicht als Urlaub.
- Kein Attest vorgelegt? Wer es vorlegen muss, riskiert, dass der Lohn solange zurückgehalten wird (§ 7 EntgFG), außer Sie können nichts dafür.
Wenn Sie Arbeitgeber sind
- Abruf: Bei gesetzlich Versicherten stellt die Krankenkasse unter anderem Beginn, Ende, Feststellungsdatum und die Angabe Erst- oder Folgemeldung zum Abruf bereit (§ 109 SGB IV).
- Zweifel: Sie können verlangen, dass die Krankenkasse den Medizinischen Dienst einschaltet (§ 275 Abs. 1a SGB V). Eine Bescheinigung hat einen hohen Beweiswert, der aber erschüttert werden kann, etwa wenn sie passgenau die Kündigungsfrist abdeckt (BAG 5 AZR 149/21, 5 AZR 137/23).
- Vertraulich: Krankheitsdaten sind Gesundheitsdaten. Zugriff nur für die, die ihn wirklich brauchen.
- Eingliederungsmanagement: Ist jemand innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, klären Sie mit Zustimmung der Person, wie sich das überwinden und künftig vermeiden lässt (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Eine Wiedereingliederung kann dabei herauskommen.
In teamspace
Krankmeldungen ohne Zettelwirtschaft
Krankmeldungen laufen in teamspace über die Zeiterfassung, die Regeln und Konten liegen im HR-Bereich. Wie Urlaub und Krankheit dort zusammenspielen, steht unter Urlaub und Krankheit verwalten.
- Melden und belegen: Selbst-Krankmeldung, sofern erlaubt, und AU-Upload als Foto, PDF oder Link. Die elektronische AU bei der Krankenkasse ruft teamspace nicht ab, das bleibt bei Ihnen.
- Drei Arten: ohne Bescheinigung, mit ärztlicher Bescheinigung und Kindkrank.
- Konten stimmen: Krankmeldungen füllen das Arbeitszeitkonto bis zum Tagessoll auf und bleiben überstundenneutral, dazu eine Krankheits-Akte pro Mitarbeiter.
Häufige Fragen
Wie schnell muss ich mich krankmelden?
Darf ich mich per WhatsApp krankmelden?
Wie viele Tage kann man rückwirkend krankgeschrieben werden?
Kann man sich telefonisch krankschreiben lassen?
Was passiert, wenn ich mich zu spät krankmelde?
Muss ich mich gesund melden, wenn ich früher wieder fit bin?
Ab wann ist eine Wiedereingliederung möglich?
Bekomme ich während der Wiedereingliederung Gehalt?
Gibt es eine Teilkrankschreibung?
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