Kaizen und KVP: viele kleine Verbesserungen statt eines großen Umbaus
Kaizen kommt aus der Fertigung, taugt aber auch für das Büro. Die Frage ist nicht, ob man verbessern soll, sondern wer es anstößt und wer dranbleibt, wenn der Alltag drückt.
6 Minuten Lesezeit Stand:
Kurz erklärt
Was ist Kaizen?
Kaizen ist ein japanischer Begriff und bedeutet sinngemäß Verbesserung. Gemeint ist die Haltung, Abläufe in vielen kleinen Schritten ständig besser zu machen, unter Beteiligung aller Beschäftigten. In Deutschland ist dafür der Begriff KVP üblich: kontinuierlicher Verbesserungsprozess.
- 4 Schritte
- Plan, Do, Check, Act bilden den PDCA-Zyklus
- Kleine Schritte
- lieber heute eine Änderung als im Quartal ein Konzept
- Alle
- Vorschläge kommen von denen, die den Ablauf kennen
Kaizen und KVP
Ein Gedanke, zwei Wörter
Kaizen und KVP meinen im Kern dasselbe. Kaizen betont eher die Haltung, nämlich jeden Tag zu fragen, was einfacher oder besser gehen könnte. KVP bezeichnet in Unternehmen häufig das Verfahren dazu, etwa ein Vorschlagswesen oder feste Termine für Verbesserungen.
Ausgangspunkt ist die Fertigung, aber der Gedanke passt auch zu Beratung und Verwaltung. Dort heißen die Störungen nur anders: eine Rückfrage, die dreimal gestellt wird, ein Formular, das niemand findet, ein Angebot, das immer zwei Anläufe braucht.
Der Zyklus
PDCA: vier Schritte, die sich wiederholen
Der PDCA-Zyklus ist das Werkzeug hinter vielen Verbesserungen. Er endet nicht, sondern beginnt nach dem letzten Schritt wieder von vorn.
Plan: Ausgangslage und Änderung festlegen
Was stört? Was genau wollen wir ändern, und woran sehen wir, ob es besser wurde?
Do: im Kleinen ausprobieren
Die Änderung zunächst in einem Bereich oder einem Projekt testen, nicht gleich überall.
Check: Ergebnis prüfen
Ist es besser geworden? Stimmt die Beobachtung mit der Erwartung überein?
Act: übernehmen oder anpassen
Hat es geholfen, wird es der neue Standard. Wenn nicht, beginnt eine neue Runde mit anderer Idee.
Wo man anfängt
Sieben Arten von Verschwendung, übertragen auf ein Büro
Aus der Fertigung stammen sieben klassische Arten von Verschwendung. Im Dienstleistungsgeschäft sehen sie so aus:
| Art | Im Büro zum Beispiel |
|---|---|
| Überproduktion | Berichte, die niemand liest |
| Wartezeiten | Freigaben, die tagelang liegen |
| Transport | Dateien, die per Mail hin und her wandern |
| Überbearbeitung | Angebote, die schöner sind als nötig |
| Bestände | Angefangene Vorgänge, die offen herumliegen |
| Bewegung | Suche nach Unterlagen und Ansprechpartnern |
| Fehler | Rechnungen, die korrigiert werden müssen |
Ein Beispiel
Müller Consulting GmbH: die Rechnung, die immer zurückkommt
Die Müller Consulting GmbH stellt fest, dass viele Rechnungen an die Weber GmbH zurückkommen, weil die Bestellnummer fehlt. Die Geschäftsführung ordnet keine neue Prüfstelle an, sondern geht den Zyklus durch.
| Schritt | Was passiert |
|---|---|
| Plan | Ursache klären: Die Bestellnummer steht im Auftrag, aber niemand überträgt sie. Ziel: Sie steht künftig auf jeder Rechnung. |
| Do | Ein Vierteljahr lang bei einem Projektleiter ein Pflichtfeld im Auftrag, das beim Abrechnen geprüft wird. |
| Check | Keine Rückläufer aus diesem Bereich in diesem Zeitraum. Kleiner Mehraufwand beim Anlegen. |
| Act | Das Pflichtfeld gilt für alle Aufträge der Weber GmbH. Nächste Runde: Leistungszeitraum. |
Ehrlich gesagt
Wann Kaizen ins Leere läuft
Das braucht es
- Führung, die Vorschläge ernst nimmt und selbst mitmacht
- Jemanden, der Ideen sammelt und die Umsetzung nachverfolgt
- Genug Luft im Alltag, damit Verbessern nicht nach Feierabend stattfindet
Das sind Warnzeichen
Dann ist das System kein Verbesserungsprozess, sondern ein Kummerkasten.
- Vorschläge werden gesammelt, aber nie beantwortet
- Es geht nur um Kosten und nie um die Arbeit der Beschäftigten
- Viele kleine Verbesserungen, die in verschiedene Richtungen ziehen
In teamspace
Ideen, Prüfung und Freigabe an einer Stelle
Verbesserungen scheitern oft an der Nachverfolgung. In der Edition enterprise von teamspace gibt es das Qualitätsmanagement mit Prüfungs- und Genehmigungsworkflows, Ideenmanagement und Projekt-Anträgen als eigene Belegtypen.
- Ideenmanagement: Vorschläge als eigener Belegtyp, mit Prüfung und Freigabe.
- Versionen und Berechtigungen: Jede Bearbeitung eines QM-Dokuments wird versioniert, das Berechtigungssystem steuert Sicht und Bearbeitung.
- Wissen sichern: Firmen-Wiki und Dateiablage für das, was als neuer Standard gilt.
Häufige Fragen
Was bedeutet Kaizen auf Deutsch?
Was ist der Unterschied zwischen Kaizen und KVP?
Was bedeutet PDCA?
Wie fängt man mit KVP im Unternehmen an?
Wie misst man den Erfolg von Kaizen?
Funktioniert Kaizen auch für Dienstleister?
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