Ein System, das alle mittragen.

An 27 Arbeitsplätzen erfassen die Mitarbeitenden jeden Tag zweierlei: ihre Arbeitszeit und die Zeit, die sie für einzelne Projekte aufwenden. Beides lag lange in getrennten Programmen. Die Arbeitszeit lief in einem Online-Programm, in dem man auf Kommen und Gehen drückt und am Monatsende eine Tabelle mit den geleisteten Stunden erhält. Die Projektzeiten lagen in einer selbst gebauten Access-Datenbank.

Das waren zwei unterschiedliche Systeme. Beide waren digital, aber Arbeitszeit und Projektzeit ließen sich nicht auf derselben Oberfläche nebeneinander betrachten.

Spürbar wurde das jedes Mal, wenn Zahlen für das Controlling zusammengestellt werden sollten. Geschäftsführerin Ida Kaiser erinnert sich: „Das haben wir irgendwann als sehr großen Nachteil empfunden. Wir mussten die Daten jedes Mal aus den verschiedensten Quellen zusammentragen.“

Gesucht war ein Programm, das die Arbeitszeiterfassung mit der Projektzeiterfassung verbindet. Bei der Recherche zeigte sich, dass einige Anbieter das können und die meisten darüber hinaus viele weitere Funktionen mitbringen. Angesehen hat sich die B.B.S.M. viele Programme, ausprobiert hat sie zwei, jeweils in einer Testphase mit Beispieldaten. Das erste schied danach aus.

In der Testphase sind wir auf so viele Dinge gestoßen, bei denen wir nicht verstanden haben, was gemeint ist. Die Begriffe klangen alle ähnlich, und es gab sehr viele Funktionen.

Dazu kam eine Oberfläche, die an die frühen Neunzigerjahre erinnerte. Das allein wäre für Ida Kaiser kein Ausschlussgrund gewesen. Entscheidend war, dass man sich im Programm schlecht zurechtfand. Im zweiten Testlauf, mit teamspace, traten viele dieser Probleme gar nicht erst auf.

Das Layout war von Anfang an ansprechender und übersichtlicher, und auch die Begrifflichkeiten waren klarer.

Ganz ohne Schwierigkeiten ist auch teamspace nicht, und das spricht Ida Kaiser offen an: „Auch in teamspace verlieren wir uns manchmal in den Bezeichnungen der Kategorien in der Konfiguration. Das liegt wohl an der Komplexität solcher Programme. Es gibt viele Einstellungen, bei denen man nicht genau weiß, was passiert, wenn man den Haken setzt.“ Umgekehrt zeigte sich erst im Lauf der Zeit, wie viel mehr die Software kann als die Zeiterfassung, für die das Haus sie gesucht hatte.

Erst später ist uns klar geworden, was man damit noch alles machen könnte. Vieles davon wickeln wir heute noch auf anderem Weg ab.

Für die Einführung setzte sich die B.B.S.M. selbst einen Rahmen von rund acht Wochen. Begleitet wurde sie dabei von Sebastian, ihrem Berater bei teamspace.

Sebastian war großartig. Wir haben uns bei ihm sehr gut aufgehoben gefühlt.

Ein Teil der Arbeit bestand darin, einander zu verstehen. „Jede Firma kommt mit ihren eigenen Vorstellungen und hält die eigene Arbeitsweise für das Normale“, beschreibt Ida Kaiser die Abstimmung. Oft stellte sich erst auf Sebastians Nachfrage heraus, dass etwas eine Besonderheit der B.B.S.M. war. Für solche Fälle einen sinnvollen Weg im Programm zu finden, dabei habe er dem Haus sehr geholfen.

Den Zeitrahmen hielt die B.B.S.M. ein. Gestartet wurde allerdings mit einer Konfiguration, die noch nicht ausgereift war, weil anfangs die Erfahrung fehlte, wie sich Projekte und Arbeitspakete sinnvoll anlegen lassen. In den Monaten danach meldeten die Mitarbeitenden zurück, was für sie nicht funktionierte und wie sie ihre Zeiten lieber erfassen würden. Anfang 2026 wurde die Konfiguration darauf neu aufgesetzt.

Heute erfassen die Mitarbeitenden an allen 27 Arbeitsplätzen ihre Arbeits- und Projektzeiten in teamspace. Seit Anfang 2026 stellen sie dort auch ihre Urlaubsanträge, die Krankheitszeiten trägt die Geschäftsführung ein. Wer die Software für ein ganzes Haus austauscht, rechnet mit Widerstand. Bei der B.B.S.M. blieb er aus.

Die Akzeptanz war von Anfang an hoch und ist hoch geblieben.

Geflucht wird trotzdem, etwa wenn jemand vergessen hat, wie der Monatsabschluss geht. Wie schnell sich jemand zurechtfindet, hängt auch von der Generation ab, und in den ersten Wochen kamen viele mit Fragen zur Geschäftsführung, weil sie ihr Projekt nicht fanden oder etwas noch nicht stimmte. „Es gab aber nie ernsthaften Zweifel daran, ob der Umstieg eine gute Idee gewesen ist.“

Den Grund dafür sieht Ida Kaiser darin, dass alle verstanden haben, wohin ihre Angaben gehen. Dabei sehen die Mitarbeitenden nur einen kleinen Ausschnitt der Software, nämlich die Erfassung ihrer Zeiten und den Urlaubsantrag.

Allen ist deutlich geworden, wie wichtig es ist, das in einem ganzheitlichen System zu denken, und welches Potenzial darin für die Firma steckt.

Wie lange die Erfassung selbst dauert, hat sich nach ihrer Einschätzung kaum verändert, denn die Angaben sind dieselben, die vorher in die beiden alten Programme gingen. Neu ist, dass sie jetzt zusammen vorliegen.

Zeit sparen soll vor allem der nächste Schritt. Die Geschäftsführung arbeitet daran, auch die Rechnungserstellung über teamspace abzuwickeln. Im Moment baut sie die Rechnungen, die noch auf anderem Weg entstehen, in teamspace nach, damit die Einnahmen im jeweiligen Projekt erfasst sind. Parallel sollen auch die Kosten den Projekten zugeordnet werden, damit sich das Controlling vollständig in teamspace abbilden lässt. Für die Mitarbeitenden kommt die Reisekostenabrechnung hinzu.

Wenn wir so weit sind, rechne ich mindestens mit einer Zeitersparnis bei der Rechnungserstellung. Ich rechne auch damit, dass sie weniger fehleranfällig wird, schon was Tipp- und Schreibfehler angeht. Auch dadurch spart man Zeit und tritt nach außen professionell auf.

Einfach ist das nicht, weil die B.B.S.M. sehr viele Projekttypen mit unterschiedlichen Abrechnungslogiken bearbeitet. Alte Abläufe nach und nach durch Abläufe in teamspace abzulösen, „macht einerseits großen Spaß und ist andererseits eine enorme Herausforderung“. Gelingen soll die Umstellung der Abrechnung möglichst ab Anfang 2027.

Zwei Schwesterunternehmen der B.B.S.M. wollten kürzlich wissen, wie die Umstellung gelaufen ist. Ida Kaiser hat ihnen vor allem vom Nutzen erzählt: alle Informationen miteinander zu verknüpfen, alles aus einer Quelle zu erzeugen und in einem System zu bündeln, statt vieles parallel zu betrachten. Das Interesse war groß, gefragt wurde nach Einzelheiten der Zeiterfassung ebenso wie danach, was die B.B.S.M. mit teamspace noch vorhat. Genauso offen hat sie über den Aufwand gesprochen.

Das ist ein riesiger Aufwand. Mit teamspace hat das an sich nichts zu tun, das wäre wahrscheinlich bei jedem anderen Programm genauso. Man muss jeden Ablauf einmal grundsätzlich überdenken und sich immer wieder fragen: Warum haben wir das bisher so gemacht, und soll es so bleiben?

Aus der eigenen Einführung zieht sie dafür eine klare Lehre.

Wir haben viele Kompromisse eingehen müssen. Ich denke aber, dass es sich gelohnt hat, einfach anzufangen und dann zu sehen, wie man weiterkommt. Vorher alle Eventualitäten abzudecken, funktioniert ohnehin nicht.