Platz, Raum und Parkplatz buchen
Schreibtisch, ein ganzes Büro oder ein Stellplatz, für einen Tag im Voraus reserviert, halb- oder ganztags.
Arbeitsplatzverwaltung: Platz, Raum und Parkplatz selbst buchen.
Eine Arbeitsplatzverwaltung organisiert, wer an welchem Tag welchen Schreibtisch, Raum oder Parkplatz bekommt. In teamspace gibt das Unternehmen die Plätze frei, und Mitarbeiter buchen sie im Voraus, halb- oder ganztags. Teil der Arbeitsplatzmanagement-Software, in der light-Edition enthalten.
Funktionsumfang
Was eine Arbeitsplatzverwaltung können muss.
Solange die Belegung in einer Excel-Liste und im Team-Chat steht, fährt mancher ins Büro und findet keinen Tisch. Drei Dinge nehmen dieser Tag-für-Tag-Abstimmung die Last.
Frei oder belegt, vorab sichtbar
Wer bucht, sieht die freien Plätze des Tages und wer vom Team schon kommt, ohne Nachfrage im Chat.
Plätze nach Bedarf geordnet
Kategorien führen Größe, Ausstattung und berechtigte Gruppe, sodass jeder den passenden Platz findet.
Vom Angebot zum Bürotag
Das Unternehmen gibt frei, der Mitarbeiter bucht.
Ein Platz nimmt in der Arbeitsplatzverwaltung immer denselben Weg: die Verwaltung gibt ihn frei und hängt Ausstattung und berechtigte Gruppe daran, der Mitarbeiter bucht ihn für einen Tag, am Bürotag steht er bereit. Drei Stationen, eine Ressource.
Verwaltung 1/3
Plätze freigeben
Das Unternehmen legt fest, was buchbar ist.
Kategorie Großraum Nord
Ausstattung Monitor · Beamer
Gruppe berechtigt
Mitarbeiter 2/3
Platz buchen
Tag wählen, Schreibtisch und Parkplatz dazu.
Tag Di 03.06.
Platz D-204 + P-12
Dauer ganztags
Bürotag 3/3
Platz steht bereit
Die Übersicht zeigt, wer vom Team da ist.
Status reserviert
Team 3 im Büro
Änderung per Stift
Dieselbe Ressource, ein Weg: das Unternehmen gibt sie frei, der Mitarbeiter bucht sie im Voraus, am Bürotag steht sie bereit.
Räume
Auch ganze Räume sind buchbar.
Nicht nur einzelne Schreibtische lassen sich reservieren. Ein ganzer Raum oder ein Büro ist in der Arbeitsplatzverwaltung eine eigene buchbare Ressource, halb- oder ganztags. So sichert sich ein Team den Workshop-Raum für den gemeinsamen Tag, mit Kapazität und Ausstattung wie Beamer oder Whiteboard hinterlegt.
Für den kurzen Termin zwischendurch ist nicht die Platzbuchung der richtige Ort, sondern der Teamkalender: dort wird die Besprechung als Termin geplant. Die Arbeitsplatzverwaltung hält den Raum für den Tag, der Kalender die Uhrzeit.
Freie Plätze
Freie Plätze zeigt die Tagesübersicht.
Vor dem Buchen zeigt die Arbeitsplatz-Übersicht für jeden Tag, welche Schreibtische frei sind und welche schon vergeben. Niemand fährt umsonst hin, und an Tagen mit vielen offenen Plätzen wird sichtbar, dass die Fläche kaum genutzt ist.
- Frei und belegt für jeden Tag nebeneinander.
- Die kommenden Wochen im Voraus, nicht nur der heutige Tag.
- Knappe Tage früh erkennbar, bevor jemand vor besetztem Tisch steht.
Erstgespräch
Wie sehen Ihre Bürotage aus?
Erzählen Sie uns kurz, wie viele Plätze und Parkplätze Sie haben und wer an welchen Tagen kommt. Wir sagen Ihnen, wie sich das in teamspace abbilden lässt.
Team-Tag
Das Team sieht, wer heute da ist.
Die Mitarbeiterübersicht legt nebeneinander, wer an welchem Tag welchen Platz gebucht hat. Damit erübrigt sich die Morgenfrage im Chat, ob heute genug Kollegen da sind, dass sich der Weg lohnt. Grundlage sind allein die Buchungen, kein Grundriss und kein Sensor an der Decke.
Wer ein Treffen in Präsenz ansetzt, liest die Anwesenheit des Teams vorab ab und legt den gemeinsamen Tag dorthin, wo ohnehin die meisten sitzen. Das spart die Mail-Kette, mit der ein Vor-Ort-Termin sonst anfängt.
Standardplanung
Feste Bürotage hinterlegt man einmal.
Manche Kollegen kommen nach festem Muster: Dienstag und Donnerstag vor Ort, den Rest im Home-Office. Dafür hält eine Standardplanung je Wochentag fest, welcher Platz reserviert wird, und trägt ihn ab einem Stichtag jede Woche von selbst ein. Niemand klickt denselben Tisch Woche für Woche neu an.
Jeder Tag bleibt trotzdem offen für Ausnahmen. Wer einmal einen anderen Schreibtisch braucht oder gar nicht kommt, ändert nur diesen einen Eintrag und lässt den Rhythmus stehen.
„Unsere Mitarbeiter schätzen die Simplizität des Systems."
Der Vergleich
Excel-Liste oder gebuchter Platz?
Belegungsliste und Zuruf
- Wer wann kommt, weiß niemand zuverlässig vorab
- Doppelbelegungen fallen erst vor Ort auf
- Der Parkplatz ist in der Liste gar nicht erfasst
- Feste Bürotage trägt jemand jede Woche von Hand ein
teamspace Arbeitsplatzverwaltung
- Jeder bucht seinen Platz im Voraus, jeder sieht ihn
- Belegte Plätze sind belegt, ohne Doppelung
- Schreibtisch und Parkplatz in einem Vorgang
- Standardplanung trägt den festen Rhythmus von selbst
Desk-Sharing
Desk-Sharing heißt: kein fester Schreibtisch.
Beim Desk-Sharing gehört kein Schreibtisch mehr fest zu einer Person. Wer an einem Tag vorbeikommt, greift sich vorab einen freien Platz, häufig nur für die ein, zwei Tage, an denen er vor Ort ist. Wo die halbe Belegschaft im Wechsel arbeitet, füllen sich so die sonst halb leeren Räume sinnvoll.
In teamspace ist das eine Buchung, kein angeklickter Sitzplan: Die freigegebenen Plätze liegen in Kategorien, der Mitarbeiter wählt Tag, Tisch und auf Wunsch einen Stellplatz. Wie sich Büro und Home-Office abwechseln, vertiefen Desk-Sharing und hybrides Arbeiten.
Parkplatz
Auch der Parkplatz wird vorher gebucht.
Ein Stellplatz zählt als eigene Ressource, nicht als Zubehör zum Schreibtisch. Wer mit dem Auto kommt, reserviert ihn für denselben Tag mit, halb- oder ganztags. An Standorten mit wenigen Plätzen endet damit die morgendliche Runde über den vollen Hof.
Auch Parkplätze tragen Merkmale, etwa überdacht oder mit Ladesäule, und gehören manchmal nur einer bestimmten Gruppe. Beim Buchen sieht der Mitarbeiter, welche Stellplätze frei sind und was sie bieten.
In Zahlen
Vier Eckpunkte der Platzbuchung.
Was den Unterschied macht zwischen einer Belegungsliste und einer Buchung, auf die sich das ganze Büro verlässt.
- Im Voraus
Platz gebucht
Schreibtisch, Raum und Parkplatz, halb- oder ganztags
- Pro Wochentag
Standardplanung
fester Rhythmus, einzelne Tage abweichend
- Drei Sichten
auf die Belegung
eigene Planung, Kollegen, freie Plätze
- 1999
in Darmstadt
5 POINT AG, gehostet in Frankfurt
Anwendungsfälle
Mehr aus dem Arbeitsplatzmanagement.
Die Arbeitsplatzverwaltung ist ein Teil des Arbeitsplatzmanagements. Diese Bereiche grenzen direkt an und teilen dieselben Plätze und Gruppen.
Desk-Sharing
Geteilte Schreibtische ohne feste Zuordnung, für hybride Teams mit wechselnder Anwesenheit.
Mehr erfahrenHybrides Arbeiten
Büro und Home-Office in einer Logik, vom festen Rhythmus bis zur spontanen Buchung.
Mehr erfahren
Im Überblick
Die Platzbuchung gehört zum Arbeitsplatzmanagement.
Plätze, Räume und Parkplätze buchen ist ein Teil des größeren Bilds: flexible Büroflächen für Desk-Sharing und hybride Teams. Wie teamspace das zusammenführt, zeigt die Übersicht zum Arbeitsplatzmanagement.
Zum ArbeitsplatzmanagementBegriffe
Begriffe rund um flexible Büros.
Was die Funktions-Sprache meint, wenn sie auf Platzbuchung, Kategorien und Standardplanung zeigt.
- Arbeitsplatzverwaltung
- Das Freigeben und Buchen von Schreibtischen, Räumen und Parkplätzen in einem System. Das Unternehmen stellt bereit, der Mitarbeiter reserviert für seinen Tag.
- Desk-Sharing
- Ein Büromodell, in dem sich mehrere Personen dieselben Tische teilen. Statt eines festen Platzes bucht jeder den Tisch für den Tag, an dem er kommt.
- Flexoffice
- Sammelbegriff für Büros ohne feste Sitzordnung. Meint dasselbe Grundprinzip wie Desk-Sharing: Platz nach Bedarf statt nach Zuteilung.
- Hot-Desking
- Die englische Bezeichnung dafür, sich kurzfristig einen freien Tisch zu nehmen, ohne dass er einem dauerhaft gehört.
- Arbeitsplatz-Kategorie
- Fasst Plätze einer Art zusammen, etwa einen Großraum oder die Tiefgarage. An ihr hängen Kapazität, Verfügbarkeit, Ausstattung und die buchungsberechtigte Gruppe.
- Ressource
- Der einzelne buchbare Eintrag in einer Kategorie: dieser eine Schreibtisch, Raum oder Stellplatz, mit seinen eigenen Merkmalen.
- Standardplanung
- Ein hinterlegter Wochenrhythmus. Je Wochentag steht fest, welcher Platz reserviert wird; ab dem Stichtag läuft er von selbst, einzelne Tage bleiben überschreibbar.
- Mitarbeiterübersicht
- Die Sicht über das ganze Team: an welchem Tag wer auf welchem Platz sitzt. Sie zeigt auf einen Blick, wer heute im Büro ist.
Zugriff
Rechte sitzen an der Gruppe, nicht an der Person.
Wer welche Plätze buchen darf, entscheidet die berechtigte Benutzergruppe an der Kategorie. Ein Coworking-Bereich steht damit allen offen, ein besonders ausgestatteter Raum nur dem Team, das ihn braucht. Weil das Recht an der Gruppe hängt und nicht am einzelnen Namen, verliert es automatisch, wer die Gruppe verlässt, ganz ohne Hand-Arbeit an einzelnen Rechten.
Die Buchungs- und Anwesenheitsdaten liegen in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main und werden ausschließlich in der EU verarbeitet. Vertragspartner ist die 5 POINT AG aus Darmstadt. Die Arbeitsplatzverwaltung gehört zur light-Edition und teilt sich den Login mit Teamwork, der Zeiterfassung und den HR-Grundfunktionen.
Verwandte Module
Was an die Arbeitsplatzverwaltung anschließt.
Wer Plätze bucht, arbeitet meist auch mit Zeit, Team und Personaldaten im selben System. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Zeiterfassung online
Wer im Büro ist, erfasst dort Anwesenheit und Projektzeit. Beides läuft am selben Mitarbeiter, im selben Login.
- Anwesenheit und Projektzeit
- Stempeln per Browser, App, Tablet
- Übergabe an HR-Konten
Teamwork
Kalender, Boards, Wiki und Forum für die hybride Zusammenarbeit. Wer den Bürotag plant, plant das Team-Treffen gleich mit.
- Teamkalender für gemeinsame Tage
- Boards für die laufende Arbeit
- Microsoft-Teams-Integration optional
HR-Software
Personalakte, Urlaub und Abwesenheiten am Mitarbeiter. Der feste Arbeitsort einer Person lebt im selben Personalstamm.
- Urlaub, Überstunden, Krankheit
- Personalakte mit Berechtigungen
- Standard-Arbeitsorte pro Person
Erstgespräch
Passt die Arbeitsplatzverwaltung zu Ihrem Büro?
Sie zeigen uns Ihre heutige Belegung, wir zeigen Ihnen, was eine Buchung daraus macht. Danach entscheiden Sie, ob sich der Umstieg für Ihr Team lohnt.
Arbeitsplatzverwaltung: Plätze, Räume und Parkplätze im Voraus buchen
Eine Arbeitsplatzverwaltung ist ein Online-Werkzeug, mit dem ein Unternehmen seine Schreibtische, Räume und Parkplätze freigibt und Mitarbeiter sie im Voraus buchen. Sie passt zu flexiblen Bürokonzepten wie Desk-Sharing, Flexoffice und Hot-Desking, bei denen niemand mehr einen fest zugewiesenen Platz hat.
Statt einer Excel-Liste und Nachfragen im Chat wählt jeder Mitarbeiter selbst einen Tag und einen freien Platz, halb- oder ganztags. Das Unternehmen entscheidet, welche Plätze überhaupt buchbar sind, ordnet sie in Kategorien und legt pro Platz Ausstattung und berechtigte Gruppe fest. So bleibt die Belegung übersichtlich, auch wenn die halbe Belegschaft im Wechsel kommt.
Häufige Fragen zur Arbeitsplatzverwaltung
Was lässt sich überhaupt buchen?
Einzelne Schreibtische, ganze Räume oder Büros und Parkplätze, jeweils für einen Tag, halb- oder ganztags. An jedem Platz hängen seine Ausstattung und die Gruppe, die ihn buchen darf. Eine Reservierung ändert man später über das Stift-Icon am Tag, statt sie neu anzulegen.
Wie läuft Desk-Sharing konkret ab?
Das Unternehmen gibt Plätze frei und sortiert sie in Kategorien. Der Mitarbeiter öffnet den Tag, sieht die freien Tische und greift sich einen. Wer immer am selben Wochentag kommt, hinterlegt das einmal als Standardplanung und meldet sich nur für Ausnahmen von Hand.
Was genau macht die Standardplanung?
Sie hält pro Wochentag fest, welchen Platz jemand bekommt, und trägt ihn ab einem Stichtag jede Woche automatisch ein. Braucht ein Tag eine Abweichung, überschreibt der Mitarbeiter nur diesen, der Rest des Rhythmus bleibt unberührt.
Sehe ich, wer von den Kollegen vor Ort ist?
Ja, über die Mitarbeiterübersicht. Sie listet je Tag, wer welchen Platz gebucht hat, und macht damit die übliche Morgenrunde im Chat überflüssig. So lässt sich ein gemeinsamer Bürotag auf den Tag legen, an dem ohnehin die meisten da sind.
Gehört der Parkplatz mit dazu?
Ja. Ein Stellplatz ist eine eigene Ressource mit eigenen Merkmalen, etwa überdacht oder mit Ladesäule. Er lässt sich zusammen mit dem Schreibtisch oder für sich allein reservieren, halb- oder ganztags.
Kann ich einen Besprechungsraum mit Uhrzeit buchen?
Ein Raum oder Büro ist als Ressource für einen Tag buchbar, halb- oder ganztags, nicht in Stundenslots. Den eigentlichen Termin mit Uhrzeit legen Sie als Eintrag im Teamkalender an. Kurz gesagt: die Platzbuchung sichert den Raum für den Tag, der Kalender die Uhrzeit.
Gibt es einen anklickbaren Sitzplan?
Nein, einen grafischen Grundriss gibt es nicht. Plätze stehen als Liste mit Kategorie und Ausstattung, gebucht wird über die Auswahl von Tag und Platz, nicht über das Antippen einer Bürokarte.
Wer entscheidet, welche Plätze jemand buchen darf?
Das steuert die berechtigte Benutzergruppe an der Kategorie. Ein offener Bereich steht allen zur Verfügung, ein spezieller Platz nur seiner Gruppe. Da das Recht an der Gruppe sitzt, passt es sich von selbst an, wenn jemand die Abteilung wechselt.
In welcher Edition steckt die Arbeitsplatzverwaltung?
In der light-Edition, gemeinsam mit Teamwork und den HR-Grundfunktionen im selben System. Welche Edition zu Ihrem Haus passt, klären wir im Erstgespräch; die Preise stehen auf der Preisseite.
Erstgespräch
Bürobelegung in 15 Minuten geprüft.
Wir gehen Ihre Plätze, Parkplätze und Buchungsregeln durch und sagen ehrlich, ob die Arbeitsplatzverwaltung zu Ihrem Alltag passt.