Drei getrennte Tools
- Anwesenheit im Excel-Plan, den kaum jemand pflegt
- Termine im Outlook, getrennt vom Rest
- Stunden in einer separaten Erfassung, je nach Ort anders gehandhabt
- Wer wann wo arbeitet, steht nirgends an einem Ort
Hybrides Arbeiten: Büro, Home-Office und unterwegs in einem System.
Wer hybrid arbeitet, stempelt mal im Büro, mal zu Hause, mal beim Kunden. teamspace führt die drei Orte in einer Stundenaufzeichnung zusammen, lässt jeden seinen Bürotag selbst buchen und zeigt im Team, wer wann da ist. Ein Anwendungsfall des Arbeitsplatzmanagements.
Der Vergleich
Drei getrennte Tools oder ein System?
teamspace
- Büro-, Home-Office- und Außendienst-Tage am selben Mitarbeiter
- Stunden in einer Aufzeichnung, egal von wo gestempelt wird
- Wer wann im Büro sitzt, steht in der Mitarbeiterübersicht
- Ein Login für Buchung, Stempel und Auswertung
Drei Orte
Ein Mitarbeiter, drei Arbeitsorte, eine Aufzeichnung.
Dieselbe Person sitzt mal im Büro, mal zu Hause, mal beim Kunden. An jedem Ort wird die Anwesenheit anders erfasst, der gebuchte Schreibtisch im Büro, der Browser-Stempel im Home-Office, die installierte Web-App unterwegs. Am Ende landet alles in einer Stundenaufzeichnung am selben Mitarbeiter.
KL eine Woche
K. Lang
Vertragszeit 40 h · Mo–Fr
Büro
Schreibtisch D-204 gebucht
Stempel Tablet / Browser
Arbeitsort Büro
Home-Office
Stempel Browser
Pausen automatisch
Arbeitsort Home-Office
Unterwegs
Stempel App (PWA)
Ort beim Kunden
Arbeitsort extern
Eine Stundenaufzeichnung · Beginn, Ende und Pausen, lückenlos in einer Stundenaufzeichnung
Stempeln
Stempeln, egal wo gearbeitet wird.
Ob jemand im Büro, im Home-Office oder beim Kunden sitzt, ändert nichts an der Erfassung. Mit einem Klick meldet er sich an und ab, Pausen rechnet das System nach den hinterlegten Regeln selbst ein. Beginn, Ende und Pausen stehen am selben Tag in derselben Aufzeichnung, im Sinne des EuGH-Urteils zur Arbeitszeitaufzeichnung.
Der Arbeitsort fährt als Kategorie mit: Büro, Home-Office oder externe Arbeit. Gestempelt wird am Browser, als installierte Web-App auf dem Smartphone oder am Tablet, das im Eingang als Terminal steht. Wie das Stempeln zu Hause läuft, vertieft die Zeiterfassung im Home-Office.
Wozu ein System
Was hybrides Arbeiten in einem System bringt.
Eine Aufzeichnung über alle Orte
- Büro, Home-Office und unterwegs in einem Stundenkonto
- Beginn, Ende und Pausen lückenlos, egal von wo
- Der Arbeitsort fährt je Buchung als Kategorie mit
Der Bürotag gehört dem Team
- Vorab sichtbar, wer vom Team denselben Tag da ist
- Den gemeinsamen Vor-Ort-Tag ohne Kettenmails legen
- Schreibtisch und Parkplatz vorher selbst gebucht
Auswertbar statt geschätzt
- Home-Office-Anteil als Kennzahl auf Knopfdruck
- Arbeitsort über alle Mitarbeiter auswertbar
- Eine Grundlage für Entscheidungen über die Bürofläche
Standardplanung
Den Büro-Rhythmus hinterlegt man einmal.
Ein hybrider Arbeitsalltag hat selten ein festes Muster für alle, aber fast jeder hat sein eigenes. Wer regelmäßig dienstags und donnerstags vor Ort ist, hinterlegt das als Standardplanung: pro Wochentag steht, ob Büro mit reserviertem Schreibtisch oder Home-Office. Ab einem Gültigkeitsdatum gilt der Plan automatisch, Woche für Woche.
Verschiebt sich eine Woche, greift niemand in die ganze Planung ein. Der einzelne Tag wird überschrieben, der Rest läuft weiter. So muss nur die Ausnahme von Hand gebucht werden, der Normalfall trägt sich selbst.
„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich."
Microsoft Teams
Teams für Termine, ohne falsches Versprechen.
Termine lassen sich im teamspace-Kalender als Microsoft-Teams-Meeting anlegen und direkt aus dem Kalender beitreten, die Einladung geht automatisch raus. Teams-Telefonate erscheinen in einer Übersicht und in der Anrufliste des CRM. Die Anbindung aktiviert der Kunde mit seinem eigenen Microsoft-Account.
Was teamspace bewusst nicht tut: den Teams-Präsenz-Status übernehmen oder anhand des Outlook-Kalenders automatisch einen Schreibtisch vorschlagen. Den Bürotag bucht jeder selbst. Mehr zum Umfang steht auf der Microsoft-Teams-Integration.
Erstgespräch
Wie sieht Ihre Hybrid-Woche aus?
Erzählen Sie uns von Ihrem Mix aus Büro, Home-Office und Außendienst. Wir zeigen Ihnen, wie sich das in teamspace abbilden lässt, von der Buchung bis zur Stundenaufzeichnung.
Mehr aus dem Arbeitsplatzmanagement
Anwendungsfälle rund um flexible Büros.
Hybrides Arbeiten ist einer von mehreren Bereichen des Arbeitsplatzmanagements. Die angrenzenden Themen teilen sich dieselben Plätze, Buchungen und Benutzergruppen.
Desk-Sharing
Geteilte Schreibtische, die jeder für seinen Bürotag im Voraus bucht, kein fester Platz mehr.
Mehr erfahrenArbeitsplatzverwaltung
Räume, Büros und Parkplätze als buchbare Ressourcen mit Kapazität und Ausstattung.
Mehr erfahrenZeiterfassung im Home-Office
Stempeln zu Hause am selben Login, mit Pausenregeln und lückenloser Aufzeichnung.
Mehr erfahren
Im Überblick
Hybrides Arbeiten ist ein Teil des Arbeitsplatzmanagements.
Der Bürotag im hybriden Modell ist ein Anwendungsfall des Arbeitsplatzmanagements. Wie teamspace Buchung, Standardplanung, die Mitarbeiterübersicht und die freien Plätze zusammenführt, zeigt die Übersicht zur Arbeitsplatzmanagement-Software.
Zur Arbeitsplatzmanagement-SoftwareAuswertung
Der Arbeitsort ist auswertbar, nicht nur geschätzt.
Weil der Arbeitsort an jeder Buchung hängt, lässt er sich auswerten. Der Home-Office-Anteil erscheint als Kennzahl im Personalcontrolling, neben Krankenquote, Überstunden und Auslastung. So sieht die Geschäftsführung, wie viel im Büro und wie viel zu Hause gearbeitet wird, ohne dass jemand zählt.
Das ist die Grundlage für nüchterne Entscheidungen über die Bürofläche. Wer real auswerten kann, wie oft das Büro voll ist, mietet keine Fläche für eine Vollbesetzung, die nie eintritt. Für die Personaleinsatzplanung im Detail steht daneben die Kapazitätsplanung, die Urlaub, Krankheit und Vertragsarbeitszeit berücksichtigt.
In Zahlen
Vier Eckpunkte des hybriden Arbeitens.
Was den Unterschied macht zwischen drei getrennten Tools und einem System, in dem Büro, Home-Office und Außendienst zusammenlaufen.
- Drei Orte
ein Stundenkonto
Büro, Home-Office und unterwegs am selben Mitarbeiter
- Beginn, Ende
und Pausen lückenlos
im Sinne des EuGH-Urteils zur Arbeitszeitaufzeichnung
- Ein Klick
Bürotag gebucht
Schreibtisch und Parkplatz vorab, selbst gebucht
- light
Edition mit dabei
im selben System wie Teamwork und die HR-Grundfunktionen
Hintergrund
Hybrides Arbeiten heißt: mehrere Orte, eine Logik.
Hybrides Arbeiten bezeichnet ein Modell, in dem Mitarbeiter ihre Arbeit zwischen dem Büro, dem Home-Office und unterwegs aufteilen, statt jeden Tag am selben Platz zu sitzen. Seit verteiltes Arbeiten zur Norm geworden ist, stellt sich für jeden Dienstleister dieselbe Frage: Wie hält man Anwesenheit, Stunden und Bürobelegung zusammen, wenn nicht mehr alle gleichzeitig vor Ort sind?
Die meisten Organisationen lösen das mit drei getrennten Werkzeugen, einer Excel-Liste für die Anwesenheit, dem Outlook-Kalender für Termine und einer eigenen Zeiterfassung. teamspace führt die drei Stränge in einem System zusammen. Wer ins Büro kommt, bucht seinen Schreibtisch; wer zu Hause oder beim Kunden arbeitet, stempelt am selben Login; und wer wissen will, wer wann vor Ort ist, liest die Mitarbeiterübersicht.
Die Buchungs- und Anwesenheitsdaten liegen in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, verarbeitet ausschließlich in der EU. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft mit Sitz in Darmstadt. Das Arbeitsplatzmanagement gehört zur light-Edition und läuft im selben System wie Teamwork und die HR-Grundfunktionen.
Verwandte Module
Was an das hybride Arbeiten anschließt.
Wer Büro und Home-Office in einer Logik führt, arbeitet meist auch mit Zeit, Team und Personaldaten im selben System. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Zeiterfassung online
Wer im Büro, zu Hause oder unterwegs ist, erfasst dort seine Anwesenheit und Projektzeit, am selben Mitarbeiter, im selben Login.
- Anwesenheit und Projektzeit
- Stempeln per Browser, App, Tablet
- Pausen- und Tagesgrenze konfigurierbar
Teamwork
Boards, Wiki, Forum und Teamkalender für die hybride Zusammenarbeit. Wer den Bürotag plant, plant das Team-Treffen gleich mit.
- Teamkalender für gemeinsame Tage
- Boards für die laufende Arbeit
- Microsoft-Teams-Integration optional
HR-Software
Personalakte, Urlaub und Abwesenheiten am Mitarbeiter. Der Standard-Arbeitsort einer Person lebt im selben Personalstamm.
- Urlaub, Überstunden, Krankheit
- Personalakte mit Berechtigungen
- Standard-Arbeitsorte pro Person
Erstgespräch
Passt das zu Ihrem hybriden Alltag?
Sie zeigen uns, wie sich Büro, Home-Office und Außendienst bei Ihnen verteilen, wir zeigen Ihnen, was teamspace daraus macht. Danach entscheiden Sie in Ruhe.
Was hybrides Arbeiten leistet
Hybrides Arbeiten ist Standard geworden. Die meisten Organisationen führen die drei Welten Büro, Home-Office und Außendienst trotzdem in getrennten Werkzeugen: ein Excel-Anwesenheitsplan, Outlook-Termine, eine separate Zeiterfassung. teamspace führt sie in einem System zusammen, von der Buchung des Bürotags bis zur Stundenaufzeichnung am selben Mitarbeiter.
Stempeln über Büro, Home-Office und unterwegs
Browser im Home-Office, installierbare Web-App (PWA) unterwegs, Tablet-Terminal oder Browser im Büro: Alle Wege buchen in dieselbe Aufzeichnung. Beginn, Ende und Pausen stehen lückenlos in einem Stundenkonto, im Sinne des EuGH-Urteils zur Arbeitszeitaufzeichnung, und der Arbeitsort fährt als Kategorie mit. Mehr auf der Zeiterfassung im Home-Office.
Passt das zu Ihren Anforderungen?
Sie überlegen, ob teamspace das hybride Arbeiten in Ihrer Organisation tragen soll? Im 15- bis 30-minütigen Termin schauen wir auf Ihren Mix aus Büro, Home-Office und Außendienst und sagen ehrlich, wie sich das abbilden lässt.
Häufige Fragen zum hybriden Arbeiten
Wie kommen Büro-, Home-Office- und Außendienst-Zeiten zusammen?
Alle Stempel-Wege buchen in dieselbe Aufzeichnung am selben Mitarbeiter. Gestempelt wird am Browser zu Hause, als installierte Web-App (PWA) unterwegs sowie am Tablet-Terminal oder Browser im Büro. Der Arbeitsort fährt als Kategorie mit, Beginn, Ende und Pausen stehen lückenlos in einem Konto.
Gibt es eine Quote oder Mindest-Bürotage?
teamspace erzwingt keine Quote und keine Mindest-Bürotage automatisch. Feste Bürotage bilden Sie über die Standardplanung pro Wochentag ab; wie viele Tage jemand vor Ort ist, vereinbaren Sie im Team. Die Software bucht und zeigt die Plätze, sie schreibt keine Regel vor.
Wie plane ich feste Bürotage?
Über die Standardplanung legen Sie pro Wochentag fest, welcher Schreibtisch reserviert wird, etwa dienstags und donnerstags im Büro. Die Planung wiederholt sich ab einem Gültigkeitsdatum jede Woche. Einzelne Tage lassen sich abweichend buchen, ohne die ganze Planung zu ändern.
Sehe ich vorab, wer am selben Tag im Büro sein wird?
Ja. Die Mitarbeiterübersicht zeigt für die kommenden Wochen, welcher Kollege an welchem Tag einen Platz gebucht hat. So lässt sich ein gemeinsamer Vor-Ort-Tag auf einen Tag legen, an dem die richtigen Leute ohnehin kommen, statt ihn per Rundmail abzustimmen.
Wie ist die Microsoft-Teams-Anbindung?
Kalender-Termine lassen sich als Teams-Meeting anlegen und aus dem Kalender beitreten; Teams-Telefonate erscheinen in einer Übersicht und in der CRM-Anrufliste. Eine automatische Übernahme des Teams-Präsenz-Status oder ein Schreibtisch-Vorschlag aus dem Outlook-Kalender ist nicht Bestandteil. Den vollen Umfang zeigt die Seite zur Microsoft-Teams-Integration.
Brauche ich für unterwegs eine eigene App?
Nein. teamspace läuft im Browser und lässt sich als installierbare Web-App (PWA) auf dem Smartphone ablegen, mit App-Icon und Vollbild. Eine native App aus dem App- oder Play-Store gibt es nicht, und ohne Verbindung lässt sich nicht stempeln.
Wie wirkt das auf die Personalplanung?
Der Arbeitsort ist auswertbar: Der Home-Office-Anteil erscheint als Kennzahl im Personalcontrolling. Für die Einsatzplanung im Detail steht die Kapazitätsplanung bereit, die Urlaub, Krankheit und Vertragsarbeitszeit berücksichtigt. Eine automatische Verteilung nach Büro- und Home-Office-Tagen ist nicht Bestandteil.
In welcher Edition ist das enthalten?
Das Arbeitsplatzmanagement mit der Buchung der Bürotage gehört zur light-Edition und läuft im selben System wie Teamwork und die HR-Grundfunktionen. Welche Edition zu Ihnen passt, klären wir im Erstgespräch; die Preisübersicht steht auf der Preise-Seite.
Erstgespräch
Hybrides Arbeiten in 15 Minuten geprüft.
In 15 bis 30 Minuten besprechen wir Ihren Mix aus Büro, Home-Office und Außendienst. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, wie sich das in teamspace abbilden lässt.