Kampagnenmanagement: Aktionen an Ihre Kontakte, aus dem CRM gesteuert.

Eine Kampagne kennt mehrere Vorgangstypen. Sie kombinieren sie frei, von der Serienmail bis zum Brief per Post.

• Serienmail mit HTML-Text, Betreff und Platzhaltern für Anrede und Abmeldelink. Vor dem Versand prüfen Sie alles an einer Testmailadresse.
• Serienbrief als PDF, formatiert über ein hinterlegtes Brief-Layout aus der Konfiguration, mit Briefkopf und Schrift aus einem Guss.
• Kontaktbericht druckt Adressetiketten für die ausgewählten Kontakte, direkt aus dem System.
• CRM-Vorgang für eine Telefonaktion, dazu der Export, wenn Sie die Serienbrief-Datei extern weiterverarbeiten.

Bei vielen Empfängern verschickt der Server die Mails in Chargen; einen Versandzeitpunkt legen Sie bei Bedarf vorher fest.

Nicht jede Kampagne verschickt etwas. Sie funktioniert genauso als schlichte Klammer um eine Gruppe von Kontakten, die später wieder auffindbar sein soll.

• Teilnehmer einer Seminarreihe, Empfänger eines Weihnachtsgeschenks, Besucher am Messestand: einmal als Kampagne gebündelt, bleibt die Gruppe beisammen.
• Zuordnen geht von beiden Seiten: aus der Kontaktliste heraus oder direkt über die Stammdaten eines einzelnen Kontakts.
• Die Zugehörigkeit bleibt vermerkt, sodass Sie später nachsehen, wer dazugehört hat, ganz ohne dass je eine Mail rausging.

So wird die Kampagne zur praktischen Überkategorie: ein Etikett, das Kontakte gruppiert und sie für eine spätere Ansprache griffbereit hält.

Im Vorgangsdialog richten Sie eine automatische Abfolge ein. Mehrere Mails gehen in der von Ihnen gesetzten Reihenfolge raus, im Abstand von Tagen, Wochen oder Monaten.

• Folgevorgänge bedingungsgesteuert: der nächste Schritt startet nach einer Frist oder erst, wenn der vorige erledigt ist.
• Lead-Strecke: Interessenten über einen längeren Zeitraum mit Inhalten versorgen, ohne dass jemand täglich daran denkt.
• Läuft auch bei Abwesenheit: die Serie geht weiter, wenn jemand krank oder im Urlaub ist.

Einmal als Vorlage angelegt, betreut die Kampagne Interessenten und Kunden weiter, während das Team an anderem arbeitet.

Nicht jede Aktion ist eine Mail. Für die telefonische Ansprache hält teamspace die Versuche an einem Vorgang zusammen, statt für jeden Anruf einen neuen anzulegen.

• Anrufversuche dokumentiert: nicht erreicht, Mailbox, Termin vereinbart, alles in einem Nachhaken-Vorgang.
• Wiedervorlage am Stichtag: ein offener Vorgang erinnert den Bearbeiter automatisch, sobald das Datum erreicht ist.
• Messekontakte abarbeiten: eine Liste priorisieren und als Telefonaktion systematisch durchgehen.

So geht kein Kontakt verloren, nur weil beim ersten Versuch niemand abgenommen hat.

Eine Aktion endet nicht beim Versand. Wer auf eine Kampagne reagiert, ist ein Anknüpfungspunkt für den Vertrieb, und der Weg dorthin bleibt im selben System.

• Reaktion wird zum Vorgang am Kontakt: eine Anfrage, ein Bedarf, ein Angebot, mit Wiedervorlage, solange er offen ist.
• Vorgänge bleiben am Kontakt: jede Berührung steht in der Akte, auch wenn der Account-Owner wechselt.
• Als Ausbaustufe wird daraus eine Vertriebschance mit Phase und Wahrscheinlichkeit, im Trichter samt Forecast verfolgt. Vertriebschancen, Trichter und Forecast gehören zum Vertriebsprozess der Enterprise-Edition.

So führt der Weg von der ersten Ansprache bis zum Auftrag über dieselben Kontakte, ohne dass jemand Daten in ein zweites Tool überträgt.