Ohne Add-in
- Jede Anfrage wird von Hand ins Ticketsystem übertragen
- Der Stand einer Mail bleibt im Postfach unsichtbar
- Anhänge liegen verstreut in einzelnen Postfächern
- Folgemails landen irgendwo, nicht am Vorgang
Outlook Add-in für Dienstleister, das aus jeder Mail ein Ticket macht.
Ein Outlook Add-in ist eine Erweiterung, die eine Geschäftsanwendung direkt ins Outlook-Fenster holt. Bei teamspace heißt das: Aus einer Kunden-Mail wird per Klick ein Ticket, mit Kanal, Status und Besitzer, und den weiteren Verlauf sehen Sie als Vorschaukarte in Outlook. Teil der Service Desk Software in teamspace, ohne Modul-Aufpreis.
Ohne und mit Add-in
Was sich ändert, wenn das Ticket in Outlook entsteht.
Mit dem Add-in
- Aus der Mail wird per Klick ein Ticket, ohne Outlook zu verlassen
- Kontakte und Termine gleichen sich mit teamspace ab
- Anhänge wandern versioniert ins Dateimanagement
- Folgemails ordnen sich über die Ticket-Nummer von selbst zu
Im Posteingang
teamspace öffnet sich neben dem Posteingang.
Statt Mails von Hand ins System zu übertragen, legt das Add-in das Ticket dort an, wo die Mail liegt. Aus dem Posteingang heraus wählen Sie Kanal, Status und Besitzer, und der Status kommt als Vorschaukarte zurück nach Outlook.
Outlook m.krause@dienstleister.de
Posteingang
Von 09:14
v.voigt@heyer-plan.de
Re: Anbindung Schnittstelle
Guten Tag, beim Import über die neue Schnittstelle bricht der Lauf ab. Können Sie sich das ansehen?
Angebot_Schnittstelle.pdf
TEAMSPACE Add-in
Als Ticket anlegen
Kanal Support
Status Neu
Besitzer Ich
#4711 In Arbeit
Vorschaukarte in Outlook
Bearbeiter
M. Krause
Kanal
Support
Eingegangen
vor 2 Std
letzter Vorgang · an Support übergeben
Aus der Mail wird ein Ticket mit eigener Nummer. Den Status sehen Sie weiter in Outlook.
Aus der Mail
Aus der Mail wird ein Ticket.
Viele Anfragen kommen weiter über das persönliche Postfach, nicht über die Service-Adresse. Wer den Überblick behalten will, müsste solche Mails von Hand ins System übertragen. Das Add-in nimmt diesen Schritt ab.
- Mail wird Ticket, mit drei Angaben: beim Anlegen wählen Sie den Ticketkanal, den Status und ob Sie sich selbst als Besitzer eintragen. Betreff und Inhalt der Mail füllen Titel und Beschreibung.
- Eine eindeutige Ticket-ID entsteht für die Anfrage. Antwortet der Kunde später, ordnet sich die Folgemail über die ID automatisch demselben Ticket zu.
- Der Absender trifft den CRM-Kontakt, sodass das Ticket gleich an der richtigen Kundenakte hängt. Von dort übernimmt der Service Desk mit Kanälen, Status und Verantwortlichkeit.
„Wir arbeiten hauptsächlich mit der Budgetspalte."
Nachverfolgen
Den Ticketstatus verfolgen Sie in Outlook.
Ein Ticket anzulegen ist die eine Hälfte. Die andere ist zu wissen, was daraus geworden ist, ohne in ein zweites Tool zu wechseln. Dafür zeigt das Add-in eine Vorschaukarte zum Ticket direkt in Outlook.
- Die eindeutige Ticket-ID macht die Anfrage wiederauffindbar, auch Wochen später.
- Bearbeiter, Kanal und Status stehen offen, dazu die Zeit, die seit dem Eingang vergangen ist.
- Der letzte Vorgang ist sichtbar, etwa ob das Ticket an jemanden übergeben oder bereits geschlossen wurde. So bleibt der Überblick im Postfach.
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren Posteingang an.
Wir öffnen das Add-in mit Ihrem Outlook und Ihrer Microsoft-365-Umgebung und gehen den Weg von der Mail zum Ticket einmal gemeinsam durch.
Abgleich
Kontakte und Termine bleiben aktuell.
Für viele Mitarbeitende ist Outlook der primäre Kontakt- und Kalender-Speicher. Damit teamspace und Outlook nicht auseinanderlaufen, gleicht das Add-in beide Seiten ab, in beide Richtungen.
- Kontakte einmal gepflegt, in Outlook und teamspace gleich aktuell. Ein neuer Ansprechpartner muss nicht zweimal angelegt werden.
- Termine im Abgleich, sodass ein Meeting im Outlook-Kalender und im Teamkalender übereinstimmt.
- In beide Richtungen: was in Outlook entsteht, steht in teamspace, und umgekehrt, ohne dass jemand doppelt pflegt.
Anhänge
Anhänge landen am richtigen Objekt.
Anhänge sind oft der wertvollste Teil einer Mail: Verträge, Angebote, Spezifikationen. In einer Outlook-Suche sind sie schwer wiederzufinden. Das Add-in legt sie strukturiert ab.
- Per Klick ins Dateimanagement, am richtigen Kunden, Projekt oder Auftrag, statt im Postfach begraben.
- Mit Versionierung: lädt jemand eine neuere Fassung nach, bleibt die alte erhalten und nachvollziehbar.
- Berechtigungen je Ablageort, sodass nur sieht, wer den Vorgang ohnehin bearbeitet.
teamspace in Zahlen
Hinter dem Add-in steht ein Hersteller.
Das Outlook Add-in kommt nicht von einem Drittanbieter, sondern aus demselben Haus wie teamspace, seit über zwanzig Jahren im DACH-Mittelstand entwickelt.
- 1999
in Darmstadt entwickelt
- 400
Kunden im DACH-Raum
- 20.000
aktive Nutzer
- EU
Datenverarbeitung ausschließlich
Funktionsumfang
Das Outlook Add-in in zwei Bereichen.
Was im Postfach passiert, und was die IT für die Einrichtung wissen muss.
Im Postfach
- Outlook-Mail per Klick zum Ticket
- Kanal, Status und Besitzer beim Anlegen wählen
- Eindeutige Ticket-ID für jede Anfrage
- Folgemails ordnen sich der ID automatisch zu
- Vorschaukarte mit Bearbeiter, Kanal, Status und vergangener Zeit
- Letzter Vorgang sichtbar im Postfach
- Anhänge versioniert ins Dateimanagement übernommen
- Kontakte und Termine mit teamspace abgeglichen
Voraussetzungen und Ausrollen
- Microsoft 365 und Outlook 2019 oder neuer
- Outlook im Browser, auf dem Desktop und für Mac
- Aus dem Microsoft AppSource oder per Side-Loading
- Zentral durch die IT-Administration ausgerollt
- Anmeldung über ein Geräte-Passwort
- Hosting im ISO-27001-Rechenzentrum in Frankfurt am Main
Installation
Aus dem AppSource installiert, zentral ausgerollt.
Ein Werkzeug, das jeder im Service nutzt, darf bei der Einrichtung keine Hürde sein. Das Add-in liegt auf der Microsoft-Plattform, dort, wo die IT ohnehin verwaltet.
- Über Microsoft AppSource installiert, oder per Side-Loading durch die IT-Administration, wenn der Marktplatz nicht der Weg sein soll.
- Zentral ausgerollt: einmal eingerichtet, steht das Add-in der ganzen Organisation zur Verfügung, ohne dass jeder es selbst installiert.
- Anmeldung per Geräte-Passwort, dem eigenen Passwort für Anwendungen ohne Single Sign-on. Was im Detail nötig ist, klären wir vor der Einrichtung.
Vergleich
Wo das Add-in mehr ist als Copy-Paste.
An welchen Stellen sich ein angebundenes Outlook Add-in vom Übertragen der Mail von Hand unterscheidet.
Funktion
Mail von Hand übertragen
teamspace mit Add-in
Empfohlen Aus der Mail ein Ticket per Klick
manuell
Kanal, Status und Besitzer beim Anlegen wählen
Eindeutige Ticket-ID, Folgemails automatisch zugeordnet
Ticketstatus als Vorschaukarte in Outlook
Mail-Absender wird zum CRM-Kontakt
manuell
Kontakte und Termine abgeglichen
variiert
Anhänge versioniert im Dateimanagement
Zentral über AppSource ausgerollt
variiert
Hosting im ISO-27001-Rechenzentrum in Frankfurt
variiert
Anwendungsfälle
Sechs Wege durch den Service Desk.
Das Add-in bringt die Mail ins System. Diese Bereiche vertiefen, was davor und danach passiert, jeder auf einer eigenen Seite.
Ticketsystem
Drei Ticket-Arten, Kanäle, Status und Verantwortlichkeit im Detail.
Mehr erfahrenTicketing Software
Anfragen aus Mail, Telefon und Web-Service werden ein Ticket.
Mehr erfahrenSelf-Service-Portal
Kunden eröffnen Tickets selbst und sehen den Status.
Mehr erfahrenSLA-Management
Antwortzeiten pro Kunde, mit Restzeit und Warnung im Ticket.
Mehr erfahrenTicketabrechnung
Service-Zeit minutengenau, im Intervall oder pauschal abgerechnet.
Mehr erfahrenTicketprojekte
Aus dem Ticket ein Haupt-, Teilprojekt oder Arbeitspaket.
Mehr erfahrenSicherheit
Mail-Daten bleiben in Deutschland.
In Mails und Anhängen steht, was Kunden bewegt: Konditionen, Verträge, persönliche Kommunikation. Das Add-in übergibt an teamspace nur, was der Benutzer in den jeweiligen Kontext gibt, und teamspace verarbeitet diese Daten ausschließlich in der EU.
- Hosting in zwei georedundanten, ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt am Main, mit Verarbeitung ausschließlich in der EU.
- DSGVO-konform aufgesetzt, mit Auftragsverarbeitungs-Vertrag als Standard.
- Verschlüsselung: TLS im Transit, Storage-Volumes im Rechenzentrum verschlüsselt mit AES-256.
- Made in Germany: Entwicklung, Support und Betrieb durch die 5 POINT AG mit Sitz in Darmstadt, seit 1999.
Im Überblick
Das Outlook Add-in ist ein Teil des Service Desk.
Das Add-in bringt die einzelne Mail ins System. Wie teamspace den ganzen Service führt, von Kanälen über SLA und Eskalation bis zur Abrechnung aus dem Ticket, zeigt die Übersicht Service Desk Software.
Zur Service Desk SoftwareEinordnung
Wann sich ein Outlook Add-in lohnt.
Ein Outlook Add-in ist eine Erweiterung, die eine Geschäftsanwendung in das Outlook-Fenster einbettet. Statt zwischen Postfach und System hin und her zu springen, erledigt man die Übergabe dort, wo die Mail ohnehin liegt: aus der Anfrage wird ein Ticket, der Status bleibt in Outlook sichtbar, Kontakte, Termine und Anhänge gleichen sich ab.
Der Aufwand lohnt sich nicht ab der ersten Mail, sondern ab dem Punkt, an dem Kundenanfragen über persönliche Postfächer hereinkommen und im Team verteilt werden müssen. Sobald mehrere Personen denselben Kunden betreuen und niemand mehr sicher sagt, wer eine Anfrage gerade bearbeitet, reicht das Postfach nicht mehr. Ab da führt teamspace jede Anfrage als Vorgang weiter, ohne dass jemand sie abtippt, und der Bearbeiter sieht im gewohnten Outlook, was daraus geworden ist.
Glossar
Begriffe rund um das Outlook Add-in.
Häufig verwechselte Begriffe, präzise im teamspace-Modell verortet.
- Outlook Add-in
- Eine Erweiterung, die teamspace ins Outlook-Fenster holt. Aus einer Mail wird ein Ticket, und der Status bleibt in Outlook sichtbar.
- Microsoft AppSource
- Der Marktplatz von Microsoft, über den das Add-in installiert wird. Alternativ richtet die IT es per Side-Loading ein.
- Side-Loading
- Das Einrichten des Add-ins durch die IT-Administration, ohne den Weg über den AppSource-Marktplatz.
- Geräte-Passwort
- Ein eigenes Passwort für Anwendungen ohne Single Sign-on. Damit meldet sich das Add-in bei teamspace an.
- Ticket-ID
- Die eindeutige Nummer eines Tickets. Eingehende Folgemails ordnen sich anhand der ID automatisch demselben Ticket zu.
- Vorschaukarte
- Die Ticket-Ansicht im Outlook-Add-in. Sie zeigt Bearbeiter, Kanal, Status, die vergangene Zeit und den letzten Vorgang.
- Ticketkanal
- Eine Eingangs-Schleuse nach Thema und Zuständigkeit. Beim Anlegen aus Outlook wählt man, in welchen Kanal das Ticket läuft.
Verwandte Module
Woran das Add-in andockt.
Eine Mail steht selten allein: der Kunde im CRM, das Projekt dahinter, die Stunde, die gebucht wird. Hier die kürzesten Wege dorthin.
CRM-Software
Der Mail-Absender trifft über die Adresse die Kundenakte, das Ticket bleibt mit dem Kontakt verbunden.
- Mail-Absender wird zum Kontakt
- Kundenakte füllt sich von selbst
- Kontakte mit Outlook abgeglichen
Projektmanagement
Aus einem wachsenden Anliegen wird ein Ticketprojekt mit eigener Struktur, Fortschritt und Finanzen.
- Ticketprojekt mit einem Schritt
- Haupt-, Teilprojekt oder Arbeitspaket
- Ticket und Projekt fest verknüpft
Zeiterfassung online
Service-Stunden buchen direkt aus dem Ticket auf das Projekt und sind die Grundlage der Abrechnung.
- Buchen aus dem Ticket
- Abrechenbar oder intern getrennt
- Grundlage für die Faktura
Was ein Outlook Add-in im Service-Geschäft leistet
Im Service- und Vertriebs-Alltag eines Dienstleisters fließt ein Großteil der Kommunikation über Outlook. Anfragen, Kontaktdaten, Termine und Anhänge entstehen in Mails und müssen anschließend ihren Weg ins Service-, CRM- oder Projektsystem finden. Wer das von Hand erledigt, verliert Zeit und produziert Lücken.
Das Outlook Add-in von teamspace schließt diese Lücke im Postfach selbst. Aus einer Kunden-Mail wird per Klick ein Ticket, ein Anhang landet im richtigen Datei-Ordner, und der Bearbeiter sieht weiter in Outlook, was aus der Anfrage geworden ist. Ohne Tool-Wechsel, ohne Doppelerfassung.
Häufige Fragen zum Outlook Add-in von teamspace
Welche Outlook-Versionen werden unterstützt?
Microsoft 365 Outlook im Browser und auf dem Desktop, Outlook 2019 und 2021 sowie Outlook für Mac. Für ältere Versionen ist der Umfang eingeschränkt; die genaue Kompatibilität klären wir im Erstgespräch.
Wie wird das Add-in installiert?
Über Microsoft AppSource oder per Side-Loading durch die IT-Administration. Es lässt sich zentral für die gesamte Organisation ausrollen; die Anmeldung läuft über ein Geräte-Passwort. Die Details besprechen wir vor der Einrichtung.
Behält das Add-in den Ticketstatus im Blick?
Ja. Eine Vorschaukarte zeigt das Ticket direkt in Outlook: die eindeutige ID, den Bearbeiter, den Kanal, den Status, die seit dem Eingang vergangene Zeit und den letzten Vorgang. So sehen Sie den Stand, ohne teamspace zu öffnen.
Werden Kontakte und Termine übertragen?
Kontakte und Termine gleichen sich zwischen Outlook und teamspace ab, in beide Richtungen. Ein Kontakt muss nur einmal gepflegt werden und ist auf beiden Seiten aktuell.
Funktioniert das Add-in auch in Outlook im Browser?
Ja. Microsoft 365 Outlook im Browser wird unterstützt, ebenso der Desktop und Outlook für Mac. Aus einer Mail entsteht jeweils per Klick ein Ticket im Service Desk.
Was ist mit Microsoft Teams?
Teams ist eine getrennte, optionale Integration, die der Kunde mit seinem eigenen Microsoft-Konto aktiviert. Ist sie aktiv, erscheinen Teams-Telefonate in der CRM-Anrufliste, und aus einem Anruf lässt sich ein Ticket anlegen. Mehr auf Microsoft Teams Integration.
Erstgespräch
Ihr Outlook-Setup in 20 Minuten besprochen.
Zeigen Sie uns Ihren Posteingang und Ihre Microsoft-365-Umgebung, wir sagen Ihnen, wo das Add-in Arbeit spart und wo Ihr Postfach genügt.