Tickets mit System: Die Lösung für Ihre Kundenanfragen
Ihr Mailpostfach ist der Vielzahl von Kundenanfragen nicht mehr gewachsen? Dann setzen Sie auf eine Ticketing Software. teamspace ist darauf spezialisiert, dass Ihr Team eingehende Anfragen so schnell und effizient wie möglich bearbeiten kann.
Als Ticketing Software bündelt teamspace eingehende Anfragen per Mail und Telefon. Daraufhin kann ihr Team die Anfragen systematisch abarbeiten. Wann ein Ticket eingegangen ist und in welchem Status sich die Bearbeitung befindet, können Sie jederzeit ablesen.
Mails
Eingehende Mails landen automatisch als Ticket in Ihrem System. Sie können damit genauso arbeiten wie mit Mails in Ihrem Postfach. Tickets können allerdings noch viel mehr: Legen Sie Bearbeiter fest, Workflows, Fälligkeiten und vieles mehr.
Telefonate
Erfassen Sie eingehende Anrufe einfach als Ticket. Mit der teamspace Telefonschnittstelle geht das besonders einfach. Egal ob Festnetz oder Microsoft Teams Videochat, Telefonate werden automatisch dokumentiert und können weiter bearbeitet werden.
Ticketvorgänge dokumentieren
Eingehende Anfragen erhalten eine eindeutige ID. Alle Vorgänge werden anhand der ID ihrem Ticket zugeordnet. Dadurch landen z. B. Folgemails automatisch wieder beim ursprünglichen Ticket. Auch Telefonate können Sie direkt in einem Ticket erfassen.
Das hilft Ihrem Helpdesk, denn so behalten Sie immer den Überblick und sammeln im Ticket alles, was zusammengehört. Das ist deutlich praktischer als durch Mailverläufe zu scrollen und spart Ihrem Team wertvolle Zeit.
- Eindeutige Ticket-IDs für Kundenanfragen
- Sammeln Sie alle Ticketvorgänge wie Mails und Telefonate
Ticket-Workflows festlegen
Mit der teamspace Ticketing Software können Sie einfach festlegen, welche Arbeitsschritte Ihr Team in welcher Reihenfolge erledigen soll. Dazu verwenden Sie beliebige Ticketstatus. Ein einfacher Ablauf könnte wie folgt aussehen:
Offen
Eine Anfrage ist neu in Ihrem Ticketsystem eingegangen und wartet auf Bearbeitung.
In Arbeit
Die Anfrage wird aktuell bereits von einem Teammitglied bearbeitet.
Erledigt
Die Anfrage wurde beantwortet bzw. das Anliegen erfolgreich behoben.
Der Ticketstatus lässt sich dann immer genau von einem in den nächsten Zustand versetzen. So wissen Sie und Ihr Team immer genau Bescheid, was noch zu tun ist. Natürlich können Sie beliebige eigene Ticketstatus festlegen, z. B. für Nachfragen, Freigaben, verschobene oder abgebrochene Tickets. Bilden Sie mit teamspace einfach den Ticketprozess nach, den Sie sich wünschen.
„Bewerbungen müssen wir kanalisieren.“
Bei eingehenden Bewerbungen verliert man schnell den Überblick. WAHLER HR nutzt daher das Ticketsystem, um Bewerbungen direkt an die passende Stelle zu leiten und zu weiter zu bearbeiten.
Ticketkanäle und Rechte
Bringen Sie Ordnung in Ihre Kundenanfragen. Über Ticketkanäle stellen Sie sicher, dass Anfragen am richtigen Ort landen, z. B. Service-Anfragen am Helpdesk und Interessenten-Fragen beim Sales-Team. Richten Sie beliebig viele Ticketkanäle ein und legen Sie fest, wer Einträge lesen und bearbeiten darf.
Mithilfe eines umfangreichen Rechtesystems bestimmen Sie genau, wer Zugriff auf welche Ticketkanäle hat. Sowohl Beobachter mit lesendem Zugriff als auch Abonnenten lassen sich individuell einstellen.
- Unterschiedliche Ticketkanäle einrichten
- Beobachter und Abonnenten individuell einstellen
Tickets abrechnen
teamspace ist auch eine ideale Lösung für Ihren Support-Helpdesk. Sie möchten abgearbeitete Tickets auch beim Kunden abrechnen? Mit teamspace kein Problem. Dank integrierter Ticketabrechnung stellen Sie Rechnungen zu Ihrem Ticket-Support im Handumdrehen.
Die benötigte Arbeitszeit lässt sich einfach zuordnen und wird automatisch auf die Rechnung übertragen. Die passenden Adressdaten kommen aus dem CRM-Modul. So erstellen und versenden Sie Ihre Rechnung ganz nebenbei.
- Zeiten für Tickets erfassen und abrechnen
- Rechnung auf Knopfdruck erstellen und versenden
Service Level Agreements (SLAs) und Eskalationsstufen
Sie sind vertraglich an Reaktionszeiten gebunden oder möchten Ihren Service-Level optimieren? Dann sind Eskalationsstufen optimal für Sie geeignet. Damit regeln Sie, ob Tickets nach einer bestimmten Zeit automatisch den Kanal wechseln oder den Besitzer freigeben.
Ist ein Teammitglied beispielsweise krank oder im Urlaub, können Sie sicherstellen, dass seine Tickets trotzdem erledigt werden. So halten Sie Ihre SLAs ein und stellen sicher, dass alle Anfragen rechtzeitig bearbeitet werden.
Die Ticketing Software zeigt Ihnen darüber hinaus, die bereits verstrichene Zeit seit Eingang des Tickets direkt auf ihrer Vorschaukarte an. Dafür können Sie eigene Farbcodes in Form einer Ampel hinterlegen. Gibt es Handlungsbedarf lesen Sie das direkt am jeweiligen Ticket ab.
- Vertraglich vereinbarte Reaktionszeiten einhalten
- Die Lösung, wenn Ihre Teammitglieder mal krank oder im Urlaub sind
Funktionen der Ticketing Software im Überblick
Lassen Sie Mailpostfächer hinter sich und setzen Sie auf Ticketing Software
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