Wartungsvertrag · Heyer Plan AG Zeitbudget 20 h / Monat
20 h · aufgebraucht
6,0 h
5,0 h
5,0 h
4,0 h
2,5 h
im Budget · pauschal gedeckt über Budget · nach Aufwand
Ticketabrechnung: aus Service-Stunden wird die Rechnung.
Bearbeiter buchen ihre Stunden direkt am Ticket. Aus diesen Stunden entsteht die Rechnung: gegen ein Zeitbudget, nach Aufwand oder beides, einzeln oder gesammelt zum Monatsende. Versand als ZUGFeRD oder XRechnung, Übergabe an DATEV. Teil der Service Desk Software in teamspace, ohne Modul-Aufpreis.
Ausgangslage
Stunden, die nie auf der Rechnung landen?
- Service-Zeiten stehen verteilt in Excel, im Ticket und in Notizen
- Am Monatsende trägt eine Person den Aufwand mühsam zusammen
- Pauschale, Aufwand und Zuschläge geraten dabei durcheinander
Geleistete Arbeit bleibt liegen, statt auf die Rechnung zu kommen.
Übernahme
Der Aufwand landet ohne Abtippen im Auftrag.
Wer eine Anfrage löst, bucht seine Zeit am Ticket. Dieselbe Buchung trägt teamspace in den zugehörigen Auftrag, mit Tätigkeitsbeschreibung und Ticket-Kennung. Niemand sammelt am Monatsende Stunden aus Mails und Notizen zusammen.
- Zeitbuchung am Ticket, abrechenbar oder intern getrennt, fließt in den Auftrag des Kunden.
- Tätigkeit und Ticket-Kennung stehen als Referenz auf der späteren Rechnung, nachvollziehbar bis zum einzelnen Vorgang.
- Eine Plattform statt Erfassung, Freigabe und Faktura in drei getrennten Werkzeugen.
Zeitbudget
Das Zeitbudget erkennt selbst, wann es voll ist.
Ein Wartungsvertrag bekommt ein Zeitbudget pro Periode. Gebuchte Ticket-Stunden füllen es. An der Schwelle erkennt das System den Aufbrauch und verrechnet jede weitere Stunde nach der hinterlegten Regel.
Im Budget 20 h
Pauschal gedeckt
Die Stunden bis zur Budgetgrenze sind mit dem vereinbarten Pauschalbetrag abgegolten, ohne Einzelposten.
Über Budget + 2,5 h
Nach Aufwand verrechnet
Jede weitere Stunde läuft nach der hinterlegten Regel: minutengenau, im Service-Intervall oder zum Stundensatz des Vertrags.
Das Budget meldet sich selbst. Das System erkennt selbst, wann das Zeitbudget aufgebraucht ist, und verrechnet jede weitere Stunde nach der hinterlegten Regel.
Drei Stellschrauben
Jede Stunde wird nach ihrer Regel abgerechnet.
Die Ticketabrechnung erzwingt keine künstliche Trennung. Sie bildet ab, wie Service-Verträge in der Realität aussehen. Drei Einstellungen tragen das.
Service-Intervall
Leistung im festen Takt oder minutengenau.
Stellen Sie das Berechnungs-Intervall pro Vertrag ein. Leistungen werden in einem fixen Takt, zum Beispiel halbstündlich, oder minutengenau gerechnet.
- Fixer Takt, halbstündlich oder stündlich
- Alternativ minutengenaue Abrechnung
- Pro Vertrag eigene Regel
Interne und externe Zeiten
Kulanz bleibt draußen, Mindestzeit drin.
Unterscheiden Sie auf Wunsch zwischen internen und externen Zeiten. So lassen sich Mindest-Pauschalen abrechnen oder Kulanzzeiten aus der Rechnung ausnehmen.
- Kulanzzeiten von der Rechnung ausgenommen
- Mindest-Pauschalen pro Einsatz möglich
- Intern und extern sauber getrennt
Stundensatz und Zuschlag
Der richtige Satz steht von selbst.
teamspace zieht den korrekten Stundensatz heran, auch nach Mitarbeiter oder Kunde. Zuschläge für Nacht, Wochenende und Feiertag rechnet das System automatisch dazu.
- Satz nach Mitarbeiter oder Kunde
- Zuschläge Nacht, Wochenende, Feiertag
- Automatisch in die Rechnung übernommen
Erfassung
Stunden bucht der Bearbeiter direkt am Ticket.
Der Hebel der integrierten Abrechnung liegt in der Erfassung an der Quelle. Wer ein Anliegen bearbeitet, bucht seine Zeit während oder direkt nach der Lösung, statt sie am Wochenende zu rekonstruieren.
- Buchung mit Tätigkeit und Notiz am Ticket, per Klick oder über die Stoppuhr.
- Intern oder extern direkt beim Buchen gesetzt, abrechenbare Zeit ist sofort als solche markiert.
- Über die installierbare Web-App auch beim Vor-Ort-Einsatz, ohne separates Werkzeug.
Stundensatz
Stundensatz und Zuschlag stehen automatisch korrekt.
Welcher Satz für eine Buchung gilt, hängt selten an einer einzigen Zahl. teamspace löst das automatisch auf, auch wenn die Regeln nach Mitarbeiter und Kunde verschieden sind, und legt die fälligen Zuschläge dazu.
- Korrekte Stundensätze, auch komplexe Regeln nach Mitarbeiter und nach Kunde.
- Zuschläge automatisch: Nacht-, Wochenend- und Feiertagsarbeit wird ohne Nachrechnen berücksichtigt.
- In die Rechnung übernommen, sodass der Betrag pro Buchung von selbst stimmt.
„Ich spare viel Zeit beim Rechnungen schreiben."
Funktionsumfang
Service-Stunden werden ohne Umweg zur Rechnung.
Drei Dinge entscheiden, ob aus geleisteter Arbeit ohne Reibung eine Rechnung wird.
Einmal erfasst, nicht abgetippt
- Stunden direkt am Ticket gebucht
- Tätigkeit und Ticket-Kennung landen im Auftrag
- Keine zweite Erfassung am Monatsende
Jede Abrechnungsart in einer Logik
- Zeitbudget pauschal oder nach Aufwand
- Service-Intervalle, minutengenau oder im Takt
- Interne und externe Zeiten getrennt
Rechnung auf Knopfdruck
- Periodischer Vorschlag aus den Buchungen
- ZUGFeRD oder XRechnung im Versand
- DATEV-Export im Standardformat
Periode
Zum Monatsende entsteht eine Sammelrechnung.
Sie rechnen ein Ticket einzeln ab oder bündeln die Buchungen eines Kunden, zum Beispiel zum Ende des Monats. Für jeden Fall lassen sich eigene Regeln hinterlegen. teamspace erzeugt den Rechnungsvorschlag, Sie prüfen, geben frei und versenden.
- Einzel- oder Sammelabrechnung mit individuellen Regeln pro Vertrag.
- Tätigkeitsnachweis als Anlage, damit der Kunde jede Position nachvollziehen kann.
- Versand als ZUGFeRD oder XRechnung, parallel die Übergabe an DATEV.
Funktionsumfang
Die Ticketabrechnung in drei Bereichen.
Was sich pro Vertrag einstellen lässt, wie aus Stunden eine Rechnung wird und was beim Versand mitläuft.
Abrechnungsarten
- Zeitbudget pauschal pro Periode
- Nach Aufwand über das Budget hinaus
- Service-Intervall, fixer Takt oder minutengenau
- Interne und externe Zeiten getrennt
- Mindest-Pauschalen und Kulanzzeiten
Erfassung und Satz
- Stundenbuchung direkt am Ticket
- Stundensatz nach Mitarbeiter oder Kunde
- Zuschläge Nacht, Wochenende, Feiertag automatisch
- Tätigkeit und Ticket-Kennung am Auftrag
- Korrektur mit nachvollziehbarem Verlauf
Rechnung und Übergabe
- Einzel- oder Sammelabrechnung zum Monatsende
- Rechnungsvorschlag aus den Buchungen
- Tätigkeitsnachweis als Anlage
- ZUGFeRD und XRechnung im Versand
- DATEV-Export im Standardformat
Erstgespräch
Rechnen wir einen Vertrag gemeinsam durch.
Ein echter Wartungsvertrag genügt. Wir gehen seinen Mix aus Zeitbudget, Service-Intervall und Zuschlägen Schritt für Schritt durch, und Sie sehen, wo die Buchung am Ticket den Monatsabschluss verkürzt.
Anwendungsfälle
Sechs Funktionen rund um die Ticketabrechnung.
Die Abrechnung steht am Ende der Service-Kette. Diese Bereiche zeigen, was davor passiert, jeder auf einer eigenen Seite.
Ticketsystem
Drei Ticket-Arten, Kanäle, Status und Verantwortlichkeit im Detail.
Mehr erfahrenTicketing Software
Anfragen aus Mail, Telefon und Web-Service werden ein Ticket.
Mehr erfahrenSLA-Management
Zugesagte Antwortzeiten laufen als Ampel am Ticket mit.
Mehr erfahrenSelf-Service-Portal
Kunden eröffnen Tickets selbst und sehen den Status.
Mehr erfahrenTicketprojekte
Aus dem Ticket ein Haupt-, Teilprojekt oder Arbeitspaket.
Mehr erfahrenOutlook Add-in
Aus einer Mail in Outlook ein Ticket erstellen.
Mehr erfahren
Im Überblick
Die Abrechnung sitzt am Ende des Service Desk.
Die Ticketabrechnung wandelt geleistete Stunden in die Rechnung. Wie teamspace den ganzen Service führt, von Kanälen über Status und Eskalation bis zur Zeit am Ticket, zeigt die Übersicht Service Desk Software.
Zur Service Desk SoftwareSicherheit
Service-Daten bleiben in Deutschland.
In Wartungsverträgen und Tickets stehen Konditionen, Stundensätze und Kundenvereinbarungen. teamspace verarbeitet diese Daten ausschließlich in der EU, ohne dass die Geschäftsführung sich um die Infrastruktur kümmern muss.
Gehostet wird in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, mit Verarbeitung ausschließlich in der EU. Für abrechnungsrelevante Daten lässt sich der GoBD-Modus aktivieren: freigegebene Rechnungen, Stornos und Belege sind dann nicht mehr löschbar, die Aufbewahrung ist revisionssicher. Das System ist DSGVO-konform aufgesetzt, mit Auftragsverarbeitungs-Vertrag als Standard. Entwicklung, Support und Betrieb liegen bei der 5 POINT AG mit Sitz in Darmstadt, seit 1999.
Verwandte Module
Woraus die Rechnung ihre Daten zieht.
Konditionen kommen aus dem Kunden, der Aufwand aus dem Projekt, die Stunden aus der Erfassung. Drei Bereiche speisen jede Service-Rechnung, hier entlang.
CRM-Software
Das Ticket hängt am Kontakt, der Auftrag am Kunden. Stundensatz und Beleglayout kommen aus der Kundenakte.
- Auftrag am Kundeneintrag
- Konditionen pro Kunde hinterlegt
- Kundenakte am laufenden Vorgang
Projektmanagement
Aus einem wachsenden Anliegen wird ein Ticketprojekt, dessen Aufwände in den Soll-Ist-Vergleich fließen.
- Ticketprojekt mit einem Schritt
- Aufwand im Soll-Ist-Vergleich
- Ticket und Projekt fest verknüpft
Zeiterfassung online
Service-Stunden buchen direkt aus dem Ticket auf das Projekt und sind die Grundlage der Abrechnung.
- Buchen aus dem Ticket
- Abrechenbar oder intern getrennt
- Grundlage für die Faktura
Häufige Fragen zur Ticketabrechnung von teamspace
Wie funktioniert das Zeitbudget?
Pro Wartungsvertrag lässt sich ein Zeitbudget je Periode hinterlegen, etwa als wiederkehrender Pauschalbetrag. Gebuchte Ticket-Stunden füllen dieses Budget. Die Software erkennt automatisch, wann es aufgebraucht ist, und verrechnet jede weitere Stunde nach der hinterlegten Regel.
Können wir nach Aufwand und pauschal mischen?
Ja. Ein Vertrag kann ein pauschales Zeitbudget haben und alles darüber nach Aufwand abrechnen. Auch reine Aufwands-Verträge ohne Budget sind möglich. Über das Service-Intervall stellen Sie ein, ob im festen Takt oder minutengenau gerechnet wird.
Wie entsteht die periodische Abrechnung?
Sie rechnen einzeln oder gesammelt ab, zum Beispiel zum Monatsende. teamspace erzeugt den Rechnungsvorschlag aus den freigegebenen Buchungen, Sie prüfen, korrigieren bei Bedarf, geben frei und versenden als ZUGFeRD oder XRechnung. Der Tätigkeitsnachweis liegt als Anlage bei.
Lassen sich interne und externe Zeiten trennen?
Ja. Auf Wunsch unterscheidet teamspace zwischen internen und externen Zeiten. So lassen sich Mindest-Pauschalen abrechnen oder Kulanzzeiten aus der Rechnung ausnehmen, ohne dass die Buchung am Ticket verloren geht.
Werden Stundensätze und Zuschläge automatisch berücksichtigt?
Ja. teamspace zieht den korrekten Stundensatz heran, auch bei komplexen Regeln nach Mitarbeiter und Kunde. Zuschläge für Nacht-, Wochenend- und Feiertagsarbeit werden automatisch berechnet und in die Rechnung übernommen.
Funktioniert die Abrechnung mit unserer DATEV-Buchhaltung?
Ja. teamspace exportiert Rechnungs- und Buchungsdaten im DATEV-Standardformat, ohne CSV-Anpassung. Rechnungen versenden Sie zusätzlich als ZUGFeRD oder XRechnung an den Kunden. Mehr auf Auftragsabrechnung.
Erstgespräch
Wir bilden Ihren Abrechnungs-Mix an einem Vertrag ab.
Bringen Sie Ihre Wartungsverträge mit, mit Zeitbudgets, Service-Intervallen und Zuschlägen. An einem echten Vertrag sehen Sie, ob teamspace zu Ihrem Service passt.