Belege landen an der Reise
Installierbare Web-App: Belege abfotografieren oder hochladen, Fahrtkosten und Verpflegung direkt an der Reise erfassen, als Kilometerpauschale oder mit eigenem Kilometersatz.
Reisekostenabrechnung: vom Reisetag bis zur Erstattung.
Mitarbeitende erfassen ihre Reisekosten selbst, mit Beleg und Pauschale. teamspace prüft, gibt frei und verrechnet sie dann auf drei Wegen: an den Mitarbeiter, an den Kunden oder an das Projekt. Teil der Zeiterfassung online.
Der Ablauf
Erfassen, prüfen, verrechnen.
Beleg-Erfassung, Prüfung und Verrechnung greifen ineinander, statt über Schuhkarton, Excel und drei Postfächer zu laufen.
Freigabe, bevor abgerechnet wird
Jede Position läuft durch Prüfung und Freigabe im Finanzmodul. Der Prüfer wird benachrichtigt, der Status bleibt vom Entwurf bis gebucht nachvollziehbar.
Drei Wege nach der Freigabe
Geprüfte Reisekosten gehen an den Mitarbeiter, an den Kunden oder an das Projekt. Buchungen laufen über die DATEV-zertifizierte Schnittstelle (enterprise).
Selbst erfassen
Mitarbeitende rechnen Reisen selbst ab.
Reisekosten entstehen unterwegs, nicht am Schreibtisch. In teamspace erfasst jeder Mitarbeitende seine Reise selbst: Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung und Belege sammeln sich an einer Abrechnung.
- Belege werden abfotografiert oder hochgeladen, der Schuhkarton entfällt.
- Fahrtkosten rechnet das System über die Kilometerpauschale (0,30 €/km) oder einen eigenen Kilometersatz.
- Ohne Zugriff auf das Finanzmodul genügt die Kachel „Meine Reisekosten" in der Zeiterfassung.
Erfasst wird, wo die Kosten anfallen, im Browser oder mobil. Eine aktive Internetverbindung genügt, ein Tankbeleg ist in Sekunden erfasst.
Vor der Reise
Reisen werden genehmigt, bevor sie beginnen.
Wo Reisen vorab genehmigt werden, beginnt der Prozess vor der Abfahrt. Ein Reisekostenantrag hält Zielort, Zeitraum und ein geschätztes Budget fest und geht zur Freigabe.
- Budget je Kostenelement oder als geschätzter Gesamtbetrag.
- Nach der Freigabe tritt der Mitarbeitende die Reise an.
- Aus dem genehmigten Antrag entsteht die Abrechnung, die eingegebenen Kosten sind übernommen.
So weiß die Führungskraft vorher, was auf das Projekt zukommt, statt es bei der Abrechnung zum ersten Mal zu sehen.
Hinterlegte Sätze
Die Sätze liegen im System, nicht in der Tabelle.
Kilometersätze, Verpflegungspauschalen und die länderspezifischen Auslandstabellen sind zentral gepflegt und aktuell. Wer abrechnet, wählt aus, das System rechnet mit dem richtigen Satz.
- 0,30 €
Kilometerpauschale
pro Kilometer, oder eigener Satz
- 14 / 28 €
Verpflegung Inland
ab 8 h und ab 24 h Abwesenheit
- BMF
Verpflegung Ausland
länderspezifische Sätze hinterlegt
- 4
Abrechnungsarten
einzeln, wöchentlich, monatlich, Sammel
Pauschalen
Die Pauschalen rechnet das System selbst.
Der Verpflegungsmehraufwand ist der fehleranfälligste Teil jeder Abrechnung. teamspace hat die Sätze hinterlegt und rechnet die Pauschale nach Abwesenheitsdauer und Reiseland, statt dass jemand nachschlägt.
Eingabe
Abwesenheit · voller Tag
≥ 24 h · Inland
rechnet
Verpflegungspauschale
28,00 €
automatisch nach Dauer und Land
Erstgespräch
Passt das zu Ihrer Reise-Logik und Ihren Pauschalen?
In 30 Minuten gehen wir Ihre Kostenelemente, Genehmigungswege und die Schnittstelle zur Buchhaltung durch. Am Ende wissen Sie, ob teamspace Ihre Reise-Logik sauber abbildet.
Vom Beleg zur Buchung
Jede Position läuft durch Prüfung und Freigabe.
- 1
Entwurf
Mitarbeitende erfassen ihre Kosten. Die Abrechnung bleibt im Entwurf änderbar, bis sie eingereicht wird.
- 2
Zur Prüfung
Mit der Freigabe geht die Abrechnung zur Prüfung. Der zuständige Prüfer wird automatisch benachrichtigt.
- 3
Freigegeben
Geprüfte Positionen werden zur Abrechnung freigegeben, der Antragsteller sieht das Ergebnis.
- 4
Gebucht
Die freigegebene Abrechnung wird verbucht und über die DATEV-Schnittstelle an die Buchhaltung übergeben.
Drei Wege
Geprüfte Reisekosten gehen drei Wege.
Nach der Freigabe entscheidet sich, wohin eine Kostenposition läuft. teamspace trennt die drei Wege sauber, statt sie zu vermischen.
An den Mitarbeiter
- Erstattung über die Mitarbeiterabrechnung.
- Geprüfte Kosten und Pauschalen laufen dort zusammen.
- Genehmigung und Freigabe zur Auszahlung im selben Prozess.
An den Kunden
- Auf der nächsten Rechnung weiterverrechenbar.
- Der Filter „Kunde offen“ sammelt alle offenen Posten.
- Beleg als Anlage zur Rechnung.
An das Projekt
- Geprüfte Kosten werden automatisch dem Projekt zugeordnet.
- Sie fließen in den Deckungsbeitrag ein.
- Im Projektcontrolling auswertbar.
Anwendungsfälle
Rund um die erfasste Zeit.
Reisekosten sind ein Baustein. Diese sechs Anwendungsfälle nutzen dieselbe Datenbasis im selben System.
Projektzeiten buchen
Stunden auf Projekt, Phase und Aufgabe, abrechenbar oder intern unterschieden.
Mehr erfahrenStundenzettel digital
Die Excel-Vorlage durch eine Cloud-Anwendung mit aktivierbarem GoBD-Modus ersetzen.
Mehr erfahrenTätigkeitsnachweis
Stundennachweis pro Mandant als PDF auf Knopfdruck.
Mehr erfahrenÜberstunden erfassen
Soll-Ist live, Zuschläge nach Tarif, Auszahlung oder Freizeitausgleich.
Mehr erfahrenUrlaub und Krankheit verwalten
Abwesenheiten beantragen, genehmigen und im Zeitkonto verrechnen.
Mehr erfahrenZeiten erfassen per Check-in
Kommen und Gehen am Terminal, in der App oder im Browser stempeln.
Mehr erfahren„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich."
Teil der Zeiterfassung online
Reisekosten sind ein Anwendungsfall der Zeiterfassung.
Reisekosten werden über die Zeiterfassung eingereicht und in der Faktura abgerechnet. Stundenzettel, Tätigkeitsnachweis, Projektzeiten und Überstunden laufen im selben System. Wie das ganze Modul zusammenhängt, zeigt die Übersichtsseite.
Zur Zeiterfassung onlineFunktionsumfang
Funktionen rund um die Reisekostenabrechnung.
Erfassung
- Reisekostenantrag mit geschätztem Budget vor der Reise
- Reise- und Sammelabrechnung, einzeln oder monatlich
- Belege abfotografieren oder hochladen
- Fahrtkosten als Kilometerpauschale (0,30 €/km) oder Kilometersatz
- Übernachtung mit Beleg
Pauschalen und Kosten
- Verpflegungspauschalen Inland und Ausland (BMF), automatisch nach Dauer
- Eigene Kostenelemente und Sätze in der Konfiguration
- Weitere Ausgaben und Nebenkosten als eigene Kostenelemente
- Excel-Bericht über die Kostenelemente
Prüfung und Verrechnung
- Prüfen und freigeben, einzeln oder pro Abrechnung
- Erstattung an den Mitarbeiter über die Mitarbeiterabrechnung
- Weiterverrechnung an den Kunden auf der Rechnung
- Zuordnung zum Projekt-Deckungsbeitrag
- DATEV-zertifizierte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online (enterprise), andere Systeme über Standard-Exporte (CSV, Excel)
Worum es geht
Was zu einer Reisekostenabrechnung zählt.
Eine Reisekostenabrechnung erfasst die Kosten, die Mitarbeitenden auf einer Dienstreise entstehen, und dokumentiert sie für die Erstattung. Sie ist Teil des Arbeitsalltags und zugleich eine häufige Quelle für Rückfragen, weil Belege fehlen, Pauschalen falsch gerechnet oder Fristen versäumt werden.
Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten (Bahn, Mietwagen, Flug oder das Privatfahrzeug über die Kilometerpauschale), Übernachtungskosten, der Verpflegungsmehraufwand als Pauschale nach Abwesenheitsdauer sowie Reisenebenkosten wie Park- und Mautgebühren oder dienstliche Telefonate. Privat veranlasste Ausgaben gehören nicht dazu.
In teamspace läuft das in einem System: erfasst wird in der Zeiterfassung, abgerechnet in der Faktura. Geprüfte Kosten werden dem Mitarbeiter erstattet, dem Kunden weiterverrechnet oder dem Projekt zugeordnet; die Buchung geht über die DATEV-Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung. Weil Belege und Abrechnungen zentral liegen, sind sie über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinweg nachvollziehbar abgelegt.
Verwandte Module
Drei Module greifen direkt auf die Stunde zu.
Die erfasste Reise endet nicht in der Zeiterfassung. Sie läuft weiter ins Projekt, in die Rechnung und in die Lohnvorbereitung. Hier die kürzesten Wege dorthin.
Projektmanagement
Gebuchte Stunden landen auf Projekt und Phase und tragen Plan-Ist, Deckungsbeitrag und Auslastung.
- Buchung auf Projekt, Phase und Aufgabe
- Plan-Ist und Deckungsbeitrag tagesaktuell
- Auslastung pro Person und Team
Rechnungssoftware
Freigegebene Stunden werden ohne Export zur Rechnungsgrundlage, mit Stundensätzen, Pauschalen und Reisekosten.
- Teil-, Abschlags- und Schlussrechnung
- ZUGFeRD und XRechnung
- Übergabe an DATEV Unternehmen online
HR-Software
Stunden, Überstunden und Abwesenheiten laufen vorbereitet ins Lohnbüro, ohne Doppelpflege.
- Lohndaten vorbereitet exportieren
- Urlaub und Krankheit im selben System
- Überstundenkonten je Mitarbeitenden
Reisekosten-Setup in 15 Minuten umreißen.
Im Erstgespräch klären wir, ob teamspace zu Ihrer Reise-Logik, Ihren Pauschalen und Ihrer Buchhaltungs-Schnittstelle passt. Ein kurzes Gespräch, ein klares Bild.
Häufige Fragen zur Reisekostenabrechnung
Wie funktioniert die Kilometerpauschale?
Die gefahrenen Kilometer werden erfasst, das System rechnet mit der konfigurierten Pauschale (in der Regel 0,30 EUR/km für das Auto nach Bundesreisekostengesetz). Alternativ lässt sich ein eigener Kilometersatz hinterlegen.
Welche Verpflegungspauschalen werden unterstützt?
Im Inland 14 EUR ab acht Stunden Abwesenheit und 28 EUR ab 24 Stunden, An- und Abreisetag mit 14 EUR. Für das Ausland sind länderspezifische Sätze nach BMF-Tabelle hinterlegt. teamspace berechnet die Pauschalen automatisch nach Abwesenheitsdauer.
Was ist ein Reisekostenantrag?
Vor der Reise lässt sich ein Antrag mit Zielort, Zeitraum und einem geschätzten Budget anlegen und zur Freigabe geben. Nach der Reise entsteht aus dem genehmigten Antrag die Reisekostenabrechnung, die eingegebenen Kosten werden übernommen.
Wie läuft die Prüfung und Freigabe?
Mitarbeitende erfassen ihre Kosten und geben die Abrechnung zur Prüfung frei. Der zuständige Prüfer wird benachrichtigt, prüft die Positionen einzeln oder gesammelt und gibt sie zur Abrechnung frei. Der Antragsteller sieht den Status jederzeit.
Können Reisekosten an den Kunden weiterverrechnet werden?
Ja. Geprüfte Reisekosten lassen sich auf der nächsten Rechnung an den Kunden weiterverrechnen, der Beleg liegt als Anlage bei. Eigenkosten werden stattdessen dem Mitarbeiter über die Mitarbeiterabrechnung erstattet. Mehr auf Auftragsabwicklung.
Wie ist die Übergabe an die Buchhaltung?
Buchungen gehen über die DATEV-zertifizierte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online (in der enterprise-Edition) in die Finanzbuchhaltung. Für andere Systeme stehen Standard-Exporte (CSV, Excel) zur Verfügung. Mehr auf DATEV-Export.
Können Reisen direkt am Smartphone erfasst werden?
Ja. Die installierbare Web-App (PWA) auf iOS und Android ist Standard, Belege werden per Foto erfasst oder hochgeladen. Eine aktive Internetverbindung wird vorausgesetzt. Mehr auf digitale Belegerfassung.