Faktura Software für projekt- und leistungsbezogene Abrechnung
Automatisieren Sie Ihre Fakturierung – vom Angebot bis zur Rechnung, direkt aus Projekten, CRM und Zeiterfassung.
Fakturierung bedeutet mehr als Rechnungen zu schreiben. Sobald Leistungen, Zeiten, Projekte oder wiederkehrende Abrechnungen ins Spiel kommen, braucht es strukturierte Prozesse statt manueller Zusammenstellung.
Die Faktura Software von teamspace unterstützt Unternehmen dabei, komplexe Abrechnungsmodelle nachvollziehbar, automatisiert und konsistent abzubilden.
Was bedeutet Fakturierung im Unternehmensalltag?
Fakturierung beschreibt den vollständigen Abrechnungsprozess zwischen erbrachter Leistung und Zahlungseingang. Dazu gehören unter anderem:
strukturierte Leistungs- und Zeiterfassung
Abrechnungslogik für Projekte und Verträge
Abschlags-, Teil- und Wiederholungsrechnungen
transparente Nachvollziehbarkeit für Kunden und Buchhaltung
Im Unterschied zur reinen Rechnungssoftware steht bei der Faktura nicht das Dokument, sondern der Prozess im Mittelpunkt.
Faktura Software bedeutet:
Angebot → Auftrag → Rechnung (durchgängiger Workflow)
Automatische Übernahme von Daten aus Projekten & Zeiterfassung
Wiederkehrende Rechnungen & Abschläge
Offene-Posten-Verwaltung & Mahnwesen
Reine Rechnungssoftware bedeutet oft nur:
Rechnung manuell erstellen
wenig Kontext zu Projekten oder Leistungen
So hilft Faktura Software den einzelnen Abteilungen
Fakturierung betrifft mehr als die Buchhaltung. Eine strukturierte Faktura Software unterstützt mehrere Abteilungen gleichzeitig, indem sie Leistungen, Projekte und Abrechnung in einem gemeinsamen Prozess zusammenführt.
Projektmanagement & Fachabteilungen
Problem:
Leistungen werden erbracht, aber nicht vollständig oder verspätet abgerechnet.
Beitrag der Faktura:
Leistungen und Zeiten werden direkt im Projekt erfasst
Abrechnungsrelevante Daten stehen ohne Nacharbeit zur Verfügung
Transparenz über abrechenbaren Projektfortschritt
Ergebnis:
Vollständige und nachvollziehbare Projektabrechnung.
Vertrieb & Kundenmanagement
Problem:
Angebote, Aufträge und Rechnungen sind nicht sauber miteinander verknüpft.
Beitrag der Faktura:
Angebote lassen sich strukturiert in Aufträge und Rechnungen überführen
Einheitliche Kundendaten und Preislogiken
Klare Historie aller abrechnungsrelevanten Vorgänge
Ergebnis:
Konsistente Kundenkommunikation und weniger Rückfragen.
Finanzbuchhaltung & Controlling
Problem:
Manuelle Nacharbeit, unklare Abrechnungsstände und fehlende Übersicht.
Beitrag der Faktura:
Strukturierte Offene-Posten-Verwaltung
Unterstützung von Abschlags- und Teilrechnungen
Rechtssichere Dokumentation und DATEV-Export
Ergebnis:
Transparente Abrechnungsprozesse und verlässliche Zahlen.
Geschäftsführung
Problem:
Fehlender Überblick über Umsatz, Projektstatus und Abrechnung.
Beitrag der Faktura:
Zusammenführung von Projekt-, Leistungs- und Abrechnungsdaten
Klarer Überblick über abrechenbare Leistungen
Fundierte Entscheidungsgrundlagen
Ergebnis:
Bessere Steuerung von Projekten, Liquidität und Wachstum.
Erstellen Sie Angebote als Teil eines durchgängigen Faktura-Prozesses – von der Leistung bis zur Rechnung
Typische Einsatzszenarien für Faktura Software
Projektabrechnung
Abrechnung von Projekten auf Basis von Zeiten, Leistungen, Budgets oder Meilensteinen.
Abschlags- und Teilrechnungen
Strukturierte Fakturierung über mehrere Projektphasen hinweg.
Wiederkehrende Abrechnung
Regelmäßige Fakturierung von Wartungen, Services, Abos oder Retainern.
Leistungsnachweise
Nachvollziehbare Abrechnung auf Basis dokumentierter Leistungen.
So unterstützt teamspace die Fakturierung
-
Leistungen dort erfassen, wo sie entstehen
Zeiten, Leistungen und Projektfortschritte werden direkt im Projekt oder Tagesgeschäft erfasst.
-
Abrechnungslogik definieren
Abrechnung nach Zeit, Pauschale, Budget, Abschlag oder wiederkehrendem Intervall.
-
Faktura automatisch ableiten
Rechnungen werden direkt aus Projekten, Aufträgen oder Vertragslogiken erzeugt.
-
Zahlungsstatus transparent verwalten
Offene Posten, Zahlungseingänge und Mahnstufen sind jederzeit nachvollziehbar.
Flexible Fakturaregeln statt starre Rechnungsvorlagen
teamspace unterstützt unterschiedliche Abrechnungsmodelle innerhalb eines Systems:
Zeitbasierte Abrechnung
Pauschal- und Festpreisabrechnung
Abschlags- und Teilrechnungen
Wiederkehrende Rechnungen
Projekt- und Vertragsfaktura
So lassen sich auch komplexe Kundenverträge strukturiert abbilden.
Für welche Unternehmen eignet sich die Faktura Software von teamspace?
Agenturen & Kreativbetriebe
IT-Dienstleister & Softwareunternehmen
Beratungen & projektorientierte Dienstleister
Architekten & Ingenieure
Unternehmen mit wiederkehrenden Leistungen
Gemeinsamkeit: Leistungen müssen nachvollziehbar abgerechnet werden.
Fakturierung im Vergleich: einfache Rechnung oder strukturierter Abrechnungsprozess?
Nicht jedes Unternehmen benötigt eine komplexe Fakturierung. Sobald jedoch Projekte, wiederkehrende Leistungen oder Abschläge abgerechnet werden, stoßen einfache Rechnungsprogramme an Grenzen. Dieser Vergleich richtet sich nicht gegen einzelne Anbieter, sondern zeigt den Unterschied zwischen einfacher Rechnungsstellung und strukturierter Fakturierung.
| Abrechnungsanforderung | Einfache Rechnungssoftware | Faktura Software mit teamspace |
|---|---|---|
| Einzelne Rechnungen | geeignet | geeignet |
| Projektbezogene Abrechnung | eingeschränkt | vollständig |
| Abschlags- & Teilrechnungen | selten | strukturiert |
| Wiederkehrende Fakturierung | begrenzt | automatisiert |
| Leistungs- & Zeitbezug | manuell | direkt integriert |
| Abrechnungslogik & Regeln | nicht vorgesehen | flexibel definierbar |
| Nachvollziehbarkeit | dokumentenbasiert | prozessbasiert |
Fakturierung in der Praxis: Ein typisches Anwendungsbeispiel
Ausgangssituation
Ein projektorientiertes Dienstleistungsunternehmen mit wiederkehrenden Leistungen und Projektabrechnung stand vor der Herausforderung, abrechnungsrelevante Daten manuell zusammenzustellen. Abschlagsrechnungen, Projektzeiten und Zusatzleistungen wurden in unterschiedlichen Systemen gepflegt.
Folgen:
zeitaufwändige Rechnungsstellung
unvollständige Abrechnung
geringe Transparenz für Buchhaltung und Management
Anforderung
Gesucht wurde eine Faktura Software, die:
Projektzeiten und Leistungen strukturiert übernimmt
Abschlags- und Teilrechnungen unterstützt
wiederkehrende Fakturierung ermöglicht
Abrechnung und Projekte miteinander verbindet
Lösung mit teamspace
Mit teamspace wurden Projekte, Leistungen und Fakturierung in einem System zusammengeführt. Abrechnungsregeln wurden projekt- und vertragsspezifisch definiert, sodass Rechnungen direkt aus den erfassten Leistungen erzeugt werden konnten.
automatische Übernahme von Projektzeiten
strukturierte Abschlags- und Wiederholungsrechnungen
transparente Offene-Posten-Verwaltung
Ergebnis
deutlich reduzierte Abrechnungszeiten
vollständige und nachvollziehbare Fakturierung
bessere Übersicht über abrechenbare Leistungen
weniger Rückfragen von Kunden und Buchhaltung
Kurzfazit
Die Case Study zeigt, wie strukturierte Fakturierung hilft, komplexe Abrechnungsmodelle zuverlässig und effizient abzubilden – ohne manuelle Nacharbeit.
„Ähnliche Abrechnungsmodelle finden Sie in vielen projektorientierten Unternehmen.“