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teamspace

Zeiterfassung online für Dienstleister: Projektzeiten erfassen, abrechnen, auswerten.

Mitarbeitende buchen Zeiten auf Projekte und Unteraufgaben. Aus den Stunden entstehen Rechnungen, vorbereitete Lohndaten und Auslastungs-Berichte, ohne Excel-Zwischenschritt.

15 Minuten sprechen
teamspace Zeiterfassung Konzept: Browser-Frame mit drei Panels (Aufgabe Konzept Phase 2, Meine Zeiten heute mit laufender Stoppuhr, Mein Tag mit Anwesenheits- und Projektzeit-Zeitleiste 09 bis 17 Uhr)

Was ist eine Online-Zeiterfassung?

Eine Online-Zeiterfassung erfasst die Arbeits- und Projektzeiten eines Teams digital statt auf Papier oder in Excel – im Browser, in der installierbaren Web-App oder am Tablet-Terminal. Sie hält fest, wer wann woran gearbeitet hat, und bildet damit die Grundlage für Abrechnung, Lohn, Auslastung und die gesetzliche Aufzeichnungspflicht.

  • Für Dienstleister & Projektteams
  • DSGVO-konform & Cloud-basiert
  • Browser, Web-App oder Tablet-Terminal

Drei Schritte, ein System

Erfassen, abrechnen, auswerten.

Projektzeiten sind der Hebel: Sie steuern Rechnung, Marge und Auslastung. Aus einer Buchung wird die Rechnung an den Kunden, die Lohnzeile fürs Lohnbüro und der Eintrag im Auslastungs-Dashboard.

Erfassen

Schnellbuchung auf Projekt und Unteraufgabe.

Mitarbeitende buchen Zeiten in Sekunden auf Projekte, Unteraufgaben oder Tickets. Kategorisiert nach Tätigkeit (Arbeit, Reise, Doku), abrechenbar oder intern.

  • Schnellbuchung mit Top-Projekten und Vorlagen
  • Buchung auf Projekt, Unteraufgabe oder Ticket
  • Kategorisierung (Arbeit, Reise, Doku, …)
  • Abrechenbar oder intern markieren
Zu den Projektzeiten

Abrechnen

Stundensätze, Festpreis, Tätigkeitsnachweis.

Stundensätze pro Person, Projekt und Kunde sind hinterlegt. Aufwand und Festpreis lassen sich kombinieren, Pauschalen und Reisekosten ergänzen die Rechnung.

  • Stundensätze pro Person, Projekt und Kunde
  • Aufwand oder Festpreis pro Projekt
  • Tätigkeitsnachweis als PDF zur Rechnung
  • Pauschalen und Reisekosten am Projekt
Zur Projektabrechnung

Auswerten

Soll-Ist, Auslastung und Projektmarge tagesaktuell.

Auslastung pro Person, Soll-Ist pro Projekt, Projektdeckungsbeitrag: alles aus den erfassten Stunden, alles tagesaktuell.

  • Auslastung pro Person und Team
  • Soll-Ist pro Projekt und Phase
  • Projektdeckungsbeitrag und Marge
  • Arbeitszeitkonto pro Mitarbeitendem
Zur Projektzeiterfassung

Im Detail vorgestellt

So sieht die Erfassung im Browser aus.

Stempeln, Projektzeit buchen, freigeben, auswerten in derselben Anwendung. Stundenkonto und Projekt-Auswertung entstehen aus einer Buchung.

  • Drei Erfassungswege

    Browser, Web-App, Tablet als Empfangs-Terminal, mit konsistenten Daten.

  • Anwesenheit und Projekt

    Eine Buchung speist Stundenkonto und Projekt-Auswertung gleichzeitig.

  • Direkt in Rechnung und Lohn

    Aus erfassten Stunden werden Rechnungspositionen und Lohndaten in einem Schritt.

Vom Buchen zur Auswertung

Projektzeiten in fünf Schritten.

Vom Buchen auf das Projekt bis zur abgerechneten Stunde.

  1. 1

    Schnellbuchung auf Projekt

    Mitarbeitende buchen Zeit in Sekunden auf Projekte, Unteraufgaben oder Tickets. Top-Projekte, Vorlagen und Kategorien (Arbeit, Reise, Doku) liegen griffbereit. Abrechenbar oder intern wird pro Buchung markiert.

  2. 2

    Anwesenheit läuft nebenher

    Mit dem Check-in läuft die Anwesenheitszeit im Hintergrund mit, Pausen werden nach hinterlegter Regel je nach Anwesenheitsdauer abgezogen. Die Erfassung unterstützt eine Zeiterfassung im Sinne des EuGH-Urteils und des BAG-Beschlusses, ohne dass jemand zusätzlich stempelt.

  3. 3

    Stundenzettel pro Kunde oder Projekt

    Aus den Buchungen wird automatisch der Tätigkeitsnachweis pro Kunde, Zeitraum oder Projekt, als PDF, mit oder ohne Stundensätze. Direkt als Anlage zur Rechnung.

  4. 4

    Freigabe am Monatsende

    Am Monatsende prüfen Vorgesetzte die Stunden ihres Teams und geben sie frei. Strittige Buchungen gehen mit Kommentar zurück.

  5. 5

    Abrechnen und auswerten

    Stundensätze pro Person, Projekt und Kunde fließen in die Rechnung. Auslastung, Soll-Ist und Projektdeckungsbeitrag sind tagesaktuell sichtbar, Lohndaten gehen vorbereitet ans Lohnbüro.

Eine Buchung, drei Verwertungen

Aus einer erfassten Stunde wird Rechnung, Lohnzeile und Auslastung.

Eine erfasste Stunde wird drei Mal verwertet: als Rechnungsposition für den Kunden, als vorbereitete Lohnzeile fürs Lohnbüro und als Auslastungs-Eintrag im Reporting.

eine Buchung

1,5 h

Mandat A · Konzeption

abrechenbar · Mi 09:30–11:00
Freigabe
geprüft

Rechnung

Rechnungsposition

Stundensatz Mandat A · abrechenbar

0 €

Lohnbuchhaltung

Lohnzeile

vorbereitet für das Lohnbüro

0 h

Auswertung

Auslastungs-Eintrag

tagesaktuell auf Person & Projekt

+0 h

Eine Erfassung, drei Auswertungen — niemand trägt sie zweimal ein.

Anwendungsfälle

Acht Schwerpunkte, je nach Praxis.

Pro Schwerpunkt eine eigene Seite, mit den Details, die in der Praxis tragen.

Projektzeiten

  • Buchen auf Projekt, Phase und Unteraufgabe
  • Kategorisierung (Arbeit, Reise, Doku)
  • Abrechenbar oder intern
Zu den Projektzeiten

Tätigkeitsnachweis

  • Pro Kunde mit Datum, Tätigkeit und Summen
  • Als PDF-Anlage zur Rechnung
  • Mit oder ohne Stundensätze
Zum Tätigkeitsnachweis

Auftragszeiterfassung

  • Stunden direkt am Auftrag oder Servicefall
  • Mit Material, Reisezeit und Belegen
  • Für Service- und Wartungs-Dienstleister
Zur Auftragszeiterfassung

Überstunden erfassen

  • Soll-Ist live, Zuschläge nach Tarif
  • Freizeitausgleich oder Auszahlung
  • Im selben System wie die Zeiterfassung
Zu den Überstunden

Stundenzettel digital

  • Excel-Vorlage durch Cloud-Anwendung ersetzen
  • Mit aktivierbarem GoBD-Modus
  • Freigabe direkt im System
Zum Stundenzettel

Check-in Zeiterfassung

  • Ein Klick zum Stempeln
  • Für die gesetzliche Anwesenheits-Pflicht
  • Pausen automatisch nach hinterlegter Regel
Zur Check-in-Erfassung

„Die Zeiterfassung ist wesentlich einfacher und komfortabler als in Excel."

Früher dokumentierte kwsoft seine Zeiten mühsam in Excel. Heute buchen die Mitarbeitenden ihre Stunden online – schnell und auf Knopfdruck.
kwsoft

Case Study

Strategieberatung mit 45 Köpfen: drei Standorte, ein Stundenkonto.

Beispielhaftes Szenario, keine Kundenfreigabe. Die Zahlen variieren je nach Ausgangslage. Ein typischer Fall: 45 Berater:innen an drei Standorten, vorher Excel-Stundenzettel und manuelle Lohnaufbereitung, dann Umstieg auf teamspace.

Ausgangssituation

Stunden wurden in Excel-Tabellen erfasst und vom Office-Management einmal pro Woche zusammengeführt. Auslastungs-Reports waren immer 5 bis 7 Tage alt, Stundenkorrekturen liefen per Mail ohne nachvollziehbare Spur. Bei der Honorarrechnung am Monatsende fehlten regelmäßig 3 bis 5 % der Stunden, die Lohnabrechnung kostete 1,5 Tage manuelle Arbeit.

Lösung

Alle Berater:innen erfassen Stunden direkt im Browser oder in der Web-App, Reisetage werden mobil eingereicht. Vorgesetzte geben Wochenstunden frei, die Daten gehen automatisch in die Rechnungssoftware und über die DATEV-zertifizierte Schnittstelle (enterprise-Edition) in die Finanzbuchhaltung. Die Lohndaten gehen vorbereitet an das Lohnbüro. Das Auslastungs-Dashboard zeigt tagesaktuell, wer wo gebucht ist.

+9 %

Auslastung durch tagesaktuelle Sichtbarkeit

+5 %

Honorarvolumen, weil keine Stunden mehr fehlen

1,5 → 0,2

Tage Aufwand für die Lohnabrechnung

Zielgruppen

Für wen die Zeiterfassung zählt.

Dienstleister, deren Stunden zu Honorar werden, quer durch die Branchen.

Unternehmensberatungen

Beratertage und Honorarstunden je Auftrag, sauber getrennt nach abrechenbar und intern.

Branchenseite

IT-Dienstleister

Projekt- und Ticketstunden abrechenbar erfasst, Auslastung und Überstunden im Blick.

Branchenseite

IT-Systemhaus

Wartungs- und Projektzeiten am Vertrag, Bereitschaft und Zuschläge nach Tarif.

Branchenseite

Agenturen

Kampagnenstunden je Etat, abrechenbar oder intern, mit Blick auf die Marge.

Branchenseite

Architektur- und Ingenieurbüros

Leistungsphasen-Stunden und Reisezeiten je Projekt, nachvollziehbar dokumentiert.

Branchenseite

Unverbindlich

Wir prüfen, ob teamspace zu Ihnen passt.

In 30 Minuten gehen wir Ihre Tarife, Zeitarten und Schnittstellen durch. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, keine Verkaufsdemo.

Unverbindlich sprechen
Mein Tag

Der ganze Arbeitstag in einer Ansicht.

Kalender, Aktionen und alle Zeitbuchungen des Tages nebeneinander. Jede Buchung füllt zugleich Projektzeit und Arbeitszeitkonto.

Mein Tag Woche Stundenkonto

Mein Tag

Montag, 11.05.2026

02:34:18 läuft
Kunde · Projekt Gebucht

  • Agentur Riesig

    Beratung · Konzeption

    8:00

  • Große Marke GmbH

    Einführung · Workshop

    2:00

  • Intern

    Team-Call

    0:30
3 Einträge Σ 10:30

Funktionsumfang

Was die Zeiterfassung im Detail abdeckt.

Sechs Aufgabenbereiche in einer Anwendung.

Projektzeit-Erfassung

  • Schnellbuchung mit Top-Projekten und Vorlagen
  • Buchung auf Projekt, Phase, Unteraufgabe oder Ticket
  • Kategorisierung (Arbeit, Reise, Doku, …)
  • Abrechenbar oder intern pro Buchung
  • Reisezeit und Reisekosten am Projekt
  • Mehrere Tage auf einmal über die Zeitmatrix

Abrechnung und Tätigkeitsnachweis

  • Stundensätze pro Person, Projekt und Kunde
  • Aufwand oder Festpreis pro Projekt
  • Pauschalen und Festpreis-Komponenten kombinierbar
  • Tätigkeitsnachweis pro Kunde oder Projekt als PDF
  • Mit oder ohne Stundensätze, je nach Vereinbarung
  • Direkte Übernahme in die Rechnungssoftware

Auswertung und Reporting

  • Auslastungs-Dashboard pro Team und Person
  • Soll-Ist-Vergleich pro Projekt, Phase oder Kostenstelle
  • Projektdeckungsbeitrag und Marge tagesaktuell
  • Arbeitszeitkonto pro Mitarbeitendem
  • Excel- und API-Export für eigene BI
  • Tätigkeitsnachweise als PDF-Export

Anwesenheit und Pause

  • Check-in / Check-out im Browser
  • Automatischer Pausenabzug nach Anwesenheitsdauer
  • Arbeitszeitmodelle: Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit, fester Soll-Wert
  • Zuschläge für Nacht-, Wochenend- und Feiertagsarbeit
  • Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Elternzeit)
  • Home Office / Office unterscheidbar

Freigabe

  • Stundenzettel-Freigabe pro Projekt oder pro Mitarbeitendem
  • Korrekturen mit Bearbeiter und Zeitstempel
  • Festschreibung wöchentlich oder monatlich

Schnittstellen und Compliance

  • DATEV-zertifizierte Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung (DATEV Unternehmen Online)
  • Direkte Übernahme in die Rechnungssoftware
  • Urlaubs- und Krankheitsmanagement integriert
  • GoBD-Modus aktivierbar (Aufbewahrung im aktivierten Modus)
  • DSGVO-konforme Berechtigungen
  • REST-API für eigene Integrationen

Vergleich

Vom Erfassen bis zur Rechnung in einer Anwendung.

Wo sich teamspace von einer reinen Erfassungs-App unterscheidet.

Funktion

Eigenständige Erfassungs-App

teamspace

Empfohlen
Anwesenheits- und Pausenerfassung
Projektzeiten je Projekt, Phase oder Ticket
begrenzt
Web-App im Browser
Tablet als Empfangs-Terminal im Kioskmodus
selten
Stundenzettel-Freigabe pro Projekt oder Mitarbeitendem
vereinfacht
Rechnungserstellung aus erfassten Stunden
Auslastung und Marge tagesaktuell
DATEV-zertifizierte Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung
manuell
Ein System für Stundenkonto, Projekt und Lohn
Erfassung im Sinne des EuGH-Urteils (C-55/18)
variiert
Hosting im ISO-27001-Rechenzentrum in Frankfurt
variiert
Vertragspartner: deutsche Aktiengesellschaft
variiert

Integration

Aus Projektzeiten wird die Rechnung.

Eine Stunde bei teamspace bleibt nicht in der Zeiterfassung. Sie läuft im selben System weiter in Rechnung, Lohn und Auswertung.

  • Rechnung: Projektzeiten werden zur Rechnungsgrundlage. Stundensätze pro Person, Projekt und Kunde werden automatisch angewendet. Pauschalen und Reisekosten ergänzen die Rechnung. Rechnungen und Belege gehen über die DATEV-zertifizierte Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung.
  • Lohnbuchhaltung: Überstunden, Zuschläge, Pausen und Abwesenheiten werden als vorbereitete Lohndaten an Steuerberater oder Lohnbüro übergeben. Die manuelle Aufbereitung entfällt.
  • Projektsteuerung: Plan-, Ist- und Restwerte je Projekt sind tagesaktuell sichtbar. Wer ein Projekt führt, sieht früh, wenn es aus dem Budget läuft.
  • CRM: Kundenstunden, Auslastung pro Kunde und Kundenwert lassen sich aus den Stundendaten ableiten.

teamspace ist als System für Dienstleister gebaut. Die Zeiterfassung ist eingebettet, nicht angeflanscht.

Zur Rechnungssoftware

Tätigkeitsnachweis

Stundennachweis pro Kunde, direkt als PDF.

Für Beratungen, Steuerkanzleien und Agenturen ist der Tätigkeitsnachweis das eigentliche Beleg-Dokument zur Honorarrechnung. teamspace erstellt ihn automatisch aus den erfassten Projektzeiten, pro Kunde, mit Datum, Tätigkeit und Summen.

  • Auswahl nach Kunde, Zeitraum oder Projekt.
  • Mit oder ohne Stundensätze, je nach Vereinbarung.
  • Als PDF-Anlage zur Rechnung, in einem Versand-Schritt.
  • Mit aktiviertem GoBD-Modus revisionssicher aufbewahrt.

Bei einer Prüfung oder bei Kunden-Rückfragen lässt sich der Nachweis nachträglich rekonstruieren, mit nachvollziehbarer Spur auf jeder Stunde.

Zum Tätigkeitsnachweis

Überstunden

Arbeitszeitkonto live, Zuschläge nach Tarif.

teamspace führt das Arbeitszeitkonto pro Mitarbeitendem live mit. Zuschläge für Nacht-, Wochenend- und Feiertagsarbeit rechnen sich automatisch nach hinterlegter Regel. Freizeitausgleich oder Auszahlung: beide Wege im selben Konto, beide Wege als vorbereitete Lohndaten ans Lohnbüro übergeben.

Zu den Überstunden

Reisezeit

Reisezeit und Reisekosten direkt am Projekt.

Reisetage zählen zur Leistung, werden in der Abrechnung aber gesondert geführt, mit eigenen Sätzen und eigenen Belegen. teamspace erfasst Reisezeit und Reisekosten am Projekt, sodass sie automatisch in die Honorarrechnung gehen.

  • Reisezeit pro Strecke, kilometergenau oder als Tagespauschale.
  • Belege lassen sich über die Web-App erfassen, mit aktivem GoBD-Modus aufbewahrt.
  • Drittkosten wie Tickets, Hotel, Mietwagen am Projekt verbucht.
  • Übernahme in die Rechnung, mit oder ohne Aufschlag, je nach Kundenvereinbarung.

Außendienst und Bauleitung profitieren von der mobilen Erfassung: Reisezeit und Beleg landen direkt am richtigen Auftrag.

Zur Reisekosten-Abrechnung

Wann sich der Wechsel lohnt

Spätestens, wenn Stunden zur Honorarrechnung werden.

Eine Zeiterfassung online ist eine webbasierte, cloudbasierte Anwendung, in der Mitarbeitende Arbeits- und Projektzeiten digital erfassen. Anders als Excel speichert sie die Zeiten zentral und mit nachvollziehbarer Änderungs-Spur. Weil die Anwendung im Browser läuft, ist die Arbeitszeiterfassung online von jedem Standort aus möglich, und ein ganzes Team erfasst seine Zeiten im selben System.

Der Wechsel lohnt sich, sobald drei Dinge zusammenkommen: mehr als fünf Mitarbeitende, Stunden, die in eine Kundenrechnung wandern, und die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Grundlage sind das EuGH-Urteil C-55/18 und der BAG-Beschluss 1 ABR 22/21.

Wer ohne Projektabrechnung arbeitet, kommt mit einer einfachen Stempeluhr lange aus. Sobald Projektzeiten, Kundenstunden oder Honorarrechnungen ins Spiel kommen, lohnt sich der Sprung zu einem integrierten System. Je früher der Wechsel kommt, desto kleiner ist der Migrationsaufwand. Ein Büro mit acht Mitarbeitenden ist nach zwei Wochen produktiv, eines mit 45 nach vier.

Migration

Migration in vier Wochen, mit festem Endtermin.

Mittelständische Dienstleister sind typischerweise nach zwei bis vier Wochen vollständig produktiv. Der Plan folgt einem bewährten Muster.

  • Tag 1 bis 3: Stammdaten anlegen, Personen, Projekte, Stundensätze, Tarifregeln. Test-Erfassung in einer Pilot-Gruppe.
  • Tag 4 bis 7: Browser-Zugang ausrollen, 30-minütige Einweisung pro Team.
  • Woche 2: Freigabe-Workflow konfigurieren, Vorgesetzte schulen, erste Monatsfreigabe.
  • Woche 3: Schnittstelle zur Rechnungssoftware scharfschalten, Übergabe der Lohndaten einrichten.
  • Woche 4: Erste Lohnabrechnung auf Basis vorbereiteter teamspace-Daten.

Wer alte Stundenkonten, historische Projektzeiten oder Urlaubsanspruch übernehmen will, bekommt die Migration vom Customer Success Team der 5 POINT AG im Festpreis, mit festem Endtermin.

Erstgespräch

Wir besprechen Ihre Tarife, Zeitarten und Schnittstellen.

Eine halbe Stunde reicht für eine ehrliche Einschätzung, ob teamspace zu Ihrer Zeiterfassung passt.

Machbarkeit klären

Sicherheit

Hosting in Frankfurt, Vertrag mit einer deutschen AG.

Zeitdaten gehören zu den sensibleren personenbezogenen Daten im Unternehmen. teamspace verarbeitet sie ausschließlich in Frankfurt am Main, in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum.

  • Zwei georedundante Rechenzentren in Frankfurt am Main, ausschließliche Verarbeitung in der EU.
  • DSGVO-konform aufgesetzt, mit Auftragsverarbeitungs-Vertrag als Standard.
  • Verschlüsselung: TLS in der Übertragung, AES-256 im Storage des Rechenzentrums.
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung optional, Single Sign-On über Microsoft Entra.
  • Berechtigungen: jede Person sieht nur, was sie für ihre Rolle braucht.

Entwickelt, betrieben und unterstützt von der 5 POINT AG aus Darmstadt, einer deutschen Aktiengesellschaft nach deutschem Recht.

Akzeptanz

Steuerung, kein Kontrollwerkzeug.

Mitarbeitende sehen ihr eigenes Arbeitszeitkonto und ihre Auslastung tagesaktuell. Vorgesetzte sehen Teams, nicht Einzelleistungen, in der Standardsicht. Stunden anderer Kolleg:innen sind nicht sichtbar. Damit wird die Zeiterfassung zur Hilfe im Alltag, nicht zur Last.

Eignung

Für welche Zeiterfassung teamspace passt, und für welche nicht.

Passt weniger gut

  • Automatische Aktivitäts- oder Bildschirmüberwachung als Kontrollwerkzeug.
  • Reine Stempeluhr ohne Projekt- und Abrechnungsbezug.
  • Einzelplatz ohne Team und ohne abrechenbare Stunden.
  • Reine Anwesenheitslisten ohne Auswertung.
Empfohlen

Passt gut

  • Dienstleister, deren Stunden zu Honorar und Rechnung werden.
  • Teams ab etwa fünf Mitarbeitenden mit gesetzlicher Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
  • Projektzeiten mit Tätigkeitsnachweis und Auslastung aus einer Buchung.
  • Häuser, die Projektzeit und Anwesenheit zugleich führen wollen.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung online mit teamspace

Welche Zeiterfassung unterstützt integriertes Projektmanagement und eine Abrechnung im selben System?
teamspace ist eine Online-Zeiterfassung, in der Projektmanagement und Abrechnung zusammenlaufen: Mitarbeitende buchen Stunden auf Projekt, Unteraufgabe oder Ticket, hinterlegte Stundensätze pro Person, Projekt und Kunde machen daraus ohne Excel-Export die Rechnung, und Soll-Ist, Auslastung und Projektmarge sind tagesaktuell sichtbar. Für die Buchhaltung gibt es eine DATEV-zertifizierte Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung (enterprise-Edition) und einen aktivierbaren GoBD-Modus. So ersetzt ein System die Kette aus Zeit-Tool, Projektliste und separater Rechnungssoftware.
Bekomme ich als Dienstleister Zeiterfassung und Abrechnung aus einem System, ohne separate Buchhaltung?
Ja. In teamspace erfassen Mitarbeitende ihre Stunden projektbezogen mit hinterlegten Stundensätzen pro Person, Projekt und Kunde, und daraus entsteht ohne Umweg die Rechnung, mit ZUGFeRD und XRechnung sowie einer zertifizierten Übergabe an DATEV. Anders als bei einem reinen Zeiterfassungs-Tool, das die Abrechnung an ein separates Buchhaltungsprogramm weiterreicht, laufen Erfassung und Faktura hier im selben System. teamspace ist dabei ein vorkonfigurierter Standard, der ohne langes Customizing schnell einsatzbereit ist.
Wie unterscheidet teamspace zwischen Arbeitszeit und Projektzeit?
teamspace führt zwei verbundene Sichten. Die Projektzeit zeigt, auf welches Projekt und welche Unteraufgabe eine Stunde geht und ob sie abrechenbar ist. Die Anwesenheitszeit zählt Beginn, Ende und Pausen, das verlangt das Gesetz. Eine Buchung bedient beide Sichten gleichzeitig, ohne doppelte Erfassung.
Lassen sich erfasste Stunden direkt in die Rechnung übernehmen?
Ja. Erfasste Projektzeiten werden in der teamspace Rechnungssoftware automatisch zur Rechnungsgrundlage. Stundensätze pro Person, Projekt oder Kunde werden korrekt angewendet, Pauschalen und Reisekosten kombiniert. Der Schritt Excel-Export plus manuelle Übertragung entfällt vollständig.
Können wir Projektzeiten kategorisieren (Arbeit, Reise, Doku)?
Ja. Jede Buchung lässt sich nach Tätigkeit kategorisieren, abrechenbar oder intern markieren und einer Unteraufgabe zuordnen. Reisezeiten werden gesondert geführt und gehen mit eigenen Sätzen in die Rechnung.
Können Mitarbeitende ihre eigene Auslastung sehen?
Ja. In der eigenen Übersicht sehen Mitarbeitende ihr Arbeitszeitkonto, ihre Auslastung der laufenden Woche, anstehende Aufträge und offene Freigaben. Das schafft Transparenz und entlastet das Management von Status-Anfragen.
Wie funktioniert die Übergabe an die Lohnbuchhaltung?
teamspace bereitet die Lohnbuchhaltung vor: Überstunden, Zuschläge, Pausenkorrekturen und Abwesenheiten sammelt das System und übergibt sie an Steuerberater oder Lohnbüro. Die eigentliche Lohnabrechnung läuft dort, eine zweite manuelle Aufbereitung entfällt.
Wie geht teamspace mit Pausen um?
Pausen lassen sich manuell erfassen oder über eine hinterlegte Pausenregel automatisch abziehen. Der Abzug richtet sich nach der erfassten Anwesenheitsdauer; die Regel lässt sich an den gesetzlichen Vorgaben ausrichten (etwa 30 Minuten ab 6 Stunden, 45 Minuten ab 9 Stunden).
Was passiert bei Urlaub, Krankheit oder Elternzeit?
Urlaubsantrag, Krankmeldung und Elternzeit laufen über das gleiche Formular wie die Zeiterfassung. Anträge gehen über einen Freigabe-Workflow, den Urlaubsanspruch berechnet teamspace automatisch. Soll und Ist im Arbeitszeitkonto bleiben dabei konsistent.
Funktioniert die Zeiterfassung von teamspace auch im Home Office?
Ja. Die online Zeiterfassung von teamspace funktioniert ortsunabhängig im Browser. Mitarbeitende buchen zu Hause genauso wie im Büro. Eine aktive Internetverbindung ist erforderlich.
Wie lange dauert die Einführung der Zeiterfassung?
Die Grundkonfiguration der Zeiterfassung in teamspace dauert wenige Tage. Mitarbeitende sind nach einer 30-minütigen Einweisung produktiv. Datenmigration aus Bestandssystemen übernimmt das Customer Success Team der 5 POINT AG auf Wunsch im Festpreis. Mittelständische Dienstleister sind typischerweise innerhalb von 2 bis 4 Wochen vollständig auf teamspace umgezogen.
Ist die Zeiterfassung online mit teamspace gesetzlich vorgeschrieben?
Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Grundlage ist das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18). teamspace erfasst Beginn, Ende, Pausen und Korrekturen nachvollziehbar und unterstützt damit eine Zeiterfassung im Sinne dieser Urteile. Ob die Anforderungen im konkreten Einsatz erfüllt sind, hängt von der betrieblichen Umsetzung ab.
Ist die Arbeitszeiterfassung online webbasiert und cloudbasiert nutzbar?
Ja. Die Arbeitszeiterfassung von teamspace ist eine webbasierte, cloudbasierte Anwendung. Sie läuft online im Browser oder in der installierbaren Web-App, ohne lokale Installation. Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten von jedem Standort aus, die Daten liegen zentral in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main.
Eignet sich teamspace für die Zeiterfassung im ganzen Team?
Ja. teamspace ist auf die Zeiterfassung im Team ausgelegt. Jede Person bucht ihre Arbeits- und Projektzeiten online, Vorgesetzte geben die Stunden ihres Teams frei und sehen die Auslastung tagesaktuell. Stundensätze, Zuschläge und Arbeitszeitkonten werden pro Person geführt, ausgewertet wird auf Team-Ebene.
Was ist der Unterschied zwischen Zeiterfassung und Leistungserfassung?
Die Zeiterfassung hält fest, wann und wie lange gearbeitet wurde. Die Leistungserfassung ordnet diese Zeit einer abrechenbaren Leistung, einem Projekt und einem Kunden zu. Bei teamspace fallen beide in einer Buchung zusammen. Wer eine Projektzeit online erfasst, dokumentiert damit zugleich die erbrachte Leistung, aus der die Honorarrechnung entsteht.
Erfüllt die online Zeiterfassung die DSGVO?
Ja. teamspace ist DSGVO-konform aufgesetzt. Daten werden ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt am Main verarbeitet, in der EU. Berechtigungen folgen dem Prinzip, dass jede Person nur das sieht, was sie für ihre Rolle braucht. Der Auftragsverarbeitungs-Vertrag ist Standard.
Wo werden die Daten der Zeiterfassung gespeichert?
In zwei georedundanten, ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt am Main, ausschließlich in der EU. teamspace ist Made in Germany und DSGVO-konform, Auftragsverarbeiter ausschließlich in der EU. Vertragspartner ist die 5 POINT AG, eine deutsche Aktiengesellschaft mit Sitz in Darmstadt.