Automatischer Tätigkeitsnachweis für Kunden
Viele Kunden verlangen einen Tätigkeitsnachweis zu Leistungen, die sie in Anspruch nehmen. Die zugehörigen Zeiten zu erfassen und zusammenzustellen, kostet Zeit. Sparen Sie sich lieber die Mühe. teamspace erstellt Ihnen Tätigkeitsnachweise automatisch zu jeder Rechnung. Darin werden alle verrechneten Zeiten und Tätigkeiten aufgeführt, die in Rechnung gestellt werden.
Tätigkeiten online nachweisen
Der teamspace Tätigkeitsnachweis ist eine bequeme Lösung, mit der Sie Tätigkeiten schnell und unkompliziert nachweisen können. Wählen Sie einfach diejenigen Projektzeiten aus, die auf dem Tätigkeitsnachweis erscheinen sollen, den Rest erledigt die Software für Sie.Anwesenheitszeit
Die Anwesenheitszeit spiegelt die Gesamtzeit wider, die ein Mitarbeiter pro Tag gearbeitet hat.
Projektzeit
Die Projektzeit gibt an, wie viel Zeit ein Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe aufgewendet hat.
Infos auf dem Tätigkeitsnachweis
Mit teamspace sparen Sie sich den Papierkram und erstellen Tätigkeitsnachweise stattdessen online und fast komplett automatisch. Der digitale Nachweis fasst alle wichtigen Infos in einer Liste zusammen:
- Mitarbeiter
- Datum und Zeitdauer
- Tätigkeitsbeschreibung
„Wir können ohne großen Aufwand einen Leistungsnachweis für unsere Kunden generieren und als Anlage zur Rechnung mitschicken.“
Früher war es für kwsoft aufwendig, Leistungsnachweise für Kunden per Hand zu erstellen. Heute erhält der Kunde zu jeder Rechnung automatisch den passenden Nachweis.
Layout in Ihrer CI
Das Layout für Tätigkeitsnachweise richtet sich ganz nach den Layout-Vorlagen Ihres Unternehmens. Damit erscheint der Nachweis in der gleichen Optik wie auch Ihre Rechnungen und sonstigen Belege.
Alternative: Stundenzettel
Sie möchten Ihren Tätigkeitsnachweis prüfen? Dann ist der Stundenzettel eine hervorragende Alternative. Er bietet die gleiche Funktionalität, verfügt aber zusätzlich über einen Prüf- und Freigabeprozess.
Funktionen der Zeiterfassung im Überblick
Mit dem digitalen Tätigkeitsnachweis von teamspace lösen Sie die
Excel-Liste ab
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Allgemeines zum Tätigkeitsnachweis
Was ist ein Tätigkeitsnachweis?
Ein Tätigkeitsnachweis ist ein Dokument, das erbrachte Arbeiten gegenüber Dritten nachweist. Dafür schlüsselt er alle Tätigkeiten mit Zeitpunkt und Dauer auf, die ein Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum verrichtet hat.
Er unterscheidet sich dadurch von Arbeitsnachweis und Arbeitsbescheinigung:
- Arbeitsnachweis: Der Arbeitsnachweis dient als Ersatz für den Arbeitsvertrag. Er ist immer dann nötig, wenn ein Arbeitsvertrag nur mündlich geschlossen wurde. Der Arbeitgeber ist dann verpflichtet, dem Arbeitnehmer einen schriftlichen Nachweis zu den wesentlichen Vertragskonditionen auszustellen. Der Arbeitsnachweis enthält z. B. Name und Anschriften der Vertragsparteien, Ort und Zeit des Arbeitsverhältnisses, eine Beschreibung der Tätigkeit sowie Arbeitsentgelt, Urlaubstage und Kündigungsfrist.
- Arbeitsbescheinigung: Mit der Arbeitsbescheinigung dokumentiert der ehemalige Arbeitgeber alle Informationen, die für die Agentur für Arbeit bei der Entscheidung über den Anspruch auf Arbeitslosengeld relevant sind. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, eine Arbeitsbescheinigung auszustellen. Sie enthält vor allem die Art der bisherigen Tätigkeit, Dauer der Beschäftigung, den Grund für das Ende des Beschäftigungsverhältnisses sowie das Arbeitsentgelt und etwaige sonstige Leistungen, die noch zu leisten bzw. zu beanspruchen sind.
Wofür braucht man einen Tätigkeitsnachweis?
Ein Tätigkeitsnachweis dient vor allem der Kontrolle geleisteter Arbeiten. Er ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für Kunden von Interesse.
- Arbeitgeber: Der Arbeitgeber kann damit prüfen, ob ein Mitarbeiter alle Aufgaben erfüllt hat, die ihm aufgetragen wurden. Darüber hinaus lässt sich ablesen, wie lange der Mitarbeiter für eine bestimmte Tätigkeit gebraucht hat. Diese Information ist wertvoll für die Arbeitszeitanalyse. Sie zeigt Schulungspotenzial auf oder kann für präzisere Zeitpläne in der Zukunft genutzt werden.
- Kunde: In vielen Dienstleistungsunternehmen wird ein Tätigkeitsnachweis standardmäßig als Abrechnungsgrundlage verwendet und der Rechnung beigefügt. Er schafft Transparenz bei Umfang und Dauer der geleisteten Arbeiten. Der Kunde kann sich dadurch selbst ein Bild verschaffen und muss die Rechnung nicht in gutem Glauben zahlen.
Wie muss ein Tätigkeitsnachweis aussehen?
Es gibt keine verbindlichen Regeln, wie ein Tätigkeitsbericht aussehen soll, er sollte nur in jedem Fall schriftlich festgehalten werden. Ob digital oder in Papierform ist nebensächlich – eine digitale Dokumentation bietet allerdings einige Vorteile bei der Handhabung und Speicherung.
Folgende Informationen werden in einem Tätigkeitsbericht typischerweise festgehalten:
- Name des Mitarbeiters und der Firma
- Aktuelles Datum
- Zeitraum der dokumentierten Tätigkeiten
- (Kurze) Beschreibung der Tätigkeit
- Dauer der Tätigkeit
- Datum und Unterschriften von Arbeitnehmer und Arbeitgeber bzw. Kunde
Wie hilft mir eine Software bei Tätigkeitsnachweisen?
Eine Softwarelösung bietet mehrere Vorteile beim Erstellen von Tätigkeitsberichten:
- Tätigkeiten und Dauer der jeweiligen Dauer lassen sich mithilfe einer Zeiterfassung automatisch dokumentieren. Über die Cloud können Mitarbeiter Zeiten buchen, die von der Software automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet werden.
- Tätigkeitsnachweise werden automatisch erstellt und lassen sich direkt online prüfen bzw. dem Kunden zur Unterschrift schicken.
- Die erfassten Zeiten werden gespeichert und lassen sich umfassend analysieren – z. B. für Soll-Ist-Vergleiche, die Berechnung von Projektkennzahlen oder eine Kapazitätsanalyse.
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