Performance messbar und vergleichbar machen

In vielen Dienstleistungsunternehmen werden Stunden auf großzügig formulierte Sammelkategorien gebucht, „Beratung”, „Projektarbeit”, „Kundenkontakt”. Für die Abrechnung reicht das oft. Für eine fundierte Auswertung ist es zu grob: Sie sehen, dass Stunden gebucht wurden, aber nicht, welche Art von Wertschöpfung dabei entstanden ist.

Das Problem: Stunden ungleich Umsatz ungleich Marge

Eine erfasste Stunde kann sehr Unterschiedliches bedeuten:

• Abrechenbare Beratung beim Kunden, Stundensatz 175 €, direkter Umsatz, hohe Marge.
• Vorbereitung auf einen Workshop, intern bezahlt, nicht direkt fakturiert, Vorinvestition.
• Pflichttermin wie Compliance-Schulung, keine Wertschöpfung im engen Sinn, aber notwendig.
• Akquise für einen neuen Kunden, investiv, mit Erwartung künftigen Umsatzes.
• Reklamationsbearbeitung, Wertschöpfung null oder negativ, weil Folgekosten.

Wer alle fünf Stundentypen in eine Sammelkategorie wirft, hat zwar die Menge im Blick, aber nicht die Qualität. Auswertungen über Auslastung sehen großartig aus, während die Marge stillschweigend sinkt.

Die Lösung: Stundenarten und Zielartikel

In teamspace lassen sich Stundenarten definieren, die jede Buchung in einen klar umrissenen Wertschöpfungstyp einordnen. Der Erfasser wählt nicht nur das Projekt, sondern zusätzlich, welche Art von Arbeit es war:

• Abrechenbare Projektarbeit
• Nicht abrechenbare Projektarbeit (z.B. Pauschal abgegolten)
• Vertrieb und Akquise
• Interne Weiterentwicklung
• Pflichttermine und Verwaltung
• Reklamation und Nacharbeit

Die Auswertung gewinnt damit eine zweite Dimension: Sie sehen wie viele Stunden auf Mandat XY gebucht wurden und welcher Anteil davon zur eigentlichen Leistungserbringung beigetragen hat.

Zielartikel: Soll-Werte vergleichbar machen

Stundenarten allein reichen nicht. Damit Performance vergleichbar wird, brauchen Sie Zielgrößen und zwar pro Rolle, Senioritätsstufe und Kundensegment. Beispiele aus der Praxis:

• Senior Berater:innen sollen 75–80 % abrechenbare Stunden auf Mandanten produzieren.
• Projektmanager:innen liegen typischerweise bei 60–70 %, weil ein höherer Steuerungsanteil eingerechnet ist.
• Praktikant:innen und Junioren starten bei 40–50 % und steigern sich.

In teamspace lassen sich diese Zielartikel hinterlegen, die Auswertung zeigt dann nicht nur die absoluten Zahlen, sondern auch die Abweichung vom Ziel. Wer 65 % Auslastung produziert, ist nicht automatisch unterperformant, wenn das Ziel für die Rolle 60 % beträgt.

Drei konkrete Auswertungen, die sofort wirken

Wir empfehlen Beratungen und IT-Dienstleistern drei Standard-Auswertungen, die unmittelbar Mehrwert liefern:

1. Abrechenbarkeitsquote pro Mitarbeitenden:r, wie viel Prozent der erfassten Stunden sind abrechenbar? Trend über die letzten 12 Monate. Mehr dazu auf Projektzeiten.
2. Performance vs. Zielartikel, pro Mitarbeitenden:r und Rolle: wo wird das Ziel über- oder unterschritten? Mit Drilldown auf einzelne Mandate. Setup auf der Projektzeiterfassung Software-Seite.
3. Marge pro Mandat in Echtzeit, Erlöse (verrechnete Stunden) minus Kosten (interne Sätze), pro Mandat, Phase und Rolle. Mehr auf Projektcontrolling Software und Earned-Value-Analyse.

Mit diesen drei Sichten lassen sich Steuerungsentscheidungen treffen, bevor das Quartal abgeschlossen ist, nicht erst danach.

Was der Wechsel typischerweise bringt

Aus unseren Kundenprojekten sehen wir wiederkehrende Effekte, wenn Teams von Sammelkategorien auf differenzierte Stundenarten umstellen:

• Sichtbarkeit von Vorinvestitionen, Akquise und Konzeption werden als das erkannt, was sie sind: Investitionen mit erwartetem Rückfluss.
• Bessere Honorarverhandlungen, wer pro Mandat nachweisen kann, welcher Anteil tatsächlich auf Leistungserbringung entfiel, argumentiert anders gegenüber dem Kunden.
• Klarere Steuerungsdiskussionen, statt „warum sinkt unsere Marge?” gibt es konkrete Hebel: weniger Reklamation, mehr abrechenbare Tage, weniger interne Termine.

Was Sie tun können, auch ohne teamspace

Selbst wenn Sie heute mit Excel oder einem anderen Tool arbeiten: Die Logik ist übertragbar. Definieren Sie fünf bis acht Stundenarten, kommunizieren Sie sie klar, und werten Sie monatlich mindestens die Abrechenbarkeitsquote aus. Auch das ist ein Schritt.

Wenn Sie diese Logik in einer integrierten Software haben wollen, die direkt mit Projekten, Rechnungen und Reporting verbunden ist, sprechen Sie uns gerne an. Im 15-Minuten-Termin schauen wir auf Ihre konkrete Situation und sagen, ob teamspace passt.

Weiterlesen

• Zeiterfassung online mit FAQ, Vergleich und Compliance-Hinweisen.
• Projektmanagement Software: Plan, Ist und Forecast in Echtzeit.
• Multiprojektmanagement Software, wenn mehrere Projekte parallel laufen.
• Kapazitätsplanung: Auslastung pro Person und Team.
• Tätigkeitsnachweis, Stundennachweis pro Mandant als PDF.

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