Ein- und Ausgangszahlungen abgleichen
Die Bankenschnittstelle erlaubt, Zahlungsdaten Ihrer Konten mit offenen Ein- und Ausgangsrechnungen abzugleichen. Dafür laden Sie sich die Kontoumsätze bei Ihrer Bank als CSV-Datei herunter und laden Sie in das System hoch. Geplant ist für 2024 zudem ein direkter Zugriff auf das Bankkonto.
Im System können Sie die Zahlungsströme Ihrer Konten einsehen und automatisch bzw. manuell zuordnen. Hierfür relevante Konten markieren Sie in der Konfiguration als Umsatzkonten.
Über die zusätzliche Systemkachel „Kontobewegungen“ sehen Sie die Zahlungsströme Ihrer Umsatzkonten in der Übersicht und können einzelne Zahlungen automatisch oder manuell zuweisen. Der automatisierte Abgleich erfolgt anhand der Rechnungsnummer. Ist diese im Verwendungszweck der Überweisung enthalten, ordnet das System die Zahlung automatisch der entsprechenden Rechnung zu. Nicht relevante Zahlungen können Sie kennzeichnen, sodass diese vom System ignoriert werden.
Stimmt die ein- bzw. ausgegangene Zahlung exakt mit dem Rechnungsbetrag der zugeordneten Rechnung überein, wird diese als vollständig bezahlt markiert. Ist die Zahlung kleiner als die Rechnungssumme, kennzeichnet teamspace diese als Teilzahlung. Eine Übersicht mit den geleisteten Zahlungen finden Sie im Reiter „Zahlungen“ innerhalb der Rechnung bzw. in der gleichnamigen Systemkachel.
Dafür wurde die Zahlung als eigenes Systemelement eingeführt, sodass Zahlungen künftig in einer eigenen Liste dokumentiert und editiert werden können. Dies funktioniert auch für Ihre bereits bestehenden Rechnungen und unabhängig von der Bankenschnittstelle. Bereits erfolgte Zahlungen (egal ob vollständig oder in Teilen) werden dafür ausgelesen und im Reiter „Zahlungen“ aufgeführt. Mehrere Teilzahlungen werden jeweils als einzelnes Element in ihrer Gesamtsumme erfasst.
Damit die Zahlungsströme korrekt erfasst werden, muss in der Konfiguration zunächst ein Matching vorgenommen werden. Dabei werden die Spalten aus der Export-Datei Ihrer Bank dem entsprechenden Feld im System zugewiesen. Bei der Einrichtung unterstützt Sie unser Beratungsteam gerne.