Neue Kostenabrechnung

Was ändert sich an der Kostenabrechnung?

Bisher haben Sie Kosten, die Ihre Mitarbeiter erfasst haben, nach Erstellung der Rechnung der jeweiligen Abrechnungsposition zugewiesen. Dieses Vorgehen ist weiterhin möglich. Die neue Kostenabrechnung erlaubt Ihnen jedoch, abzurechnende Kostenelemente über einen eigenen Reiter direkt im Auftrag einzusehen. So haben Sie einen noch besseren Überblick über die Kosten, die auf der nächsten Rechnung landen.

Zeiten oder Kosten einer Auftragsposition zuordnen

Damit Sie die abrechnungsrelevanten Kostenelemente schon im Auftrag sehen können, haben wir den Aufwandspositionen in Ihrem Auftrag eine neue Funktionalität spendiert. Sie können nun entweder Zeiten ODER Kosten zuordnen.

Das bedeutet, Kosten lassen sich nun auf die gleiche komfortable Art und Weise abrechnen, die Sie bereits von Zeiten gewohnt sind. Stellen Sie die Auftragsposition auf Kosten ein, sammelt sie alle passenden verrechenbaren Kosten ein und überführt sie automatisch auf die nächste Rechnung. Sie müssen die Kosten nicht mehr nachträglich zuweisen.

Die Zuordnung können Sie, wie von Zeiten bereits bekannt, nach bestimmten Kriterien eingrenzen. Dazu gehören:

• Kostenart: Material, Fahrtkosten etc.

• Typ: 19% Mehrwertsteuer, 7% Mehrwertsteuer etc.

• Bearbeiter: Die Person, die die Kosten eingereicht hat.

• Zeitraum: Zeitspanne, innerhalb der Kosten berücksichtigt werden.

• Maximale Anzahl: Zahl der Kostenelemente, die maximal über diese Position verrechnet werden können.

Darüber hinaus haben Sie die Wahl, ob die Kostenelemente in der Rechnung einzeln aufgeführt werden (Kosten über Sammelabrechnung) oder die zugeordneten Kostenelemente alle in die zugrundeliegende Auftragsposition einfließen und dort den Betrag erhöhen (Kosten über die Auftragsposition).

Kostenabrechnungen selbst abbuchen

Sie interessieren sich für die Möglichkeiten, die neue Kostenabrechnung in teamspace bieten? Dann kommen Sie gerne auf unser Beratungsteam zu. Wir helfen Ihnen bei der Umsetzung.

Kosten erfassen und Abrechnungsart festlegen

Die Kostenerfassung erfolgt auf die gleiche Weise, wie Sie es bereits gewohnt sind. Weiterhin können Sie pro Kostenelement definieren,

• ob die Kosten in den Projektdeckungsbeitrag einfließen,

• dem Mitarbeiter erstattet werden und

• dem Kunden in Rechnung gestellt werden sollen.

Die Kundenabrechnung erhält jedoch zusätzliche Optionen. Möglich sind nun:

• Manuelle Verrechnung: Tragen Sie den abrechenbaren Betrag manuell ein.

• Verrechnung über das Kostenelement: Der abrechenbare Betrag wird direkt aus dem Kostenelement übernommen.

• Verrechnung über die Preisliste: Der abrechenbare Betrag ergibt sich aus dem Artikelpreis, der mit dem Kostentyp verknüpft ist.

• Verrechnung über die Auftragsposition: Der abrechenbare Betrag richtet sich nach dem Preis der Position im Auftrag.

Letztere Option ist komplett neu und erlaubt eine individuelle Verrechnung von Kosten je nach Auftrag. Damit lassen sich Leistungen komfortabler abrechnen, bei denen es nicht auf die Zeit, sondern die Anzahl ankommt. Das heißt konkret: Der Preis richtet sich danach, wie oft die Leistung erbracht wurde und nicht danach, wie lange es gedauert hat. Beispiele hierfür sind Messungen, Prüfungen oder Begehungen. Für jede neu durchgeführte Messung, Prüfung oder Begehung erstellen Sie ein Kostenelement, das anschließend über den im Auftrag festgelegten Preis abgerechnet wird.

Eingangsrechnungen weiterverrechnen

Mit der erweiterten Abrechnung können Sie sogar Eingangsrechnungen in Kostenelemente überführen und auf die gleiche Art bei Ihren Kunden abrechnen. Die Weiterverrechnung externer Leistungen wird so deutlich einfacher. Besonders komfortabel funktioniert dieser Prozess, wenn Sie die Eingangsrechnung bereits in den neuen E-Rechnungsformaten ZUGFeRD und XRechnung erhalten, denn dann werden die Rechnungsdaten digital ausgelesen und direkt in Ihren Beleg übertragen.

PS: Die Umwandlung funktioniert auch umgekehrt. Auf diese Weise erzeugen Sie schnell und einfach eine Hotelrechnung mit Kostenpositionen für Übernachtung und Frühstück, die unterschiedliche Mehrwertsteuersätze haben.