Projektzeiten einfach erfassen – direkt im Arbeitsalltag
Zeiten auf Projekte buchen. Transparent, mobil und ohne Umwege.
Was sind Projektzeiten?
Projektzeiten beschreiben die konkrete Arbeitszeit, die Mitarbeitende auf Projekte, Teilprojekte oder Aufgaben buchen.
Sie entstehen dort, wo gearbeitet wird – nicht erst im Controlling.
Warum Projektzeiten gebucht werden müssen
Projektzeiten zu buchen ist kein Selbstzweck. Projektzeiten sind die Basis für Planung, Abrechnung und Auswertung. Mit teamspace erfassen Mitarbeitende ihre Zeiten direkt auf Projekte und Aufgaben – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Schnell, nachvollziehbar und revisionssicher.
Damit sind Projektzeiten die Grundlage erfolgreicher Projektarbeit und die Voraussetzung dafür, Projekte wirtschaftlich, transparent und fair zu steuern.
Projektzeiten müssen erfasst werden, um …
💶 Abgerechnet werden zu können
Nur sauber gebuchte Projektzeiten ermöglichen eine korrekte Projektabrechnung – intern wie extern.
Fehlende oder unklare Zeiten führen zu Umsatzverlusten oder Diskussionen mit Auftraggebern.
📄 Nachweispflichten zu erfüllen
Viele Projekte unterliegen vertraglichen, gesetzlichen oder förderrechtlichen Nachweispflichten.
Projektzeiten liefern die notwendige Dokumentation für:
Auftraggeber
Förderstellen
interne Revisionen
📊 Erfolg messbar zu machen
Ohne gebuchte Projektzeiten bleibt Projekterfolg eine Vermutung.
Erst durch Projektzeiten wird sichtbar:
welche Leistungen wirtschaftlich sind
wo Projekte aus dem Ruder laufen
welche Aufgaben mehr Aufwand verursachen als geplant
🔍 Leistungen zu prüfen und zu steuern
Projektzeiten schaffen Transparenz über:
erbrachte Leistungen
tatsächlichen Aufwand je Aufgabe
Abweichungen von Planung und Angebot
So können Projekte aktiv gesteuert statt nur rückblickend bewertet werden.
👥 Mitarbeitende fair zu motivieren
Transparente Projektzeiten sorgen für:
realistische Arbeitslast
Anerkennung geleisteter Arbeit
faire Bewertung von Einsatz und Leistung
Das steigert Motivation, Vertrauen und Akzeptanz der Zeiterfassung.
Projektzeiten sind der verbindende Punkt zwischen täglicher Arbeit und wirtschaftlichem Projekterfolg.
Was sollte bei Projektzeiten erfasst werden?
Vollständige Projektzeiten sorgen für Transparenz und Sicherheit
Damit Projektzeiten abrechenbar, nachvollziehbar und auswertbar sind, müssen sie einheitlich und strukturiert erfasst werden. Unvollständige Angaben führen zu Rückfragen, Korrekturen oder im schlimmsten Fall zu nicht abrechenbaren Leistungen.
Zu erfassende Angaben bei Projektzeiten
Datum
Der Tag, an dem die Leistung erbracht wurde – Grundlage für Nachweise, Auswertungen und Abrechnungszeiträume.
Mitarbeitender (Wer)
Eindeutige Zuordnung der Projektzeit zur verantwortlichen Person.
Rubrik / Tätigkeit / Leistung
Art der Tätigkeit, z. B.:
Planung
Abstimmung
Dokumentation
Projektleitung
→ wichtig für Auswertungen, Leistungsnachweise und HOAI-Strukturen.
Projekt / Teilprojekt
Das Projekt, auf das die Zeit gebucht wird – optional mit Unterprojekten oder Phasen.
Verrechenbarkeit
Kennzeichnung, ob die Projektzeit:
abrechenbar
intern
nicht abrechenbar
ist – entscheidend für Abrechnung und Wirtschaftlichkeit.
Zeit von / bis bzw. Dauer
Start- und Endzeit oder
gebuchte Dauer
Sorgt für Plausibilität und verhindert Über- oder Doppelbuchungen.
Beschreibung / Kommentar
Kurze inhaltliche Beschreibung der erbrachten Leistung – oft entscheidend für:
Auftraggeber-Nachweise
Prüfungen
spätere Rückfragen
Optional, aber häufig sinnvoll
Kostenstelle / Kostenträger
Leistungsphase (z. B. HOAI)
Freigabestatus (offen, geprüft, freigegeben)
Verknüpfung zu Aufgaben oder Dokumenten
- Rolle
- Tätigkeitsschwerpunkt
- Eventuell eigene freie Felder
Projektzeiten sind nur dann wertvoll, wenn sie verständlich, prüfbar und abrechenbar sind.
Hier finden Sie Details zur Projektzeiterfassung mit teamspace