Auftrag
Auftragsbestätigung automatisch
Bei Annahme eines Angebots entsteht der Auftrag samt Auftragsbestätigung, mit Konditionen, Lieferdaten und Zahlungsziel.
- Aus dem angenommenen Angebot per Klick
- Versand per E-Mail oder PDF mit Tracking
Auftragsabwicklung: vom Auftrag zur Rechnung, in einer Logik.
Auftrag, Lieferung und Rechnung laufen in einer durchgängigen Kette. Auftragsbestätigung, Lieferschein, Teil- und Schlussrechnung mit Audit-Trail, ZUGFeRD-Versand inklusive. Teil der Rechnungssoftware, ohne Modul-Aufpreis.
Drei Bausteine
Was die Auftragsabwicklung abdeckt
Auftragsbestätigung, Lieferung und Schlussrechnung greifen ineinander, statt in getrennten Werkzeugen zu liegen.
Lieferung
Lieferung und Teilrechnungen
Lieferschein pro Teillieferung, dazu Teil- oder Akontorechnungen mit konfigurierbarem Rhythmus.
- Lieferschein pro Teillieferung
- Teil- und Akontorechnung mit eigenem Rhythmus
Abschluss
Schlussrechnung mit Verrechnung
Die Schlussrechnung verrechnet alle Teilrechnungen und Akontozahlungen. Stornorechnung mit vollständigem Audit-Trail.
- Verrechnet alle Teilrechnungen automatisch
- Stornorechnung mit Audit-Trail
Vom Auftrag zur bezahlten Schlussrechnung
- 1
Auftragsbestätigung
Aus dem angenommenen Angebot entsteht der Auftrag mit Auftragsbestätigung. Konditionen, Lieferdaten, Zahlungsziele festgelegt.
- 2
Projekt eröffnet
Aus dem Auftrag entsteht das Projekt mit PSP, Plandaten und Abrechnungslogik. Stundenerfassung wird aktiviert.
- 3
Lieferung mit Lieferschein
Bei Hardware oder Lizenzlieferung entsteht ein Lieferschein. Bei Dienstleistung dient die Stundenfreigabe als Liefer-Nachweis.
- 4
Teilrechnungen oder Akontorechnungen
Bei längeren Aufträgen periodische Teilrechnungen oder Akontorechnungen mit konfigurierbarem Rhythmus.
- 5
Schlussrechnung und Storno
Beim Auftragsabschluss Schlussrechnung mit Verrechnung der Teilrechnungen. Stornorechnung mit Audit-Trail bei nachträglichen Anpassungen.
Funktionen rund um die Auftragsabwicklung
Auftrag und Lieferung
- Auftragsbestätigung mit Versand-Tracking
- Lieferschein mit Empfangs-Bestätigung
- Hardware- und Lizenz-Positionen
- Dienstleistungs-Positionen mit Stundensätzen
- Mehrere Lieferadressen
Rechnung und Storno
- Teilrechnung und Akontorechnung
- Schlussrechnung mit Verrechnung
- Stornorechnung mit Audit-Trail
- ZUGFeRD und XRechnung
- GoBD-Modus aktivierbar (Aufbewahrung im aktivierten Modus)
Anbindung
- Übernahme aus Angebot und CRM-Lead
- Projekt mit PSP und Stundenerfassung
- Mahnwesen aus offenem Posten
Was Auftragsabwicklung leistet
Auftragsabwicklung ist die operative Brücke zwischen Vertrieb und Buchhaltung. Bei einem reinen Dienstleister besteht sie aus Annahme des Angebots, Eröffnung des Projekts, Stundenerfassung und Rechnung. Bei Mischaufträgen mit Hardware, Lizenzen und Dienstleistung kommen Lieferscheine, Teilrechnungen und Mehrwertsteuer-Sonderfälle dazu.
teamspace deckt beide Varianten in einer durchgängigen Kette ab. Auftragsbestätigung, Lieferschein, Teil- und Schlussrechnung leben in einem Datenstamm mit Stundenerfassung, CRM und Mahnwesen.
Auftragsbestätigung mit Tracking
Sobald ein Angebot angenommen ist, entsteht die Auftragsbestätigung. Sie enthält:
- Konditionen: Stundensätze, Pauschalen, Lieferdatum, Zahlungsziel.
- Mehrwertsteuer-Logik: Inland, EU, Drittland, Reverse Charge.
- Anhänge: AGB, technische Spezifikation, Service-Level-Vereinbarung.
Versand per E-Mail oder PDF mit Tracking. Bei Empfang wird die Bestätigung als „bestätigt” verbucht und der Auftrag aktiviert.
Lieferung und Teilrechnungen
Bei längerlaufenden Aufträgen sind Teilrechnungen oder Akontorechnungen üblich. Pro Auftrag lässt sich konfigurieren:
- Periodisch (monatlich, quartalsweise) für Wartungsverträge oder Retainer.
- Bei Phasenabschluss für Projekte mit meilenstein-basierter Abrechnung.
- Bei Teillieferung für Hardware- oder Lizenzlieferungen.
Die Schlussrechnung verrechnet alle Teilrechnungen automatisch. Der Audit-Trail dokumentiert Reihenfolge und Verrechnung.
Hardware, Lizenzen und Dienstleistung im Mischauftrag
teamspace unterstützt Mischaufträge mit unterschiedlichen Positionsarten:
- Hardware: mit Lieferschein, Lager-Anbindung und Mehrwertsteuer-Logik nach Lieferort.
- Lizenzen: mit Laufzeit, automatischer Verlängerung und Lizenzinhaber-Verwaltung.
- Dienstleistung: mit Stundensätzen, Pauschalen und Festpreis-Komponenten.
In einem Auftrag und einer Schlussrechnung laufen alle drei Positionsarten korrekt nebeneinander.
Storno mit Audit-Trail
Stornorechnungen lassen sich in der Praxis nicht vermeiden: Lieferproblem, Streit, Mengen-Anpassung oder falsche Mehrwertsteuer-Klassifikation. teamspace führt:
- Stornorechnung mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung.
- Stornogrund als Pflichtfeld bei finanziellen Auswirkungen.
- Audit-Trail mit Bearbeiter, Zeitstempel und Begründung.
- Korrekte Behandlung im Forderungsbestand und in der Schlussrechnung.
Der GoBD-Modus ist aktivierbar: Aufbewahrung über 10 Jahre und Lösch-Schutz für freigegebene Perioden.
Passt das zu Ihren Anforderungen?
Sie überlegen, ob teamspace die Auftragsabwicklung in Ihrer Organisation konsolidieren kann? Im 15- bis 30-minütigen Termin prüfen wir Ihren Auftrags-Workflow, Lieferlogik und Schlussrechnung-Anforderungen.
Auftrags-Setup in 15 Minuten umreißen.
Im Erstgespräch klären wir, ob teamspace zu Ihrem Auftrags-Workflow, Ihrer Lieferlogik und Ihren Schlussrechnungen passt.
Häufige Fragen zur Auftragsabwicklung
Was unterscheidet Auftragsabwicklung von Projektabrechnung?
Die Projektabrechnung zielt auf längerlaufende Projekte mit Stunden, Phasen und Marge. Auftragsabwicklung ist breiter und umfasst auch reine Hardware- oder Lizenz-Aufträge sowie Mischaufträge. teamspace deckt beides in einer Anwendung ab.
Wie funktionieren Teilrechnungen?
Pro Auftrag lässt sich konfigurieren, ob am Periodenende eine Teilrechnung entsteht (z.B. monatlich), bei Erreichen einer Phase oder bei Lieferung einer Teilkomponente. Die Schlussrechnung verrechnet alle Teilrechnungen automatisch.
Wie ist die Storno-Logik?
Eine Stornorechnung verweist auf die ursprüngliche Rechnung, dokumentiert den Stornogrund mit Audit-Trail und behandelt den Forderungsbestand korrekt. Bei Storno einer Teilrechnung wird die Schlussrechnung neu berechnet.
Können Hardware und Dienstleistung in einem Auftrag laufen?
Ja. Mischaufträge mit Hardware (mit Lieferschein und Mehrwertsteuer-Logik), Lizenzen und Dienstleistung (mit Stundensätzen und Festpreis) laufen in einem Auftrag und einer Schlussrechnung.
Wie hängt das mit dem Mahnwesen zusammen?
Aus dem offenen Posten der Auftragsabrechnung läuft das Mahnwesen automatisch. Skonto-Regeln, Zahlungsziele und Mahnstufen sind pro Mandant konfigurierbar.