Was ist Desk Sharing?
Beim Desk Sharing wählen Mitarbeiter frei Ihren Arbeitsplatz im Büro. Es gibt keine starre Platzzuteilung mehr, sondern Mitarbeiter buchen sich den Schreibtisch, den sie gerade brauchen. Seit der Pandemie setzen immer mehr Unternehmen auf Desk Sharing, z. B. Lufthansa, Siemens oder der ADAC.
Welche Vor- und Nachteile hat das Desk Sharing?
Desk Sharing ist eine moderne und flexible Form der Zusammenarbeit, die immer mehr Anhänger findet. Mithilfe des Desk Sharings lässt sich Büroarbeit und Home Office effizient miteinander verbinden. Es bietet viele Vorteile, allerdings auch einige Fallstricke, derer man sich bewusst sein muss.
Vorteile
- Flachere Hierarchien: Wenn alle Mitarbeiter die gleichen Arbeitsplätze nutzen können, schafft das auch in den Köpfen mehr „Demokratie“ im Büro.
- Besserer Informationsaustausch: Teamarbeit funktioniert einfach viel besser, wenn man auch räumlich eng zusammenarbeiten kann. Mit Desk Sharing bucht man sich einfach gemeinsam einen Gruppenraum oder Schreibtische im gleichen Büro.
- Platz und Kosten einsparen: Unternehmen sparen Bürofläche und Kosten ein, wenn nicht für jeden Mitarbeiter ein fester Schreibtisch vorgesehen ist. Das macht sich bei Miete, Strom- und Heizkosten bemerkbar. Bis zu 30% Kostenersparnis sind möglich.
- Mehr Flexibilität: Mitarbeiter können sich ganz flexibel immer den Arbeitsplatz buchen, den sie gerade brauchen. Die neue Umgebung und der Austausch mit unterschiedlichen Kollegen fördert die Kreativität und neue Denkweisen.
- Employer Branding: Flexibles Arbeiten ist eine Kernforderung der jüngeren Generationen X und Y. Arbeitsmodelle, die sich gut mit der eigenen Lebensgestaltung vereinbaren lassen, sind gefragt und ein echter Wettbewerbsvorteil auf dem Arbeitsmarkt.
Nachteile
- Planungsaufwand: Bei einem Desk-Sharing-System müssen Mitarbeiter vorab planen, wann sie ins Büro gehen und welchen Platz sie nutzen wollen. Gerade, wenn viel los ist oder besonders viele Mitarbeiter ins Büro kommen möchten, kann es zu Engpässen kommen.
- Stress: Im Vergleich zu festen Arbeitsplätzen herrscht beim Desk Sharing mehr Unsicherheit. Niemand hat sein eigenes „Revier“. Die mitunter tägliche Suche nach einem neuen Schreibtisch kann zu Stress und Konkurrenzdenken führen, vor allem, wenn bestimmte Plätze beliebter sind als andere.
- Geringerer Wohlfühlfaktor: Viele Mitarbeiter sehen den eigenen Arbeitsplatz als eine Art zweites Zuhause. Gibt es keine festen Schreibtische mehr, nimmt man ihnen die Möglichkeit, sich persönlich zu entfalten und den eigenen Arbeitsplatz nach den eigenen Vorlieben zu gestalten.
Wie funktioniert Desk Sharing am besten?
Am wichtigsten ist, die eigenen Mitarbeiter bei der Einführung des Desk Sharings miteinzubeziehen. Nur wenn das eigene Team die Möglichkeit hat, an der Entscheidung mitzuwirken und eigene Ideen und Wünsche einzubringen, wird das neue und flexible Arbeitsmodell letztendlich Erfolg haben.
Darüber hinaus sollten Unternehmen beim Desk Sharing bestimmte Regeln einführen und beherzigen. Sie helfen dabei, typischen Problemen vorzubeugen und Mitarbeitern das Arbeitsleben so angenehm wie möglich zu machen.
1. Gleiches Recht für alle
Statten Sie alle Arbeitsplätze gleich aus. Das gilt sowohl für die Größe der Tische, die Ablagemöglichkeiten als auch das technische Equipment. Alle Plätze sollten über die gleiche Grundausstattung verfügen. Nur so ist gewährleistet, dass es hinterher keine besonders geliebten oder ungeliebten Plätze gibt. Die gleiche Technik ist auch wichtig für den schnellen Wechsel des Arbeitsplatzes. „Plug and Play“ ist die Devise. D. h. Mitarbeiter sollten Ihren Laptop anschließen und sofort loslegen können. Müssen Sie sich zuerst mit anderer Hardware auseinandersetzen, sinken Motivation und Produktivität.
2. Höhenverstellbare Tische und Stühle
Sollen alle Mitarbeiter einen Arbeitsplatz nutzen können, muss er auch für alle Mitarbeiter geeignet sein. Das funktioniert nur dann, wenn sich der Schreibtisch an die eigene Arbeitshaltung anpasst. Niemand sollte Rückenprobleme bekommen, nur weil er oder sie an einem anderen Platz arbeitet. Höhenverstellbare Schreibtische bieten zudem die Möglichkeit, auch im Stehen zu arbeiten. Das ist besonders rückenschonend und praktisch für Teammeetings.
3. Raum für Privates
Ihre Mitarbeiter verbringen einen wesentlichen Teil des Tages im Büro an Ihrem Schreibtisch. Um diese Zeit so angenehm wie möglich zu gestalten, sollten sie auch in einem Flexible Office die Chance haben, Ihren Arbeitsplatz den eigenen Wünschen und Bedürfnissen nach zu gestalten. Dazu gehört vor allem ein abschließbarer Spind oder ein Fach, in dem Mitarbeiter persönliche Gegenstände lagern können. So lässt sich jeder Schreibtisch schnell personalisieren, z. B. mit einem Familienfoto oder einer Tischpflanze.
4. Clean Desk Policy
Verlasse deinen Arbeitsplatz so, wie du ihn vorgefunden hast. So lässt sich die „Clean Desk Policy“ in einem Satz zusammenfassen. Niemand möchte morgens erstmal den Unrat des Vorgängers aufräumen, bevor man mit der Arbeit loslegen kann. Deshalb sollten Mitarbeiter alle Arbeitsmaterialien und persönlichen Gegenstände nach Feierabend wieder mitnehmen oder an einem dafür vorgesehenen Platz verstauen. So stellen Sie sicher, dass alle Arbeitsplätze sauber bleiben und kein Streit entsteht.
5. Eigene Headsets
Spätestens seit der Pandemie gehören Telefon- und Videokonferenzen zum Arbeitsalltag. Headsets sind daher aus vielen Büros nicht mehr wegzudenken. Wichtig ist, dabei auf die Hygiene zu achten, denn niemand setzt sich gerne ein Headset auf, das zuvor schon ein Dutzend andere Kollegen genutzt haben. Daher sollten alle Mitarbeiter Ihre eigenen Headsets bekommen, die ausschließlich sie verwenden.
6. Datenschutz beachten
Häufig arbeiten bestimmte Mitarbeiter oder einzelne Abteilungen mit besonders sensiblen Daten, z. B. im HR oder in der Rechtsabteilung. Oft sind diese Daten nicht nur digital abgelegt, sondern auch in Papierform vorhanden. Natürlich sollten sie nicht für jeden frei zugänglich sein, der den entsprechenden Arbeitsplatz nutzt. Daher empfiehlt sich für sensible Daten ein abschließbarer Aktenschrank oder ein separates Büro, das vom Desk Sharing ausgenommen ist.
7. Selbstorganisation ermöglichen
Desk Sharing kann nur dann funktionieren, wenn Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich selbständig untereinander abzustimmen. Gruppenchats sind dafür nicht geeignet, denn sie sind fehleranfällig und ineffizient. Besser ist eine Softwarelösung, mit der Mitarbeiter freie Arbeitsplätze online einsehen und buchen können. So stimmen sich Teammitglieder, die im Büro arbeiten problemlos mit ihren Kollegen im Home Office ab.
Wie hilft mir das teamspace Desk-Sharing-System?
Das Desk-Sharing-System in der teamspace Unternehmenssoftware hilft Ihrem Team dabei, sich untereinander zu organisieren. Es unterstützt Sie bei allen wichtigen Themen rund um Shared Desks:
- Freigeben: Welche Schreibtische oder Büros möchten Sie über das Desk-Sharing-System zur Buchung freigeben? Über welche speziellen Merkmale verfügen sie (z. B. Kapazität oder technische Ausstattung)?
- Planen: Wie viele Plätze sind morgen frei? Welche Arbeitsplätze sind aktuell verfügbar?
- Buchen: Von wann bis wann möchte ich den Arbeitsplatz reservieren? Brauche ich ihn nur vor-/nachmittags oder jeweils den ganzen Tag?
- Abstimmen: Wo arbeiten meine Teammitglieder aktuell? Wer kommt nächste Woche ins Büro? Wo kann unser Teammeeting stattfinden?
- Übrigens: Mit dem teamspace Desk-Sharing-System können Sie auch Parkplätze buchen.
Arbeitsplätze freigeben
Legen Sie individuell fest, welche Ressourcen Sie zur Buchung freigeben möchten – Schreibtische, Büros, Technikräume oder Coworking-Spaces. Auch Parkplätze können Sie anlegen und von Ihren Mitarbeitern buchen lassen.
Freie Plätze buchen
Über die Weboberfläche sieht Ihr Team jederzeit, welche Arbeitsplätze gerade frei sind und kann eine Buchung dafür vornehmen – für den ganzen Tag oder nur für eine Tageshälfte. Das geht bequem aus dem Home Office oder auch mobil von unterwegs.
Standardplanung anlegen
Sind Büros oder Parkplätze standardmäßig auf eine bestimmte Art belegt, können Sie dies direkt als Standardplanung anlegen. In dem Fall müssen Mitarbeiter nur dann Änderungen vornehmen, wenn sich die Planung ändert.
Im Team abstimmen
Im Mitarbeiterüberblick sehen Sie, wer gerade wo arbeitet und welche Planung Ihre Kollegen für die nächsten Tage vorgenommen haben. So lassen sich Teamevents und Meetings einfacher planen und organisieren.
Jetzt mit dem teamspace Desk-Sharing-System starten
Sie setzen in Ihrem Unternehmen bereits auf Desk Sharing bzw. planen, es einzuführen? Wir helfen Ihnen gerne dabei, ein geeignetes Desk-Sharing-System für Ihr Unternehmen aufzusetzen. Buchen Sie einfach einen kostenlosen Demo-Termin bei unserem Beratungsteam.