Arbeitszeiterfassung
Arbeitszeiten rechtssicher erfassen – Anwesenheit und Projektzeiten klar getrennt
Moderne Arbeitszeiterfassung besteht aus mehr als „Kommen und Gehen“.
Mit teamspace erfassen Sie Anwesenheitszeiten und Projektzeiten strukturiert, rechtskonform und auswertbar – für Personalabteilung, Lohnabrechnung und Projektarbeit.
Zwei Arten von Arbeitszeiten
Anwesenheitszeiten und Projektzeiten – zwei unterschiedliche Zwecke
Nicht jede Arbeitszeit erfüllt denselben Zweck. Deshalb trennt teamspace klar zwischen Anwesenheitszeiten und Projektzeiten.
Anwesenheitszeiten
Grundlage für HR & Entgeltabrechnung
Projektzeiten
Grundlage für Abrechnung und Transparenz
Anwesenheitszeiten
Anwesenheitszeiten erfassen – Grundlage für HR & Entgeltabrechnung
Anwesenheitszeiten beschreiben wann, wo und wie lange Mitarbeitende gearbeitet haben.
Sie erfassen:
Datum und genaue Uhrzeit (von / bis)
Arbeitsort (z. B. Büro, Homeoffice, unterwegs)
Pausen
Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Feiertage)
Anwesenheitszeiten sind notwendig, um:
gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung zu erfüllen
Zuschläge (z. B. Nacht-, Sonn-, Feiertagsarbeit) korrekt zu berechnen
Überstunden, Mehrarbeit und Ruhezeiten zu ermitteln
eine saubere Lohn- und Gehaltsabrechnung sicherzustellen
Projektzeiten
Projektzeiten erfassen – Grundlage für Abrechnung und Transparenz
Projektzeiten zeigen wofür Arbeitszeit eingesetzt wurde.
Sie erfassen:
welches Projekt oder welche Aufgabe
welche Tätigkeit oder Leistung
wie viel Zeit aufgewendet wurde
ob die Zeit verrechenbar ist
Projektzeiten sind sinnvoll, um:
Leistungen gegenüber Kunden abrechnen zu können
Nachweise für Auftraggeber oder Förderstellen zu liefern
Wirtschaftlichkeit und Projekterfolg messbar zu machen
Transparenz über Aufwand und Leistung zu schaffen
Arbeitszeiterfassung, die HR-Abteilungen und Projektteams entlastet
Mit teamspace erhalten Sie eine Arbeitszeiterfassung, die:
rechtssicher ist
Abrechnung vereinfacht
Projektarbeit transparent macht
von Mitarbeitenden akzeptiert wird
Unverbindlich und indivdiduell prüfen, ob teamspace passt.
Zusammenspiel von HR & Projektarbeit
Eine Arbeitszeit – zwei Perspektiven
Anwesenheitszeiten und Projektzeiten ergänzen sich:
HR-Sicht:
Wie lange, wann und unter welchen Bedingungen wurde gearbeitet?Projekt-Sicht:
Wofür wurde diese Zeit eingesetzt und ist sie abrechenbar?
teamspace verbindet beide Perspektiven – ohne doppelte Erfassung.
Anwesenheitszeiten vs. Projektzeiten
Zwei Zeitarten – zwei klare Aufgaben
| Anwesenheitszeiten | Projektzeiten | |
|---|---|---|
| Zweck | Rechtssicherheit & Entgeltabrechnung | Abrechnung & Projekttransparenz |
| Fokus | Wann, wo und wie lange gearbeitet wurde | Wofür gearbeitet wurde |
| Erfasst wird | Uhrzeit von/bis, Pausen, Arbeitsort | Projekt, Aufgabe, Tätigkeit |
| Grundlage für | Zuschläge, Überstunden, Ruhezeiten | Kundenabrechnung, Nachweise |
| Relevanz für | HR, Payroll, Betriebsrat | Projektleitung, Controlling |
| Gesetzliche Pflicht | ✔ Ja | ✖ Nein (aber wirtschaftlich notwendig) |
| Typische Fragen | Hat die Arbeitszeit gepasst? | War die Leistung abrechenbar? |
Merksatz:
Anwesenheitszeiten sichern das Arbeitsverhältnis – Projektzeiten sichern den Projekterfolg.
Zuschläge, Überstunden & besondere Arbeitszeiten
Arbeitszeiten korrekt bewerten – automatisch und nachvollziehbar
Arbeitszeit ist nicht gleich Arbeitszeit. Abhängig von Uhrzeit, Wochentag, Arbeitsdauer und Arbeitsort entstehen Zuschläge, Überstunden oder besondere Regelungen. Mit einer sauberen Erfassung von Anwesenheitszeiten lassen sich diese zuverlässig ermitteln.
Zuschläge automatisch berücksichtigen
Auf Basis der erfassten Anwesenheitszeiten können Zuschläge berechnet werden, z. B.:
Nachtarbeit
Sonn- und Feiertagsarbeit
Schicht- oder Wochenendarbeit
vertraglich vereinbarte Zuschläge
Voraussetzung ist die exakte Erfassung von Uhrzeit und Datum.
Überstunden transparent ermitteln
Durch klare Arbeitszeitregeln werden:
tägliche und wöchentliche Sollzeiten
Mehrarbeit und Überstunden
Zeitkonten und Ausgleichszeiten
automatisch sichtbar – für Mitarbeitende, HR und Führungskräfte.
Feiertage & Abwesenheiten berücksichtigen
Arbeitszeiterfassung muss auch Zeiten abbilden, in denen nicht gearbeitet wird:
Gesetzliche Feiertage (bundeslandabhängig)
Urlaub
Krankheit
Sonderzeiten
Diese Zeiten fließen korrekt in Zeitkonten und Auswertungen ein.
Grundlage für Lohn- und Gehaltsabrechnung
Strukturierte Anwesenheitszeiten schaffen eine verlässliche Basis für:
Entgeltabrechnung
Zuschlagsberechnung
Prüfungen durch Behörden oder Betriebsrat
➡️ Ohne saubere Anwesenheitszeiten keine korrekten Zuschläge.
Merksatz
Zuschläge, Überstunden und Sonderzeiten lassen sich nur dann korrekt bewerten, wenn Arbeitszeiten exakt erfasst werden.
Semantische Einordnung der Arbeitszeiterfassung
Arbeitszeiterfassung umfasst mehr als das Erfassen von Beginn und Ende der Arbeitszeit. Sie steht im Zusammenhang mit dem Arbeitszeitgesetz, der EuGH-Rechtsprechung, HR-Compliance und der Zeitwirtschaft. Neben Anwesenheitszeiten spielen auch Überstunden, Zuschläge, Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, Ruhezeiten, Homeoffice und mobile Arbeit eine zentrale Rolle. Ergänzend machen Projektzeiten Leistungen nachvollziehbar und abrechenbar. Diese inhaltliche Einordnung hilft, Arbeitszeiterfassung als rechtssichere und wirtschaftlich relevante HR-Lösung zu verstehen.
Recht & HR: Warum Anwesenheitszeiten Pflicht sind
Arbeitszeiterfassung ist gesetzlich vorgeschrieben
Unternehmen sind verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen.
Diese Pflicht dient dem Schutz der Mitarbeitenden und der Einhaltung von Arbeitszeitregelungen.
Anwesenheitszeiten ermöglichen:
Nachweis von Arbeits- und Ruhezeiten
korrekte Berechnung von Zuschlägen
transparente Überstundenregelungen
rechtssichere Dokumentation gegenüber Behörden und Prüfern
➡️ Anwesenheitszeiten sind HR-Pflicht.
Wirtschaft & Projekte: Warum Projektzeiten unverzichtbar sind
Projektzeiten machen Leistung sichtbar und abrechenbar
Projektzeiten sind nicht gesetzlich vorgeschrieben – aber wirtschaftlich entscheidend.
Projektzeiten sind notwendig, um:
Leistungen gegenüber Kunden abzurechnen
Nachweispflichten in Projekten zu erfüllen
Aufwand und Wirtschaftlichkeit zu bewerten
Projekte steuerbar und vergleichbar zu machen
➡️ Projektzeiten sind Voraussetzung für Umsatz und Transparenz.
Zusammenspiel beider Zeitarten
Eine Arbeitszeit – zwei Perspektiven, kein Mehraufwand
Mit teamspace werden Anwesenheitszeiten und Projektzeiten sinnvoll kombiniert:
Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeit strukturiert
HR erhält rechtssichere Anwesenheitsdaten
Projekte erhalten abrechenbare Leistungszeiten
Keine doppelte Erfassung, keine widersprüchlichen Daten
Arbeitszeiterfassung, die Rechtssicherheit und Abrechnung verbindet
teamspace verbindet HR-Arbeitszeiterfassung mit projektbezogener Zeiterfassung – klar getrennt, intelligent verknüpft und im Alltag akzeptiert.
Zusammenspiel beider Zeitarten
Eine Arbeitszeit – zwei Perspektiven, kein Mehraufwand
Mit teamspace werden Anwesenheitszeiten und Projektzeiten sinnvoll kombiniert:
Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeit strukturiert
HR erhält rechtssichere Anwesenheitsdaten
Projekte erhalten abrechenbare Leistungszeiten
Keine doppelte Erfassung, keine widersprüchlichen Daten
Arbeitszeiterfassung, die Rechtssicherheit und Abrechnung verbindet
teamspace verbindet HR-Arbeitszeiterfassung mit projektbezogener Zeiterfassung – klar getrennt, intelligent verknüpft und im Alltag akzeptiert.
Funktionen der Zeiterfassung im Überblick
Beispiele aus der Praxis der Arbeitszeiterfassung
Wie berechne ich Zuschläge nach Arbeitszeitgesetz?
Zuschläge entstehen, wenn Arbeitszeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit liegen – etwa bei Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit. Voraussetzung für eine korrekte Berechnung ist die exakte Erfassung von Datum, Uhrzeit und Arbeitsdauer. Auf dieser Basis lassen sich Zuschläge regelkonform ermitteln und transparent dokumentieren.
Projektzeit vs. Anwesenheitszeit – ein praktisches Beispiel
Eine Mitarbeiterin arbeitet von 8:00 bis 16:30 Uhr im Homeoffice. Diese Zeit wird als Anwesenheitszeit erfasst und ist relevant für Arbeitszeitnachweis, Pausen und mögliche Überstunden.
Innerhalb dieser Zeit bucht sie 5,5 Stunden auf ein Kundenprojekt. Diese Zeit wird als Projektzeit erfasst und kann dem Kunden in Rechnung gestellt werden.
So wird dieselbe Arbeitszeit aus zwei Perspektiven genutzt – HR-rechtlich korrekt und wirtschaftlich abrechenbar.
Wie werden Überstunden korrekt ermittelt?
Überstunden ergeben sich aus dem Vergleich der vertraglich vereinbarten Soll-Arbeitszeit mit der tatsächlich erfassten Anwesenheitszeit. Werden mehr Stunden gearbeitet als vorgesehen, entstehen Überstunden, die über Zeitkonten sichtbar und ausgleichbar werden.
Warum reichen Projektzeiten allein nicht aus?
Projektzeiten zeigen, wofür gearbeitet wurde, geben aber keinen vollständigen Nachweis über Arbeitsbeginn, Pausen oder Ruhezeiten. Deshalb sind Anwesenheitszeiten gesetzlich erforderlich, während Projektzeiten die wirtschaftliche Sicht ergänzen.
FAQ – Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung
Ja. Unternehmen sind verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren.
Die Erfassung dient dem Schutz der Mitarbeitenden und der Einhaltung von Arbeitszeit- und Ruhezeitvorgaben.
Anwesenheitszeiten erfassen wann, wo und wie lange gearbeitet wurde.
Sie sind Grundlage für HR, Zuschläge und Entgeltabrechnung.Projektzeiten erfassen wofür gearbeitet wurde.
Sie sind wichtig für Kundenabrechnung, Nachweise und Projektauswertungen.
Beide Zeitarten erfüllen unterschiedliche Zwecke und ergänzen sich.
Ja. Voraussetzung ist die exakte Erfassung von Uhrzeit, Datum und Arbeitsort.
Auf dieser Basis lassen sich z. B. Nacht-, Sonn- oder Feiertagszuschläge korrekt ermitteln.
Überstunden ergeben sich aus dem Vergleich von Soll-Arbeitszeit und tatsächlich erfasster Anwesenheitszeit.
Zeitkonten machen Mehrarbeit, Ausgleichszeiten und Salden transparent.
Gesetzlich sind Projektzeiten nicht vorgeschrieben.
Sie sind jedoch wirtschaftlich notwendig, um:
Leistungen gegenüber Kunden abzurechnen
Nachweispflichten zu erfüllen
Projekterfolg messbar zu machen
Nein. Moderne Systeme verbinden Anwesenheitszeiten und Projektzeiten, sodass:
Arbeitszeit nur einmal erfasst wird
HR- und Projektanforderungen gleichzeitig erfüllt sind
Ja. Auch im Homeoffice gelten die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung.
Arbeitsort und Uhrzeit bleiben entscheidend für Nachweise und Zuschläge.
So detailliert, dass ein Dritter die Leistung nachvollziehen kann.
Eine kurze Tätigkeitsbeschreibung reicht meist aus – ist aber entscheidend bei Prüfungen oder Rückfragen.