ZUGFeRD Rechnung erstellen

Erfahren Sie hier, wie sie eine ZUGFeRD Rechnung erstellen und
was Sie über ZUGFeRD-Rechnungen wissen sollten.

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Wie kann ich eine ZUGFeRD Rechnung erstellen?

Eine ZUGFeRD-Rechnung wird erstellt, indem die Rechnungsdaten strukturiert erfasst und sowohl als PDF als auch als eingebettete XML-Datei ausgegeben werden. In der Praxis erfolgt dies über eine Rechnungssoftware, die den ZUGFeRD-Standard unterstützt.
Mit teamspace ist das besonders einfach: Beim Erstellen der Rechnung wird lediglich das gewünschte Rechnungsformat ausgewählt. Die notwendigen Daten werden automatisch korrekt im ZUGFeRD-Format erzeugt und in die PDF-Rechnung integriert. Eine manuelle Erstellung der XML-Datei oder zusätzliche technische Schritte sind nicht erforderlich.

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD ist ein etabliertes Format für elektronische Rechnungen im B2B-Umfeld. Es kombiniert eine visuell lesbare PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Daten und ermöglicht so sowohl eine manuelle als auch eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungen.

Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren möchten, ohne auf eine klassische PDF-Darstellung zu verzichten, nutzen ZUGFeRD als praxisnahen Einstieg in die E-Rechnung.

Die Abkürzung ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein Hybridformat für elektronische Rechnungen.

 

Das Format besteht aus:

  • einer PDF-Datei zur visuellen Darstellung

  • einer eingebetteten XML-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten

Die XML-Daten entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und können von Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisiert verarbeitet werden.

Für wen eignet sich ZUGFeRD besonders?

ZUGFeRD eignet sich vor allem für Unternehmen, die:

  • Rechnungen im B2B-Umfeld stellen

  • weiterhin eine PDF-Rechnung versenden möchten

  • gleichzeitig strukturierte Daten für die Weiterverarbeitung benötigen

  • ihre Abrechnungsprozesse schrittweise digitalisieren wollen

Insbesondere für Dienstleister, projektorientierte Unternehmen und mittelständische Betriebe ist ZUGFeRD eine weit verbreitete Lösung.

ZUGFeRD vs. andere Rechnungsformate

PDF und E-Rechnungen sind Formate, die unterschiedliche Zwecke verfolgen.

ZUGFeRD vs. PDF-Rechnung

Eine klassische PDF-Rechnung ist nur visuell lesbar. Rechnungsdaten müssen häufig manuell erfasst oder geprüft werden.

ZUGFeRD dagegen:

  • enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten

  • ermöglicht automatisierte Verarbeitung

  • bleibt gleichzeitig für Menschen lesbar

ZUGFeRD vs. XRechnung

Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format und wird vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber eingesetzt.

ZUGFeRD kombiniert PDF und XML und wird überwiegend im privatwirtschaftlichen Bereich genutzt.

 

Mehr Informationen finden Sie auf der Seite XRechnung.

Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?

ZUGFeRD unterstützt unterschiedliche Profile, die den Umfang der enthaltenen Rechnungsdaten definieren. Dazu gehören unter anderem:

  • Profile für einfache Rechnungen

  • Profile nach EN 16931 für vollständige elektronische Rechnungen

Die Wahl des passenden Profils hängt von den Anforderungen des Rechnungsempfängers und den eingesetzten Systemen ab.

ZUGFeRD im Zusammenspiel mit Rechnungs- und Faktura-Software

Damit eine ZUGFeRD-Rechnung korrekt erstellt werden kann, müssen alle Rechnungsdaten strukturiert vorliegen. Dazu zählen:

  • Leistungen und Positionen

  • Preise und Steuersätze

  • Kunden- und Auftragsdaten

Diese Daten entstehen in der Regel im Zusammenspiel mit Rechnungs- und Faktura-Software, die den Abrechnungsprozess abbildet.

 

Weitere Informationen:

Relevante Funktionen für die ZUGFeRD-Rechnung

Mit teamspace erstellen und verarbeiten Sie ZUGFeRD-Rechnungen als Teil eines durchgängigen Abrechnungsprozesses. Die folgenden Funktionen unterstützen gezielt die Erstellung, Prüfung und Weiterverarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen gemäß den geltenden Anforderungen.

  • ZUGFeRD-Rechnungen erstellen

    Rechnungen werden direkt im ZUGFeRD-Format erstellt. Das gewünschte Rechnungsformat wird bei der Rechnungserstellung ausgewählt, die strukturierten XML-Daten werden automatisch erzeugt und in die PDF-Rechnung integriert.

  • Gesetzeskonforme E-Rechnungen nach EN 16931

    teamspace unterstützt die Erstellung gesetzeskonformer E-Rechnungen auf Basis der europäischen Norm EN 16931. So lassen sich ZUGFeRD-Rechnungen rechtssicher erstellen und weiterverarbeiten.

  • ZUGFeRD-Eingangsrechnungen lesen und prüfen

    Eingehende ZUGFeRD-Rechnungen können ausgelesen und geprüft werden. Strukturierte Rechnungsdaten stehen direkt für die Kontrolle und Weiterverarbeitung zur Verfügung.

  • Digitale Belegverwaltung & Archivierung

    ZUGFeRD-Rechnungen werden digital abgelegt und revisionssicher archiviert. Alle Rechnungsdaten bleiben nachvollziehbar und jederzeit verfügbar.

  • Übergabe an Buchhaltung und DATEV-Export

    Rechnungsdaten aus ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich strukturiert an nachgelagerte Prozesse wie Buchhaltung oder Steuerberatung übergeben, z. B. über DATEV-Exporte.

  • ZUGFeRD-Rechnungen für wiederkehrende Abrechnungen

    ZUGFeRD-Rechnungen können auch für wiederkehrende Abrechnungen genutzt werden. Einmal definierte Rechnungsdaten lassen sich effizient weiterverwenden.

Weitere Funktionen der Rechnungssoftware wie Angebots- oder Projektabrechnung finden Sie auf der Übersichtsseite der Rechnungssoftware.

FAQ – Häufige Fragen zur ZUGFeRD-Rechnung

Ja. ZUGFeRD entspricht der europäischen Norm EN 16931 und ist rechtlich anerkannt.

Für die Anzeige der Rechnung reicht ein PDF-Viewer. Für die automatisierte Verarbeitung der XML-Daten ist entsprechende Software erforderlich.

In vielen Fällen verlangen öffentliche Auftraggeber eine XRechnung. ZUGFeRD wird überwiegend im B2B-Bereich eingesetzt.

Ja. ZUGFeRD eignet sich auch für regelmäßige Abrechnungen, sofern die zugrunde liegenden Rechnungsdaten strukturiert vorliegen.

» Mehr FAQs

Nächste Schritte

Erfahren Sie mehr über die E-Rechnung im Allgemeinen oder informieren Sie sich über alternative Formate für den B2B-Bereich.

 

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