Es ist inzwischen kein Geheimnis mehr, dass die Erfassung von Arbeitszeiten in der EU verpflichtend ist. Bereits 2019 urteilte der Europäische Gerichtshof entsprechend. 2022 wurde dieses Urteil durch das Bundesarbeitsgericht noch einmal untermauert. Wie Sie die Zeiten für Ihr Unternehmen genau erfassen, ist jedoch nach wie vor Ihnen überlassen, denn eine gesetzliche Grundlage fehlt bisher. Um trotzdem rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, müssen Sie sicherstellen, dass
- die gesamte Arbeitszeit der Mitarbeiter erfasst wird, inklusive der Pausen
- die Erfassung mit einem verlässlichen, objektiven und zugänglichen System erfolgt.
Beides sind rechtliche Vorgaben seitens des EuGH und des BAG. Es gibt eine große Menge an konformen Zeiterfassungsmethoden, unterschiedlich in ihrer Anwendungsweise und den Nutzungsbereichen. Mit dem richtigen Tool erfüllen Sie nicht nur die rechtlichen Vorgaben, sondern schaffen einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen. Doch welche Lösung ist für Sie optimal? Lernen Sie in diesem Blogbeitrag alles über die unterschiedlichen Arten!
Basis-Methoden
Klassische Methoden zur Arbeitszeiterfassung werden schon lange genutzt und kommen ohne Internet zurecht. Sie sind einfach in der Anwendung, können universell eingesetzt werden, sind aber auch häufig schwierig auszuwerten und zu katalogisieren.
Excel-Tabellen
Den Anfang macht hier die Excel-Tabelle. In der Tabelle können Mitarbeiter Ihre Zeiten eintragen. Hier müssen Sie sich entscheiden, ob alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten in die gleiche Tabelle eintragen, oder ob jeder Mitarbeiter eine eigene Tabelle hat. Unabhängig von der Menge an Tabellen muss die Personalabteilung die Zeitdaten aus Excel herausschreiben, um sicherzugehen, dass den Vorschriften zur Arbeitszeit entsprochen wird. Excel-Tabellen werden oft jedoch unübersichtlich und schwierig zu erfassen. Zudem erfüllen Excel-Tabellen nicht alle Vorgaben des EuGH, denn Eintragungen lassen sich einfach löschen oder manipulieren und sind dadurch nicht verlässlich und objektiv.
Stundenzettel
Das Führen von Stundenzetteln zur Zeiterfassung ist eine bereits lange genutzte Methode. Mitarbeiter tragen ihre Zeiten entweder handschriftlich oder digital auf einem Stundenzettel ein. Um die Zeiten genau eintragen zu können, müssen Mitarbeiter dabei stets auf die genaue Uhrzeit achten. Relevant ist ebenfalls, dass der Stundenzettel mit dem Namen des Mitarbeiters, dem korrekten Datum und gegebenenfalls mit der Personalnummer versehen ist. Auch ist bei der Erfassung wichtig, dass die Arbeitszeit innerhalb von 7 Tagen nach der Verrichtung der Arbeit erfasst wird. Bei größeren Betrieben könnte diese Art der Zeiterfassung unübersichtlich werden, doch für kleinere Unternehmen können Stundenzettel eine einfache Art der Zeiterfassung sein. Dennoch müssen Unternehmen auch beim klassischen Stundenzettel genau prüfen, ob die rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Noch finden zwar keine offiziellen Kontrollen statt, aber im Streitfall hat man sonst das Nachsehen.
Stechuhren
Auch Stechuhren werden schon lange genutzt, um Zeiten von Mitarbeitern zu erfassen. Früher hatten Mitarbeiter Pappkarten, die in der Stechuhr mit Zeiten versehen und an den richtigen Stellen tatsächlich durchstochen wurden. Heutzutage sieht man fast nur noch eine elektronische Stechuhr, welche Mitarbeiter mit einer Karte oder einem RFID-Chip erkennt. Mit dieser Art der Zeiterfassung ist Transparenz und Gerechtigkeit gegeben, da die Zeit minutengenau erfasst werden kann. Wenn Sie ein digitales System nutzen, können Sie die Stechuhr auch an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen, unter anderem die Platzierung, wie Mitarbeiter erkannt werden oder wie viele Systeme Sie in Ihrer Firma anbringen. Mit Hilfe der präzisen Zeiterfassung ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Zeiterfassung einfach erfüllbar. Mit der Zeit wurden Stechuhren weiterentwickelt, woraus stationäre Terminals entstanden sind. Grundlegend haben jedoch Stechuhren und stationäre Terminals eine ähnliche Funktionsweise.
Fortgeschrittene Methoden
Mit den genannten Basismethoden können Sie schnell und einfach eine Zeiterfassung etablieren. Zwar erfüllen Sie damit die rechtlichen Anforderungen, schaffen aber keinen Mehrwert für Ihr Unternehmen. Besser geht es mit den folgenden Methoden.
Zur Anwesenheitszeiterfassung
Sie möchten Ihren Mitarbeitern ein flexibleres Tracking-System bieten? Oder Sie wollen Terminals nutzen, um damit zugleich Zeiten und den Zutritt zu Räumen zu kontrollieren? In diesem Fall helfen Ihnen die folgenden beiden Methoden, die sich auch ideal kombinieren lassen.
Online Check-in/Check-out
Eine Zeiterfassungssoftware mit Online Check-In und Check-out ist eine effiziente Variante, Arbeitszeiten genau zu erfassen, egal ob für KMUs oder große Unternehmen. Es gibt eine Bandbreite an unterschiedlichen Angeboten, sodass jedes Unternehmen eine an die eigenen Anforderungen angepasste Lösung finden kann. So können Sie mit Hilfe einer Zeiterfassungssoftware die Zeiten Ihrer Mitarbeiter automatisch eintragen lassen, präzise erfassen und flexible Lösungen zur Zeiterfassung anbieten. Denn viele Anbieter einer Zeiterfassungssoftware bieten auch gleichzeitig die Nutzung einer passenden App an. Somit können Ihre Mitarbeiter im Regelfall von unterwegs Ihre Zeiten eintragen und bearbeiten. Auch im Controlling kann eine Zeiterfassungssoftware nützlich sein, da alle Daten an einer Stelle gespeichert werden und eingesehen werden können.
Terminalsystem
Die moderne Weiterentwicklung von Stechuhren ist das Terminalsystem. Genau wie bei Stechuhren können sich Mitarbeiter hier beim Vorbeigehen ein- und auschecken. An Terminals kann man sich per Touchscreen oder auch per RFID-Chip anmelden. Hinter einem Terminal steckt in der Regel noch eine Software zur Verwaltung der eingetragenen Daten. Auch zur Aufsetzung des Terminals kann die dazugehörige Software genutzt werden. Abhängig vom Anbieter des Terminals müssen Sie nur Nutzung entweder beim Anbieter ein passendes Terminal erwerben oder aber Sie können beispielsweise ein handelsübliches Tablet nutzen. Auch können Sie das Terminal als Zutrittskontrollsystem nutzen. Bringen Sie dafür einfach das Terminal vor Ihrem Büroeingang an und sichern Sie somit Ihr Unternehmen zusätzlich mit einem Code oder eventuell sogar einem biometrischen System ab. Mitarbeiter, die sich per Zahlencode, Kartenscan oder Fingerabdruckleser Zugriff zum Büro verschaffen, werden automatisch in das Zeitsystem eingecheckt und beim Verlassen des Büros ausgecheckt.
Zur Projektzeiterfassung
Sie möchten nicht nur wissen, von wann bis wann Sie gearbeitet haben, sondern auch woran? Dann ist die Projektzeiterfassung für Sie ideal. Dabei dokumentieren Sie nicht nur Beginn und Ende der Arbeit, sondern auch die jeweiligen Tätigkeiten, mit denen Sie in dieser Zeit beschäftigt waren. Auch wenn es sich dabei streng genommen nicht immer um Projekte handeln muss, hat sich dennoch der Begriff “Projektzeiterfassung” hierfür eingebürgert.
Die beiden folgenden Methoden helfen dabei vor allem Selbstständigen oder kleinen Teams bei der Arbeit. Größeren Unternehmen empfehlen wir den nächsten Abschnitt zu “All-in-One-Lösungen”.
Zeitwürfel
App-Tracker
Auch können Sie App-Tracker auf Ihren Geräten nutzen. Mit Hilfe der Tracker können Sie die Zeit aufzeichnen, die Ihre Mitarbeiter in unterschiedlichen Programmen arbeiten. Der Tracker läuft dabei im Hintergrund und dokumentiert, wie viel Zeit Sie in einer bestimmten Anwendung verbringen. So wissen Sie am Ende des Tages genau, wie lange Sie im Kundenmeeting waren oder wie viel Zeit Sie für das Pitch Deck gebraucht haben und können diese Informationen zu Controlling- oder Abrechnungszwecken nutzen.
All-in-One Lösung: ERP-System
Wenn Sie alle Vorteile der unterschiedlichen Methoden kombinieren möchten, Arbeitszeiterfassung und Projekterfassung gleichzeitig durchführen und alle Daten direkt organisiert ablegen möchten, bietet sich eine allumfassende ERP-Software an. Der Vorteil eines Enterprise Resource Planning System ist, dass Sie die Möglichkeit haben alle Funktionen, die Sie zur Organisation Ihres Unternehmens benötigen, an einem Ort vereinen zu können. Kundeninformationen, Auftragsrechnungen und mehr wichtige Informationen können dank eingebauter Zeiterfassung direkt mit Arbeits- und Projektzeiten kombiniert werden. Auch die Erfassung von Urlauben, Krankheiten und weiteren Abwesenheiten ist in den heutigen ERPs inzwischen Standard. Viele ERP-Systeme, wie beispielsweise teamspace, geben dank der optimalen Zusammenarbeit der einzelnen Funktionen, wie Mitarbeiter- und Kundendaten, Arbeitszeiten und Vertragsdaten die Möglichkeit, Arbeitszeit und Organisationsaufwand einzusparen und immer rechtskonform zu handeln.
