Steuerung beginnt nicht bei der Auswertung, sondern bei der Aufgabenplanung. In Dienstleistungsunternehmen ist es entscheidend, dass Aufgaben und Zuständigkeiten klar strukturiert sind. Nur wenn Transparenz über anstehende Tätigkeiten besteht, lassen sich Ressourcen sinnvoll einsetzen und Prioritäten realistisch setzen.
Der Aufgabenmanager in teamspace bildet dafür die zentrale Steuerungseinheit im Arbeitsalltag. Hier laufen unterschiedliche operative Elemente zusammen – etwa offene Punkte, Wiedervorlagen und projektbezogene Aufgaben. Jeder Mitarbeiter erhält eine strukturierte Übersicht über seine anstehenden Tätigkeiten, während die Teamleitung Status, Verteilung und Fortschritt im gesamten Team nachvollziehen kann. So entsteht Transparenz auf individueller Ebene ebenso wie in der übergeordneten Teamsteuerung.
Ergänzend dazu greift die Ressourcenplanung. Über Serienressourcen können wiederkehrende Einsätze strukturiert geplant und direkt einem Projekt zugeordnet werden – inklusive konkreter Zeitangabe. Ein typisches Beispiel: Ein Mitarbeiter übernimmt dauerhaft eine wöchentlich wiederkehrende Tätigkeit, etwa die Betreuung eines festen Kunden oder eine regelmäßige interne Aufgabe. Diese Ressource wird einmal definiert und automatisch im entsprechenden Intervall eingeplant. Die geplanten Zeiträume werden in der Ressourcenplanung berücksichtigt und im Kalender sichtbar gemacht. Dadurch wird Auslastung nicht nur theoretisch geplant, sondern realistisch abgebildet. Gleichzeitig stehen die eingeplanten Ressourcen dem Mitarbeiter unmittelbar in der Zeiterfassung zur Verfügung, sodass Planung und tatsächliche Leistung systemseitig miteinander verknüpft sind.
