Das SEPA Lastschriftmandat ist eine gängige Praxis, um ausstehende Rechnungen zu bezahlen. Indem Kunden Ihnen ein Lastschriftmandat erteilen, erlauben Sie Ihrer Bank, die Rechnungssumme direkt vom Bankkonto einzuziehen. Das Mandat kann entweder in Papierform oder elektronisch ausgestellt werden.
Das System hilft Ihnen ab sofort dabei. Verwalten Sie aus der Software heraus Ihre Mandate und exportieren Sie Lastschriften an Ihre Bank. So sparen Sie viel Zeit und Arbeit, denn Sie müssen Lastschriftmandate nicht parallel bei Ihrer Bank anlegen und pflegen.
Lastschriftmandate anlegen
Um die Funktion in Ihrem System nutzen zu können, müssen Sie zunächst in Ihren Benutzergruppen die Berechtigungen für Lastschriftmandate freischalten. Die entsprechende Benutzergruppe hierfür finden Sie wie üblich in der Konfiguration. Damit das Mandat für das richtige Konto ausgestellt werden kann, müssen Sie in den CRM-Stammdaten Ihres eigenen Unternehmens die Gläubiger-ID eintragen. Wenn Sie noch keine Gläubiger-ID besitzen, müssen Sie diese zunächst bei Ihrer Bank beantragen.
Sobald Sie die entsprechenden Einstellungen vorgenommen haben, können Sie nun das Lastschriftmandat für Ihren Kunden anlegen. Mandate können Sie entweder aus der Konfiguration oder aus dem Auftrag direkt erstellen und dabei alle wichtigen Informationen hinterlegen.
Vergessen Sie nicht, das betreffende Bankkonto und den Zahlungsempfänger auszuwählen. Falls eines der beiden Elemente noch nicht in Ihrem System existiert, können Sie diese aus der Maske heraus direkt anlegen.
Wie bereits erwähnt, können Sie Lastschriftmandate direkt in der konkreten Rechnung beziehungsweise schon im Auftrag hinterlegen. Wenn Sie also einmal ein Lastschriftmandat angelegt haben, können Sie dieses als Zahlungsmethode bei Belegen des Kunden hinzufügen.
Lastschriften für die Bank exportieren
Sobald in der Software fällige Rechnungen vorliegen, für welche Sie als Zahlungsmethode SEPA-Lastschrift festgelegt haben, werden Sie mit einem Button benachrichtigt, welcher den Lastschriftlauf in der Liste des Rechnungsmanagements aufzeigt.
Mit einem Klick darauf können Sie den Zeitraum auswählen, in welchem Sie Ihre Rechnungen an Ihre Bank exportieren möchten. Das Ergebnis, welches exportiert wird, ist eine XML-Datei Ihrer Rechnung in einem standardisierten Format, welches man nun bei der entsprechenden Bank hochladen kann. Nachdem Ihre Bank den Export erhalten hat, führt diese das entsprechende Mandat aus und zieht die angegebenen Beträge ein.
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