Immer up-to-date bei E-Rechnungen
Der E-Rechnungsstandard befindet sich bereits seit vielen Jahren in der Entwicklung und wird seit 2020 in Form der XRechnung aktiv eingesetzt. Mit der Ausweitung der E-Rechnungspflicht auf den B2B-Bereich seit Anfang dieses Jahres arbeiten nun deutlich mehr Unternehmen mit den neuen elektronischen Rechnungsformaten. Dadurch entstehen neue Fragestellungen und Herausforderungen im Alltag.
Wir begleiten zahlreiche Unternehmen auf diesem Weg und halten unsere Software stets auf dem neuesten Stand, um unseren Kunden den Umgang mit E-Rechnungen so einfach wie möglich zu machen.
Einbetten und Anhängen von Tätigkeitsnachweisen und Co
Gerade im Dienstleistungssektor ist es üblich, Tätigkeitsnachweise oder ähnliche Belege den Rechnungen beizufügen. Zu Beginn war das direkte Einfügen solcher Nachweise in elektronische Rechnungen problematisch, da insbesondere der verbreitete ZUGFeRD-Standard nur PDF/A-konforme Dokumente erlaubt, die nachträgliche Ergänzungen ausschließen.
Um unseren Kunden dennoch maximale Flexibilität zu bieten, haben wir teamspace entsprechend erweitert: Tätigkeitsnachweise, Kostenaufstellungen und weitere Unterlagen lassen sich nicht nur als separate Dateien anhängen, sondern auch direkt in die ZUGFeRD- bzw. XRechnungs-Datei integrieren.
Im System steht Ihnen dazu im Beleg die Option „Zusammenführen (Validierung)“ zur Verfügung. Im Gegensatz zur Funktion „Zusammenführen (Versand)“ erfolgt das „Verschmelzen“ hier bereits bei der Validierung der Rechnung. So erfüllen Sie auch Anforderungen von Kunden, die nur eine einzige Datei als Eingangsrechnung akzeptieren.
Darüber hinaus können Sie natürlich auch weitere Referenzbelege bzw. rechnungsbegründende Unterlagen in Ihre E-Rechnungen einfügen. Diese lassen sich im PDF entweder voran- oder nachstellen und werden zudem als Anhänge sowohl im ZUGFeRD- als auch im XRechnungsformat eingebettet.
Verbesserte Verarbeitung eingehender E-Rechnungen
Auch die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen haben wir weiter optimiert. Beigefügte Unterlagen werden automatisch im Dateireiter der Eingangsrechnung abgelegt.
Sie werden dort als Referenzbelege angezeigt und stehen somit direkt bei der Rechnungsprüfung zur Verfügung. Dies erleichtert nicht nur die Prüfung, sondern sorgt auch für eine vollständige und gut dokumentierte Ablage aller relevanten Belege.
Unterstützung von Global Identifiern
Global Identifier bieten eine standardisierte Möglichkeit, Organisationen und andere Entitäten weltweit eindeutig zu identifizieren. Sie basieren auf dem ISO/IEC-Standard 17 6523 und können auch in E-Rechnungen verwendet werden.
Ein Global Identifier besteht aus einer eindeutigen Nummer zur Identifikation der Organisation sowie einem Code, der das jeweilige Identifikationsschema bezeichnet. Beispiel: Die ID 992-90009-96 kennzeichnet die Deutsche Bahn innerhalb des Schemas „Leitweg ID“ mit dem Schema-Code 0204.
Neben der Leitweg-ID gibt es eine Reihe weiterer Schemata, die Organisationen oder Artikel für einen bestimmten Anwendungszweck identifizieren, z. B. IOTA, BPI oder das Amazon Unique Identification Scheme (ASIN). Diese Identifikatoren können in teamspace sowohl bei Artikeln als auch bei Organisationen hinterlegt und automatisch auf E-Rechnungen übertragen werden.
Weitere Verbesserungen und Ausblick
Neben den genannten Erweiterungen haben wir zahlreiche weitere Optimierungen und Fehlerbehebungen vorgenommen, um die Annahmequote von E-Rechnungen weiter zu steigern und die Bedienung für unsere Kunden so komfortabel wie möglich zu gestalten. Gerade in Kombination mit unserer DATEV-Schnittstelle bieten Ihnen E-Rechnung maximalen Komfort bei minimalem Aufwand. Selbstverständlich bleiben wir auch künftig am Puls der Zeit, damit Sie jederzeit bestens für alle Anforderungen rund um E-Rechnungen gerüstet sind.
Bei Fragen oder individuellen Anforderungen steht Ihnen unser Beratungsteam jederzeit gerne zur Verfügung.
