Vorteile der E-Rechnung
Seit einigen Jahren setzen viele Unternehmen vermehrt auf E-Rechnungen. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Rechnungen folgen einem einheitlichen Standard.
- Rechnungsprozesse werden beschleunigt.
- Fehler lassen sich einfacher vermeiden.
- Manueller Aufwand wird reduziert.
Die beiden Formate: ZUGFeRD und XRechnung
Die beiden in Deutschland gängigen Formate für E-Rechnungen sind ZUGFeRD und XRechnung. Beide basieren auf der EU-Richtlinie 2014/55 und der DIN-Norm EN 16931.
ZUGFeRD
Der Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (kurz ZUGFeRD) ist ein elektronisches Rechnungsformat, das vom namensgebenden Forum für die Bedürfnisse der Wirtschaft entwickelt wurde.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format, da es sowohl aus einem für Menschen lesbaren PDF als auch einem maschinenlesbaren XML besteht. Die XML-Datei wird dabei in das PDF eingebettet und mitversendet.
XRechnung
Bei der XRechnung handelt es sich um ein auf XML basierendes Rechnungsformat. Es erfüllt die Anforderungen der deutschen Verwaltung. Im Gegensatz zu ZUGFeRD beinhaltet es keine PDF-Datei.
XRechnungen werden meist für öffentliche Auftraggeber genutzt und über eine zentrale Rechnungsplattform eingereicht. Die Plattform prüft eingehende Rechnung automatisch auf Fehler und meldet diese zurück.
Akzeptanz und Kompatiblität
Unterschiedliche Formate und Versionen stellen Unternehmen jedoch vor Herausforderungen, denn nicht jede E-Rechnung wird vom Kunden akzeptiert. Während das ZUGFeRD-Format häufig zwischen Unternehmen eingesetzt wird, erfolgt die Rechnungsabwicklung mit Behörden in der Regel per XRechnung. Hintergrund ist, dass öffentliche Auftraggeber ZUGFeRD-Rechnungen bis zu Version 2.1 nicht akzeptierten. Mittlerweile hat ZUGFeRD jedoch die spezifischen Anforderungen von XRechnung in einem eigenen Profil integriert (Version 2.1.1 oder höher).
Mit teamspace für jeden Kundenwunsch gewappnet
Egal ob Ihre Kunden XRechnungen, das ZUGFeRD-Format oder herkömmliche Rechnungen bevorzugen, mit teamspace sind Sie für alle Fälle gewappnet. Dazu bietet Ihnen das System drei verschiedene Ebenen der Einstellungen:
- Systemweit: ZUGFeRD, XRechnung oder herkömmlich – hier legen Sie den „Standard“ für Ihr Unternehmen fest. Gibt es für Beleg oder Kunde keine abweichende Einstellung, greift automatisch die Auswahl, die Sie systemweit treffen.
- Pro Kunde: Sie arbeiten mit ZUGFeRD, ein spezieller Kunde verlangt jedoch grundsätzlich XRechnungen? Kein Problem. Hinterlegen Sie dies einfach in den Stammdaten des Kunden.
- Pro Beleg: Auch für individuelle Belege haben Sie die Möglichkeit, das Format gegenüber der systemweiten Einstellung bzw. der Standardeinstellung des Kunden zu verändern.
Durch die unterschiedlichen Einstellungsebenen genießen Sie maximale Freiheit bei der Wahl Ihrer Rechnungsformate.
Rechnungsanhänge smart kombinieren
Viele Dienstleistungsunternehmen versenden Rechnungen standardmäßig mit einem Tätigkeitsnachweis, einer Kostenaufstellung oder dem aktuellen Auftragsstatus. Dafür lassen sich in teamspace automatische Anhänge definieren.
Sofern Sie keinen Standard für die E-Rechnung verwenden, können Sie diese Dokumente entweder der Mail anhängen oder sie mit der Rechnung in einer PDF-Datei zusammenfassen. Wenn Sie mit ZUGFeRD oder XRechnung fakturieren, werden die entsprechenden Dokumente auf Wunsch automatisch eingebettet.
E-Rechnung und Co mit teamspace testen
Unser Beratungsteam unterstützt Sie gerne bei Fragen zu E-Rechnungen und den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Wir helfen Ihnen bei der Einrichtung des Systems nach Ihren Wünschen. Wenn Sie teamspace vorab testen möchten, erhalten Sie hier Zugang zu Ihrem kostenlosen Testaccount.