Die Grundlage der Abrechnung
Die Rechnungserstellung ist für alle Betriebe ein wichtiger Teil des Büroalltags. Ganz egal, ob es sich um familiäre Handwerksbetriebe, kleine Agenturen, große Konzerne oder um den Blumenladen nebenan handelt. Alle müssen Rechnungen stellen, verwalten, bearbeiten und speichern können. Wie Sie mit Rechnungen in Ihrem Unternehmen umgehen, ist Ihnen überlassen. Wie immer gibt es unterschiedliche Arten der Umsetzung. Grundlegend lässt sich dabei unterscheiden zwischen der
- automatisierten Rechnungserstellung
- und der händischen Rechnungserstellung.
In beiden Fällen ist eine fertige Rechnung das Endresultat. Die Wege dorthin sind allerdings sehr verschieden. Genau diese Unterschiede zwischen beiden Varianten beleuchten wir im Blogbeitrag.
Die händische Rechnungserstellung
Zunächst einmal thematisieren wir die händische Rechnungserstellung. Die klassische Variante der Rechnungserstellung war und ist weit verbreitet. Im Prinzip nutzt man klassische Office-Tools wie Word oder Excel, um Rechnungen zu schreiben. Da die entsprechenden Programme nicht speziell auf die Rechnungsstellung ausgelegt sind, bieten sie auch nur grundlegende Funktionalitäten. D. h. Rechnungen müssen entweder komplett neu und im wahrsten Sinne des Wortes “geschrieben” werden oder sie werden aus einer vorhandenen Vorlage kopiert und angepasst. Dies bringt eine Reihe von Nachteilen und Risiken mit sich.
Als erstes entsteht eine erhöhte Fehleranfälligkeit bei der händischen Erfassung. Zu einer Rechnung gehören eine Vielzahl von unterschiedlichen Daten wie Kundennummern, Rechnungsnummern, Rechnungspositionen, das Datum und noch weitere individuelle Daten. Bei der händischen Eingabe dieser Daten können sich Fehler schnell einschleichen. Zum einen dadurch, dass die Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammengesucht werden müssen. Zum anderen unterlaufen Menschen auch bei der Übertragung Fehler. Selbst kleine Tippfehler können beim Kunden oder dem Finanzamt zu Problemen führen.
Das Sammeln von Daten aus unterschiedlichen Quellen ist nicht nur fehleranfällig, sondern beansprucht auch eine erhebliche Menge an Arbeitszeit. Neben der eigentlichen Rechnungserstellung sind auch Speicherung und Organisation von Rechnungen ab einer gewissen Auftragsmenge problematisch.
Zusammengefasst sind mit der händischen Rechnungserstellung häufig Excel-Chaos und Zahlendreher vorprogrammiert. Zum Glück gibt es eine Alternative, die deutlich weniger fehleranfällig und zugleich um einiges komfortabler ist.
Die automatisierte Rechnungserstellung
Die automatische Rechnungserstellung erfolgt mit geeigneter Software und spart viel Zeit und Arbeit. Damit Sie diese in Ihrem Unternehmen nutzen können, müssen lediglich einige grundlegende Informationen hinterlegt sein.
Über das CRM-System können Sie die Daten Ihrer Kunden ablegen. Dabei geht es nicht nur um Stammdaten wie Adresse und Telefonnummer. Auch eigene Preislisten oder spezifische Zahlungsbedingungen speichern Sie direkt bei Ihren Kunden. Diese Informationen werden bei der Rechnungsstellung automatisch genutzt, sodass Sie nicht händisch darauf achten müssen.
Die Vernetzung umfasst darüber hinaus auch das Projektmanagement und die Zeiterfassung. Gerade Dienstleistungsunternehmen profitieren davon, denn sie verkaufen in der Regel die Leistung ihrer Mitarbeiter. Den entsprechenden Aufwand erfassen Ihre Mitarbeiter online. Gemäß passender Abrechnungsregeln werden Leistungen automatisch auf die nächste Rechnung überführt und auf Wunsch durch einen Tätigkeitsnachweis ergänzt.
Haben Sie alle Rahmenbedingungen Ihres Auftrags definiert, kann die Software Rechnungen automatisch für Sie erstellen. Grundlage dessen kann sowohl ein Zahlungsplan sein als auch eine projektgetriebene Abrechnung, bei der nach jeweils aktuellem Fortschritt abgerechnet wird.
Die Automatisierung der Rechnungserstellung bringt viele Vorteile für Ihr Unternehmen mit sich:
- Reduzierte Fehlerquote im Vergleich zur händischen Rechnungserstellung
- Einsparung von Arbeitszeit
- Schnellerer Rechnungseingang beim Kunden
- Schnellere Zahlungseingänge
- Automatisierung von wiederkehrenden Rechnungen
Automatische Weiterleitung von relevanten Daten an Steuerberater z. B. via DATEV-Schnittstelle
So funktioniert der Vorgang einer automatisierten Rechnung
Wie funktioniert die automatische Rechnungserstellung? Alles beginnt mit dem Auftrag, der ist das Kernelement aller Abrechnungsvorgänge in teamspace. Nachdem Sie im Auftrag die grundlegenden Informationen zum Kunden festgelegt haben, können Sie das Projekt anlegen. Darin werden automatisch Arbeitspakete und Teilprojekte entsprechend den Auftragsleistungen angelegt. Auf die einzelnen Arbeitspakete buchen Mitarbeiter ihre Zeiten, die wiederum automatisch auf die nächste Rechnung überführt werden. Diese können natürlich noch bearbeitet werden. Im Anschluss wird die Rechnung automatisch an den entsprechenden Kunden verschickt, die Kontaktdaten stammen aus dem zuvor im CRM angelegten Kundenkontakt.
Neben den bereits erwähnten Vorteilen können smarte Funktionen noch mehr Fehler vermeiden, die auf den ersten Blick vielleicht nicht direkt auffallen. So können Sie beispielsweise Ihre Mitarbeiter an noch nicht erfasste Zeiten erinnern oder regelbasierte Prüfungen hinterlegen. Auf Wunsch können Sie sogar Ihren kompletten Rechnungslauf automatisieren. Dann verschickt das System auf Grundlage Ihrer Einstellungen in wiederkehrenden Intervallen automatisch alle Rechnungen für Sie. So einfach kann Buchhaltung sein!
Vertrieb
& CRM
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Auftrag
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Buchhaltung
& Mahnwesen
Fazit
Die Rechnungserstellung ist eine zentrale Aufgabe in jedem Unternehmen – egal ob groß oder klein. Während die händische Erstellung nach wie vor gängig ist, zeigt sich, dass sie oft fehleranfällig, zeitintensiv und schwer skalierbar ist. Die automatisierte Rechnungserstellung mit einer Business-Software wie teamspace bietet hier eine moderne und effiziente Alternative. Durch die strukturierte Integration von Projektdaten, Zeitaufzeichnungen und Kundendaten lassen sich Rechnungen schnell, korrekt und nachvollziehbar erstellen – mit minimalem manuellem Aufwand. Unternehmen, die auf Automatisierung setzen, profitieren nicht nur von Zeitersparnis und einem besseren Überblick über ihre Finanzen, sondern auch von reibungsloseren Prozessen und einer deutlich geringeren Fehlerquote. Wer also seine Büroarbeit zukunftssicher aufstellen möchte, kommt an der digitalen Lösung kaum vorbei.
