Junge Unternehmen, die noch ganz am Anfang ihrer Entwicklung stehen, sind mit vielen Fragen konfrontiert: Eine davon ist, wie sie ihre Prozesse am besten abwickeln sollten. Gerade in der Frühphase der eigenen Entwicklung stehen zurecht der Markt und die eigene Value Proposition im Vordergrund. Doch sobald das Geschäft beginnt zu skalieren, müssen auch die internen Strukturen mitwachsen.
Kleine Start-up-Teams bestehen oft aus innovativen Köpfen mit vielen Ideen und vielen Wünschen, wie weit sich das neue Unternehmen entwickeln soll und durchaus auch Ängste über die Zukunft des eigenen Traumes. Gerade in Europa, wo Risikokapital nicht so breit und einfach verfügbar ist wie beispielsweise in den USA, investieren Unternehmensgründer nicht selten einen großen Teil ihres Ersparten in eine neue Firma, weshalb die Budgetierung für Start-ups einen großen Stellenwert einnimmt und jeder eingesetzte Cent wohlüberlegt sein muss.
Im Folgenden stellen wir einige zentrale Vor- und Nachteile vor, die eine ERP-Software für Start-ups mit sich bringen kann.
| Pro | Contra |
|---|---|
| Prozesse verlaufen nahtlos und strukturiert | Die Kosten sind zu hoch |
| Das Geschäftsmodell ist einfacher skalierbar | Wir verlieren unseren Start-up-Spirit |
| Verteilte Zusammenarbeit gelingt besser | Wir machen uns vom Anbieter abhängig |
| Einfacheres Onboarding für neue Mitarbeiter | Exkurs: Datenschutz |
| Starke Analysemöglichkeiten zum eigenen Geschäftserfolg |
Pro
Prozesse verlaufen nahtlos und strukturiert
Ein großer Vorteil einer ERP-Lösung sind bewährte Prozesse, auf die Start-up-Teams zurückgreifen können. Sie müssen das Rad nicht neu erfinden, sondern greifen auf Abläufe zurück, die in hunderten bis tausenden anderen Unternehmen bereits erfolgreich erprobt wurden. Einige wesentliche Funktionen stellen wir hier vor.
Als neues Unternehmen ist es besonders relevant, die Kontakte von Kunden und Interessenten organisiert abzulegen und jederzeit auf sie zugreifen zu können. Ihre Kunden sind der Schlüssel zum Erfolg und wollen entsprechend behandelt werden. Eine passende CRM-Lösung sorgt dafür, dass all Ihre Kontakte strukturiert hinterlegt und organisiert werden, um sie beispielsweise in Rechnungen einzufügen.
Ohne ein ERP-System können Sie alternativ Excel-Tabellen oder ein Tool zur Kontakterfassung nutzen. In beiden Fällen handelt es sich jedoch um Insellösungen, die viel manuellen Aufwand mit sich bringen, aber keine weiteren Vorteile wie beispielsweise Vertriebsprozesse oder eine automatische Rechnungsstellung.
Start-ups bestehen in der Regel aus wenigen Mitarbeitern und können ihre Zeiten häufig per Hand oder mit einem alleinstehenden Tool erfassen. Doch wenn das Unternehmen wächst, kann die aktuelle Zeiterfassungsmethode mit wachsen? Die Antwort lautet wahrscheinlich nein.
Wenn Sie dagegen ein System mit integrierter Zeiterfassung nutzen, müssen Sie sich darum keine Gedanken machen, denn Software-Lösungen wie teamspace sind dafür ausgelegt, mit Unternehmen zu wachsen und den Werdegang eines Unternehmens zu unterstützen.
Vergessen Sie auch nicht, dass in der EU bestimmte Vorschriften zur Zeiterfassung gelten. Die Einhaltung dieser Vorschriften sollten Sie bei der Wahl Ihres Tools zur Zeiterfassung beachten. So muss die Erfassung laut EuGH mit einem verlässlichen, objektiven und zugänglichen System erfolgen. Excel- oder Papierlisten erfüllen diese Anforderungen nicht.
Ebenfalls nützlich an einem ERP-System kann die Möglichkeit sein, von Mitarbeitern erfasste und verrechenbare Arbeitszeiten direkt bei Ihren Kunden abzurechnen.
Die Rechnungsstellung kann ein kompliziertes Thema sein und ist eine häufige Fehlerquelle für Start-up-Gründer. Die gesetzlichen Regelungen schreiben viele Pflichtangaben vor. Noch herausfordernder wird es, wenn Rechnungen ins Ausland geschickt werden, unterschiedliche Steuergesetze berücksichtigt werden müssen oder Großkunden spezifische Anforderungen haben.
Seit Anfang 2025 gilt in Deutschland zudem die Pflicht zur E-Rechnung für den B2B-Geschäftsverkehr. Start-ups müssen daher sowohl in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen als auch zu versenden. Eine aus Word oder Excel heraus erzeugte PDF genügt seither nicht mehr. Zwar kann man sich mit teils kostenlosen Onlinetools behelfen, aber eine automatische Rechnungsstellung im korrekten Format und Layout, wie teamspace sie bietet, ist deutlich komfortabler.
All-in-One-Lösungen übernehmen dies für Sie und sparen somit Arbeitszeit und beugen Fehlerquellen vor. Auch die Positionen Ihrer Rechnungen kann ein ERP-System ausfüllen, indem die dazugehörigen Daten beispielsweise aus der Zeit- und Kostenerfassung Ihrer Mitarbeiter herausgefiltert werden.
Zu Beginn denken Sie vielleicht nicht, dass Sie ein Tool benötigen, um Ihre Projekte und Aufträge zu managen, doch die Anzahl an Projekten in Ihrem neuen Start-up wird schnell steigen, egal ob es sich dabei um interne oder Kundenprojekte handelt. Den Überblick auch bei höherer Anzahl zu behalten ist essentiell, um Ihr Unternehmen effektiv und gewinnbringend zu führen.
Mit einer ERP-Software wie teamspace können Sie beispielsweise Projekte Ihren Kunden zuordnen, Projekte auf Ihre Mitarbeiter verteilen und erfasste Zeiten direkt auf Projekte buchen. Die Organisation von Projekten und Aufträgen kann schnell zu viel werden, vor allem wenn man zu Anfang noch keine fest definierte Struktur festgelegt hat. Ein bewährtes System kann an dieser Stelle viele Nerven und kostbare Zeit einsparen.
Das Geschäftsmodell ist einfacher skalierbar
Die Arbeitsweisen, die sich Start-ups zu Beginn ihrer Laufbahn aneignen, sind meist pragmatisch. Sie erfüllen ihren Zweck und eignen sich für das Geschäftsvolumen, das sie bewältigen sollen. Das ist naheliegend und legitim. Irgendwann kommt jedoch der Punkt, an dem die Nachfrage die internen Prozesse sprengt. Ab dann ist es sinnvoll, sich Gedanken über eine Softwarelösung zu machen, denn sie bietet einen entscheidenen Zukunftsvorteil: Sie ist skalierbar.
Egal, ob Sie mit zehn, hundert oder tausend Kunden gleichzeitig arbeiten, das System wächst mit ihrer Firma. Während sich der Aufwand bei händischen oder Insellösungen schnell potenziert, können Sie mit einer All-in-One ERP-Lösung auf erprobte Prozesse bauen, die für ein großes Input-Volumen genauso gut funktionieren wie für ein kleines. Das Gleiche gilt natürlich auch für Ihre Mitarbeiterzahl. Darauf gehen wir im nächsten Punkt genauer ein.
Verteilte Zusammenarbeit gelingt besser
ERP-Software wird üblicherweise in der Cloud gehostet. Dadurch ist sie prinzipiell von überall aus und jederzeit erreichbar. Das ist insbesondere dann von Vorteil, wenn Ihr Team zeitweise oder komplett verteilt arbeitet. Dazu muss es nicht einmal ein Standort im Ausland sein. Auch die Zusammenarbeit zwischen Büro und Home Office wird verbessert, wenn mehrere User problemlos auf dem gleichen System und mit den gleichen Daten arbeiten können. Die ERP-Software wird dadurch zu mehr als einem reinen Softwaretool. Sie ist zugleich eine wichtige Mitarbeiterplattform, über die Ihr Team nicht nur nebeneinander her, sondern wirklich zusammen arbeitet.
Einfacheres Onboarding für neue Mitarbeiter
Ein weiterer Vorteil einer All-in-One-Lösung ist, dass Sie alle Funktionen, die Sie für die Organisation Ihres Unternehmens benötigen, an einem Ort bündeln. Durch die Anzahl an Systemen, die Sie mit einem umfangreichen ERP-System einsparen können, reduzieren Sie den Organisationsaufwand Ihres Unternehmens. Davon profitiert auch der Onboarding-Prozess: Neue Mitarbeiter müssen sich mit weniger Tools arrangieren und finden klare Prozesse vor, an denen sie sich orientieren können. Mehr Informationen zu den Vorteilen einer All-in-One-Lösung können Sie hier nachlesen!
Starke Analysemöglichkeiten zum eigenen Geschäftserfolg
Die Datenhaltung an einem Ort zu zentralisieren, schafft eine hervorragende Ausgangsposition, um diese Daten wiederum systematisch analysieren zu können. Durch eine Vielzahl individualisierbarer Reports hilft Ihnen ERP-Software wie teamspace dabei, einen klaren Blick für Ihren unternehmerischen Erfolg zu behalten, auch wenn das Tagesgeschäft gerade turbulent ist. Die Analysen werden automatisch generiert, sodass sie lediglich bei Bedarf einen Blick darauf werden müssen. Echtzeit-Informationen sind gerade für agile Start-ups ein echter Vorteil, denn Trial-and-Error am Markt gehört in der Startphase einfach dazu. Dafür nicht jedes Mal einen Excel-Report bauen zu müssen, schafft Raum für andere Dinge.
Contra
Die Kosten sind zu hoch
Der wahrscheinlich erste und für kleine Unternehmen auch der größte Contra-Punkt sind die Kosten. Alle Unternehmen, vor allem neue Start-ups, müssen ihre Finanzen im Blick behalten. Die neue Anschaffung einer großen ERP-Software kann aufgrund ihrer Kosten abschreckend wirken. Dabei geht es nicht nur um die Lizenzen an sich, sondern auch um die Einrichtung.
Entscheidend bei der Betrachtung sind die Opportunitätskosten – also diejenigen Kosten, die entstehen, wenn Sie sich gegen eine ERP-Software entscheiden. Damit sind vor allem zusätzliche Arbeitskosten gemeint, die durch suboptimale Prozesse entstehen. Wenn Sie der Meinung sind, dass der Mehraufwand Ihrer bisherigen Arbeitsweise bis auf Weiteres geringer ist als die Anschaffungskosten einer ERP-Software, sollten Sie bei Ihren Prozessen bleiben. Wenn Sie das Gefühl haben, dass die Einsparungen durch eine Softwarelösung aktuell oder in absehbarer Zukunft größer sind, lohnt sich ein genauerer Blick.
Wir verlieren unseren Start-up-Spirit
Der größte Vorteil kleiner und junger Unternehmen ist ihr Spirit. Sie sind agil, kreativ und können schnell auf den Markt reagieren. Geht dieser Spirit durch eine dröge ERP-Software verloren? Wird man dadurch zu prozessgetrieben und verliert den nötigen Drive? Verkommt man zu einem Unternehmen, bei dem sich Mitarbeiter zur Mittagszeit mit “Mahlzeit” grüßen? Die Frage ist berechtigt, man möge uns die Überspitzung nachsehen 😉
Unserer Erfahrung nach kommen viele junge Unternehmen auf der Suche nach einer Software auf uns zu, weil sie den Wunsch nach mehr Ordnung verspüren. Sie sehen die ERP-Software nicht als ein Korsett, das sie einengt, sondern als ein nützliches Tool, um administrative Tätigkeiten auf ein Minimum zu reduzieren. Viele nehmen es daher eher als einen Schritt der Professionalisierung wahr. Dass Mitarbeiter morgens von einem ERP-Startscreen mit dem eigenen Branding begrüßt werden, zeigt, was man erreicht hat und schafft tatsächlich ein anderes Arbeitsgefühl – Ob es besser, schlechter oder einfach nur anders ist, muss jeder für sich entscheiden.
Wir machen uns vom Anbieter abhängig
Wenn Sie alle Funktionen, die Sie zum Arbeiten benötigen, in einer Software unterbringen, sind Sie bis zu einem gewissen Grad von dem Anbieter der Software abhängig. Falls dieser beispielsweise Änderungen einführt, die Preise erhöht oder eventuell sogar den Service ganz einstellt, kann es für ein Start-up Unternehmen schnell ungemütlich werden.
Ein weiterer Faktor sind Veränderungen an der eigenen Organisation. Es ist sinnvoll, eine ERP-Software zu wählen, die, bildlich gesprochen, eine Nummer zu groß ist. Dann wächst man in die Software hinein anstatt aus ihr heraus. In dem Fall profitieren Sie längerfristig davon und müssen nicht in absehbarer Zeit mit Ihren Daten wieder umziehen. Denn letzteres ist zeit- und kostenintensiv. Besser ist eine partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
Exkurs: Datenschutz
Vor allem beim Datenschutz ist ein hoher Grad an Gesetzestreue verlangt: Die DSGVO gibt vor, wie Sie mit den eigenen Daten Ihres Unternehmens und den erlangten Kundendaten umgehen sollen. Wie bei vielen gesetzlichen Angelegenheiten kann es kompliziert sein, alles zu verstehen und umzusetzen. Dabei kann es helfen, wenn Sie sich für eine ERP-Lösung mit Unternehmens- und Serversitz in Deutschland entscheiden, wie beispielsweise teamspace. In diesem Fall sollte der Anbieter sich bereits im Vorhinein um die Erfüllung der DSGVO gekümmert haben und Sie wissen, dass Ihre Daten sicher und rechtlich korrekt abgespeichert werden. Mehr zum Thema Datenschutz und wieso eine deutsche Software gegenüber einer amerikanischen Vorteile hat, lesen Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema Software aus den USA.
Wann sollten Start-ups eine All-in-One-Lösung nutzen?
Eine gut strukturierte ERP-Lösung kann auch für Start-ups sinnvoll sein. Doch ab welchem Punkt lohnt es sich wirklich? Wir empfehlen die Nutzung ab dem Moment einzuführen, in dem Ihre Datenmenge spürbar steigt und ohne ein Organisationstool Ihre Unternehmensprozesse zu komplex werden. Es ist durchaus sinnvoll, ein ERP-System möglichst früh einzuführen, um zum einen die Einführung des Tools einfacher zu gestalten und zum anderen, Ihr Unternehmen proaktiv vorzubereiten statt spät zu reagieren.
Fazit
Wenn Sie weiter über Ihr Start-up Unternehmen und Ihre Prozesse nachdenken, fallen Ihnen bestimmt weitere Vor- und Nachteile für die Nutzung eines ERP-Systems ein. Die Antwort auf die Frage, ob Sie eine All-in-One-Lösung nutzen sollten, ist grundsätzlich individuell zu beantworten. Doch unsere jahrelange Erfahrung als Anbieter einer solchen Software zeigt, dass, wenn richtig eingeführt, Systeme wie teamspace Ihr Unternehmen langfristig unterstützen können. Wenn Sie bei der Entscheidung für ein ERP-System Hilfe benötigen, kontaktieren Sie uns gerne hier!
