Tipps zum Onboarding

Die letzten Vorstellungsgespräche wurden vollbracht und der Arbeitsvertrag wurde unterschrieben. Sie haben vielleicht noch ein oder zwei Wochen, bis Ihr neuer Kollege den ersten Arbeitstag bei Ihnen verbringt und die gesamten Prozesse und Abläufe Ihres Unternehmens kennenlernen darf. Damit der Onboarding-Prozess so reibungslos wie möglich abläuft, gibt es einiges vorzubereiten. Nicht nur das Onboarding selbst, bereits im Vorhinein gibt es viele wichtige Schritte, die zum Erfolg führen.

Vor dem Onboarding

Zunächst ist es immer relevant, alle wichtigen Formalitäten vorzubereiten. Hierzu zählt es, alle Dokumente vorzubereiten, die von Ihrem neuen Kollegen unterschrieben werden müssen. Stellen Sie sicher, dass Papiere wie beispielsweise der Personalbogen bestenfalls im Vorhinein unterschrieben werden, falls nicht, so schnell wie möglich nach der Einstellung des neuen Kollegen. Bereiten Sie alle nötigen Geräte und Arbeitsmaterialien vor wie einen Laptop, Schlüssel für das Büro, Hardware für das Home-Office Set Up und was Kollegen sonst noch in Ihrem Unternehmen benötigen könnten. Richten Sie alle nötigen Konten und Anmeldedaten ein, damit ab Tag 1 alle relevanten Dienste und Softwares genutzt werden können. Es ist beispielsweise auch möglich, das Onboarding mit Hilfe einer Software zu unterstützen. Damit Ihr neues Teammitglied sich von Sekunde 1 an wohl in Ihrem Unternehmen fühlt, sollte der Arbeitsplatz am ersten Arbeitstag bereits voll eingerichtet sein. Eventuell verschönern Sie den neuen Arbeitsplatz noch mit etwas Schokolade oder einem kleinen Willkommensgeschenk.

Die Person, die den neuen Kollegen einarbeitet, sollte sich in den ersten Woche, vor allem jedoch am ersten Tag, Zeit nehmen das Onboarding korrekt durchzuführen und alle aufkommenden Fragen zu beantworten. Das Onboarding sollte nicht als zweitrangig angesehen werden und genug Aufmerksamkeit bekommen. Ebenfalls sollte sich Zeit dafür genommen werden, Ihren neuen Mitarbeiter die Räume des Unternehmens zu zeigen, damit dieser sich wohl fühlt und weiß wo alles liegt.

Vergessen Sie nicht den neuen Mitarbeiter den Rest des Unternehmens anzukündigen. Somit ist niemand überrascht, wenn ein neues Gesicht in der Firma auftaucht und alle können den neuen Mitarbeiter freundlich begrüßen.

Das Onboarding

Da Sie bereits im Vorhinein viel Aufwand in den neuen Mitarbeiter gesteckt haben, bietet es sich an, das Onboarding an sich einmalig zu dokumentieren, so dass es zukünftig nur noch ergänzt werden muss. Ansonsten kann das Onboarding, wenn es einmal fertiggestellt ist, dem neuen Mitarbeiter einfach ausgehändigt werden.

Welche Inhalte im Onboarding untergebracht werden, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Für beispielsweise ein IT-Unternehmen sollten Informationen über die Entwicklungsprozesse untergebracht sein, wenn Ihr Unternehmen besondere interne Abläufe hat, könnte dies der Inhalt des Onboardings sein. Das Onboarding ist ebenfalls eine gute Gelegenheit, um häufig auftauchende Fragen im Vorhinein zu beantworten. Auch ungeschriebene Regeln oder Abläufe können auf diese Art und Weise erläutert werden, wie beispielsweise, dass es üblich ist, morgens jeden im Büro zu begrüßen.

Die Dauer des Onboardings ist ebenso individuell, jedoch nicht zu unterschätzen. Bei einem gut organisierten Onboarding dauert die intensive Phase in der Regel einen Monat. In diesem ersten Monat werden zunächst die Grundlagen für den neuen Mitarbeiter gelegt, sodass dieser anfangen kann, selbstständig zu arbeiten. Bis neue Mitarbeiter die gesamten Abläufe Ihres Unternehmens kennen und sich dort einbringen können, kann es durchaus bis zu einem Jahr dauern. Überstürzen Sie also bei dem Onboarding Prozess nichts und lassen Sie Ihrem neuen Kollegen Zeit, alles über das Unternehmen zu lernen.

Digitalisierung des Onboardings

Es gibt mehrere Gründe, warum Sie Ihr Onboarding digitalisieren sollten. So ist es zum Beispiel, besonders in Branchen, in denen ein reger Mitarbeiterwechsel herrscht wie beispielsweise in Agenturen, vorteilhaft das Onboarding immer parat zu haben. Die Inhalte werden oft benötigt und sollten immer einfach zugänglich sein. Das gleiche trifft auf große Unternehmen zu, die alleine durch die Mitarbeiteranzahl eventuell einen hohen Mitarbeiterwechsel haben. In diesen Fällen kann es eine hohe Zeitersparnis sein, sowie den gesamten Vorgang einfacher gestalten, einen digitalisierten Onboarding Prozess parat zu haben.

Besonders für Unternehmen, welche komplizierte oder umfangreiche Softwares nutzen, bietet es sich an, Prozesse zu digitalisieren. Oft reicht in diesen Fällen eine einmalige, mündliche Erklärung nicht, um die entsprechende Software nachhaltig zu verstehen. Mit Hilfe eines digitalisierten Onboarding-Prozess entsteht ein Nachschlagewerk und im weiteren Verlauf des Einarbeitungsprozess können Ihre neuen Kollegen selbstständig Fragen beantworten. Des Weiteren kann man in dieser Form Screenshots oder kurze Videos einbringen, um die Prozesse und Abläufe bildlich und damit in der Regel auch verständlicher darzustellen.

Zur Umsetzung des digitalen Onboarding bietet sich beispielsweise eine Präsentation oder ein PDF an. Ebenfalls ist es möglich, Onboardings mit Hilfe einer Wiki Funktion einer Software durchzuführen, wie beispielsweise die von projectfacts/teamspace. Oft haben ERP Systeme die Möglichkeit, eine Wiki Funktion verfügbar zu machen. Für mehr Informationen über unsere Wiki Funktion, kontaktiere uns hier!

Nach dem ersten Monat

Nach der ersten, intensiven Phase des Onboardings bietet es sich an, Ihren neuen Kollegen nach Feedback zu fragen. In dem Feedbackgespräch erhalten Sie im Optimalfall eine ehrliche Einschätzung einer dritten Person zu Ihrem Onboarding-Prozess. Nutzen Sie die Gelegenheit um den Prozess zu verbessern, eventuell neue Fragen zu ergänzen und generell das Stimmungsbild der Mitarbeiter zum gesamten Onboarding-Prozess einzufangen. Gehen Sie sicher, dass Sie in regelmäßigen Abständen wiederholtes Feedback einholen um sicher zu gehen, dass keine Fragen offenbleiben.

Bei der technischen Umsetzung eines digitalisierten Wiki helfen wir Ihnen gerne! Kontaktieren Sie uns hier!

Jana Willert
02. Februar 2026

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